La dématérialisation de factures pas à pas
Un projet de dématérialisation des factures est mené par la direction financière ou comptable. Mais une part non négligeable des directions achats est également impliquée dans cette mise en place, notamment en collaborant à la rédaction du cahier des charges.
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@ BLOOMUA / FOTOLIA
La dématérialisation des factures professionnelles, c'est-à-dire celles échangées par une entreprise avec ses fournisseurs ou ses clients, représente un marché estimé à 400 millions d'euros en 2009, selon Markess International, en hausse de 21 % par rapport à 2008. Dans les entreprises, trois approches de la dématérialisation des factures entrantes peuvent être engagées conjointement:
- La dématérialisation des factures papier. Les factures entrantes sont numérisées grâce à des solutions de scanning ou de systèmes de lecture automatique des documents (LAD).
- La dématérialisation simple des factures. Elle consiste en l'échange de factures sous deux formes: des fichiers électroniques via des systèmes de télétransmission (solution EDI (échanges de données informatisées), XML, etc.) d'une part, et de simples fichiers électroniques au format PDF non signés électroniquement d'autre part.
- La dématérialisation fiscale des factures. Elle est la seule qui supprime totalement le papier et assure donc la réduction de coûts la plus intéressante. C'est l'ultime étape du processus de dématérialisation.
La conduite du projet
Les donneurs d'ordres doivent impliquer les fournisseurs en leur proposant des plans d'adhésion et de déploiement, avec des bénéfices attendus pour les deux parties: amélioration de la productivité administrative ou simplification des échanges. Dernier intervenant dans un projet: la direction des systèmes d'information (DSI) qui prend en charge le déploiement de la solution de dématérialisation. Pour rédiger le cahier des charges d'un projet de dématérialisation des factures, il est nécessaire de faire apparaître dans l'état des lieux un certain nombre d'éléments dont, bien entendu, la quantité de factures reçues en global et par fournisseur. Mais doivent être également mentionnés le nombre de fournisseurs et leurs familles de produits et/ou services, le circuit de validation des factures (visas, bon à payer, rapprochement éventuel avec des engagements de commande), le classement et la gestion de l'archivage physique des factures papier, ou encore l'architecture et l'outil comptable (ERP, logiciel, etc.). Le donneur d'ordres doit, par ailleurs, préciser l'existence ou non d'un workflow (intégré dans un ERP ou indépendant des applications), l'organisation entre la comptabilité et les services utilisateurs (multisite, relances, gestion des litiges, etc.) ainsi que le mode de gestion des commandes et des notes de frais.
D'autres points-clés doivent figurer dans le cahier des charges, comme la description fonctionnelle de la solution logicielle recherchée ou encore la formalisation des nouveaux processus internes de traitements des factures fournisseurs (selon le mode de réception) ou de production des factures clients (selon le mode d'envoi). Un plan d'accompagnement pour adapter l'organisation et former les différents utilisateurs aux logiciels doit également être prévu. Enfin, le cahier des charges doit préciser les modalités de remise ou de réception des factures (envoi, mise à disposition, notification, etc.).
