L'externalisation de la flotte, un luxe qui rapporte
L'automobile est un poste budgétaire non négligeable pour nombre d'entreprises. PME et grands comptes cherchent donc à rationaliser leurs dépenses. L'externalisation, qu'elle soit partielle ou complète, est une solution de plus en plus prisée.
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Quel que soit le mode de financement d'une flotte automobile (location longue durée, location avec option d'achat ou achat), sa gestion et son optimisation nécessitent des compétences et une expertise que peu d'entreprises ont aujourd'hui à leur disposition. La maintenance (entretien et réparations), l'assistance (24 h/24, 7j/7), les pneumatiques, la gestion du carburant (par un système de carte évitant au conducteur d'avancer les frais), l'assurance, le reporting, la gestion des incidents et des conducteurs, ou encore la revente, sont des services et des prestations qu'il est de plus en plus ardu de maîtriser en interne. Les gestionnaires de parc n'ont généralement ni les outils ni une vision suffisamment experte de tous ces domaines.
ces raisons, l'externalisation, complète (full service) ou partielle, de la gestion du parc automobile est une solution que la majorité des grandes entreprises et qu'une part croissante des PME privilégient. Cette tendance est confirmée par Jean-François Chanal, directeur général d'ALD Automotive, filiale de la Société Générale: «La gestion de la flotte automobile d'une entreprise coûte très cher. Elle représente généralement le deuxième poste de dépenses derrière les salaires. La technicité y est importante, l'environnement est compliqué avec notamment la montée en puissance des problématiques liées à la fiscalité, au développement durable... Les gestionnaires de parcs ne sont généralement pas des spécialistes de toutes ces questions.» C'est aussi l'occasion pour les entreprises de se recentrer sur leur métier.
Xavier Bénard, Aon Auto
Les entreprises qui externalisent leur gestion de flotte sont exigeantes sur un point: le reporting.
LLD ou fleet management?
Celles qui souhaitent externaliser la gestion de leur flotte automobile ont à leur disposition deux solutions: la location longue durée (LLD) ou le fleet manage ment. La différence fondamentale entre ces deux solutions est que l'entreprise n'est pas propriétaire des véhicules lorsqu'elle choisit la LLD. Selon le SNLVLD (Syndicat national des loueurs de voitures en longue durée), le principe de la LLD est qu'une entreprise, quelle que soit sa taille, «confie à une société spécialisée le financement et la gestion des véhicules nécessaires à la pratique de son activité. Elle souscrit à des services optionnels tels que l'entretien, l'assurance, la gestion du carburant, le renouvellement des pneumatiques... et loue les véhicules pour une durée et un kilométrage définis au préalable. Elle acquitte pour cela un loyer prenant en compte la valeur d'achat et de revente, les services souscrits et le taux de financement.«Le loyer est donc en partie fonction du nombre de services souscrits. La part de ces services peut varier de 30 à 50 % de la mensualité, dans une configuration full service.
A l'inverse, le fleet management consiste à confier la gestion de sa flotte automobile à un prestataire, tout en restant propriétaire de ses véhicules. Cela n'empêche pas une entreprise qui finance son parc en LLD de faire appel à un fleet manager pour gérer l'ensemble des services liés à sa flotte. Les prestations du fleet manage ment sont identiques à celles de la LLD, à la différence près que chaque dépense réalisée est facturée en coût réel. L'entreprise ne paie que ce qui est réellement consommé. Le fleet manager se rémunère par des honoraires de gestion fixes par véhicule.
Fin septembre 2006, le SNLVLD annonçait un parc total LLD de 963 434 véhicules et un parc en fleet management de 261 969 véhicules. Ce dernier chiffre est inexact dans la mesure où il ne prend pas en compte les plus de 40 000 véhicules gérés par Aon Auto, qui ne souhaite pas adhérer au syndicat. Pour Xavier Bénard, responsable du développement des services chez Aon Auto, «l'important n'est pas de savoir quel est le mode de financement. Quand une entreprise prend la décision d'externaliser la gestion de sa flotte, elle souhaite surtout avoir un maximum d'informations. Aon Auto donne cette vision générale au client. Il s'agit du seul prestataire capable d'intégrer l'externalisation totale de la gestion d'un parc auto.» Les entreprises ont effectivement de plus en plus tendance à traiter avec plusieurs loueurs afin de faire baisser les tarifs. Dans cette configuration, chaque loueur, via des outils de reporting, peut traiter des véhicules le concernant mais ne peut intervenir sur l'ensemble du parc. Aon Auto, grâce à son Extranet multiloueurs, a la possibilité de consolider l'ensemble des données. «Depuis son ordinateur, le responsable de parc se connecte sur le site et peu, en quelques clics, obtenir l'information qu'il recherche et la télécharger: état de parc, historique des coûts, suivi technique, anomalies, mouvement de véhicule...», explique Xavier Bénard.
