LLD: Mettre en concurrence ses loueurs

Avant d'engager toute négociation, l'entreprise doit mener un vrai travail de réflexion pour défnir ses besoins, lance en préambule Laurent Hauducoeur, associé de Cogecar, cabinet de conseil en gestion de parc automobile. Quels sont les constructeurs et les modèles à privilégier pour limiter la taxation sur les émissions de C 0 2 et la consommation de carburant? Faut-il travailler avec un loueur multimarques - filiale d'un établissement financier - ou au contraire privilégier les acteurs monomarques liés aux constructeurs automobiles? Les premiers permettent à l'acheteur de saisir les opportunités de marché. Les seconds pourront soutenir, au travers des sociétés financières «captives» des constructeurs, la commercialisation des modèles en fin de cycle ou sur lesquels ils ont des stocks importants à écouler.

Une réflexion doit également être engagée sur le périmètre à confier au loueur. Faut-il lui faire confiance pour la totalité des prestations ou au contraire le cantonner au financement et à la maintenance? « La segmentation des prestations se révèle très avantageuse financièrement, mais en termes d'organisation, c'est une autre histoire... », prévient Laurent Hauducoeur (Cogecar). La réponse à toutes ces questions doit figurer dans un cahier des charges détaillé remis aux prestataires. « Plus le cahier des charges est précis, plus on pourra aborder l'ensemble des paramètres avec le client. Celui-ci doit aussi s'assurer que les demandes sont bien intégrées par tous les acteurs et qu'ils pourront les traiter dans le temps », souligne Stanislas Deveaux, directeur des ventes grands comptes de Leaseplan France.

Travailler avec deux loueurs

Le premier choix à affirmer devant les compétiteurs, au début de la négociation, concerne le nombre de prestataires qui sera, à terme, retenu. « Lorsque l'acheteur dispose d'un volume suffisant, il est indispensable de travailler avec deux loueurs afin de les mettre systématiquement en concurrence, conseille Laurent Hauducoeur. Ce dispositif évite une perte de compétitivité des prestataires dans le temps en les maintenant sous pression. »

Cette stratégie a été adoptée en 2007 par Sanof Pasteur MSD, pour gérer sa flotte de 270 véhicules, représentant un volume d'achats de 3 MEuros par an. L'entreprise a d'abord retenu deux prestataires lors de son appel d'offres: GE Fleet Services et LeasePlan. Un troisième, Arval, a été intégré au «pool» début 2011. Histoire de «challenger» les deux autres. « A chaque renouvellement de véhicules, nous mettons en concurrence nos trois loueurs, confie Renaud Pingault, responsable achats services généraux et car fleet de Sanof Pasteur MSD et membre du comité de pilotage de l'Agora des responsables de flotte automobile (Arfa, Rhône-Alpes). Le fait de ne pas mettre tous nos oeufs dans le même panier nous a évité de relancer un appel d offres, comme nous avions prévu de le faire cette année... »

C'est au loueur de s'adapter, pas l'inverse...

Autre bonne pratique à mettre en oeuvre: c'est à l'acheteur d'expliquer aux loueurs ce qu'il attend d'eux en termes de produits, de services et de mode de fonctionnement. « Le loueur doit s'adapter aux besoins du client, pas l'inverse, confirme Laurent Hauducoeur (Cogecar). En imposant un socle commun à tous les prestataires, le gestionnaire de parc pourra analyser les éléments comparables proposés par les loueurs. » Toujours pour conserver la main, beaucoup d'entreprises négocient, directement auprès des constructeurs, des protocoles de remises spécifiques qui sont consignés dans des accords tripartites. A la clé: des conditions commerciales plus avantageuses. Dans la négociation, le prix reste le nerf de la guerre. Pour Stanislas Deveaux (Leaseplan France), l'approche qui consiste à découper la négociation n'est pas la plus efficace. « Mieux vaut raisonner en coût global de d étention du parc (TCO). Cela signifie que le seul levier de négociation ne doit pas être le prix de la location. La vision est donc globale, avec un choix pertinent de véhicules en matière d' émission de CO2 et de consommation de carburant, de durée et de kilométrage retenus, et enfin de prestations de services associées. Le loueur amènera alors toute sa valeur ajoutée avec, lui aussi, une approche globale des coûts. »

Laetitia Merkbaoui, Thales

Témoignage
Tales: un appel d'offres mené tambour battant

Fin 2010, Thales entreprend de remettre en compétition son partenaire qui gère, depuis huit, ans sa flotte de 1 050 véhicules en France. « Avant de lancer l'appel d'offres, nous avons fait un état des lieux de la flotte et de nos processus de gestion », explique Laetitia Merkbaoui, responsable des achats prestations de ressources humaines. « En parallèle, nous avons réalisé un benchmark afin d'identifier les meilleures pratiques du marché. » La cartographie des besoins établie, l'équipe achats constitue une équipe pluridisciplinaire composée d'opérationnels et de décideurs représentatifs des grandes fonctions de l'entreprise. « Nous avons ensuite rédigé un cahier des charges détaillé qui prenait en compte les coûts directs de gestion, mais aussi les coûts des prestations hors contrat », précise Laetitia Merkbaoui. Les propositions des candidats sollicités sont ensuite passées au crible. Quatre grands critères d'évaluation sont privilégiés: la conformité au cahier des charges, le prix, le profil de la société et le professionnalisme de la relation commerciale. Après une première sélection sur dossier et soutenance, les trois prestataires retenus dans la short-list sont invités à plancher sur des demandes d'informations supplémentaires. « Nous avons aussi visité leurs sites, note Laetitia Merkbaoui. Cela nous a permis d'évaluer le professionnalisme de leur équipe, ainsi que la maturité de leur organisation et de leurs outils. » Après trois mois de négociation, le choix final se porte sur Leaseplan, « le prestataire qui répondait le mieux à tous nos critères d'évaluation », conclut la responsable des achats prestations de ressources humaines.

Se projeter en fin de contrat

Si le prix d'entrée d'un contrat de location longue durée est un premier indicateur, il faut aussi se projeter en fin de contrat pour estimer le coût final du véhicule. Mais aussi anticiper les dépenses complémentaires liées à un écart d'utilisation en termes de durée ou de kilométrage. Dernier point à négocier attentivement: la valeur résiduelle des véhicules. Après trois années de crise, ces valeurs ont tendance à se stabiliser voire, pour certaines, à s'améliorer. « Sur ce poste, nous sommes à nouveau prêts à prendre un peu plus de risques, à condition que l'acheteur ne se trompe pas dans son choix de véhicules, souligne Stanislas Deveaux. Si vous optez pour des Citroën C5 blanches, on fera moins d'efort. En revanche, si vous privilégiez les nouvelles gammes avec le GPS et le Bluetooth, on acceptera de prendre un peu plus de risques sur les valeurs résiduelles. » Une fois le contrat signé, il ne faut pas attendre l'appel d'offres, lancé tous les deux ou trois ans, pour négocier de nouveaux produits ou de solutions. « Nous attendons aussi de nos loueurs qu'ils restent à l'écoute de nos besoins, complète Renaud Pingault (Sanof Pasteur MSD). Pendant la crise, nos prestataires nous ont incités à allonger la durée et le kilométrage de nos contrats. Cela nous a permis de réaliser entre 10 et 20 % d'économie sur les loyers en fonction des véhicules. Et si l'on raisonne cette fois en coût global, la car policyque nous avons définie avec nos partenaires a généré en deux ans une réduction de coûts de 5 à 10 % sur les véhicules des itinérants, et de plus de 10 % sur les voitures de fonction. » Une preuve supplémentaire, que la location longue durée se gère... sur la durée!