Extension des services
Les entreprises sous contrat de LLD ou de fleet management souscrivent en moyenne trois à quatre services. Selon le baromètre 2006 de l'Observatoire du Véhicule d'Entreprise, la maintenance du véhicule (73 %), l'assistance (65 %) ainsi que le véhicule de remplacement (48 %) restent les trois services les plus souscrits. Les fondamentaux en quelque sorte. Les grandes entreprises de plus de mille salariés, sensibles depuis longtemps aux sirènes de l'externalisation, n'hésitent plus à passer en full service. Ainsi, elles utilisent davantage de services que la moyenne, notamment le changement de pneumatiques (73 % contre 39 % en moyenne) et le reporting Internet de l'état de parc, encore peu souscrit au global. Celui-ci a été adopté par la moitié de ces grandes entreprises. Jean-François Chanal ajoute «qu'il y a également une forte pénétration de l'assurance. Cette prestation est de plus en plus externalisée, elle s'accorde bien avec les autres». Bien entendu, plus le nombre de services souscrits est important, plus la facture est élevée.
Les prestataires se doivent de prospecter en permanence et de coller au plus près des attentes de leurs clients. ALD Automotive propose notamment un service de gestion de flotte à l'échelle européenne, qui va dans le sens de l'internationalisation des entreprises. Actuellement, la question de l'environnement revient avec insistance, depuis que le calcul de la taxe sur les véhicules de société se fait en fonction des émissions de gaz carbonique. Les loueurs ou fleet managers proposent de ce fait des véhicules adaptés à cette réglementation. «Toutes les entreprises sont sensibles au développement durable, explique Jean- François Chanal. Elles demandent aux loueurs quelles sont les bonnes décisions à prendre dans ce domaine. L'offre est actuellement limitée même si elle est de qualité. Les loueurs sont à l'affût de tout ce qui se fait en matière de nouvelles technologies comme les voitures à propulsion électrique. Sur ce point, les clients attendent notre avis.»
Quant à la question de savoir si l'externalisation a un surcoût pour les entreprises, la réponse est invariablement non. Jean-François Chanal le confirme, «le but n'est pas que le client paye plus cher. Au pire, la prestation en full service sera au même prix que si tout était géré en interne, les soucis de gestion en moins. Au mieux, elle sera moins chère. Notre métier est de conseiller le client sur l'optimisation de l'ensemble du parc. Nous faisons donc en sorte que cela coûte le moins cher possible.» Reste maintenant à savoir si le fleet manage ment est plus avantageux que la LLD. Xavier Bénard estime que «la facturation au réel coûte moins cher à l'entreprise. Les acheteurs comprennent mieux ce qu'ils dépensent. Un grand compte mutualise, une PME pourra préférer la stabilité d'un loyer.»
La tendance à l'externalisation est donc logiquement de plus en plus forte. Les chiffres de la LLD et du fleet management sont au vert. Aon Auto vient notamment de signer un parc de plus de 12 000 véhicules. Le baromètre 2006 de l'Observatoire du Véhicule d'Entreprises atteste que «l'intérêt pour les services est toujours aussi fort auprès des entreprises n'utilisant, ni la LLD, ni la gestion de flotte externalisée: près de la moitié de ces dernières seraient en mesure de souscrire un contrat annuel auprès d'une société extérieure pour des services.» Les entreprises l'ont bien compris, la complexité croissante de la gestion de flotte ne peut plus, aujourd'hui, se faire sans l'intervention de spécialistes. Si cela permet en plus une baisse des coûts...
Expérience
Une externalisation complète pour Keyrus Lyon
L'activité du groupe Keyrus, spécialiste de l'optimisation des systèmes d'information, entraîne de nombreux déplacements de ses collaborateurs.
La plupart des prestations sont en effet réalisées chez les clients. Par conséquent, les consultants effectuant les interventions ont à leur disposition un véhicule de fonction, ce qui représente un parc de 75 véhicules. Voilà près de quatre ans, en s'implantant en région lyonnaise, Keyrus, anciennement Actiware, a fait le choix d'externaliser son parc et de passer en full service. «Avant tout, la volonté de l'entreprise était que la gestion du parc auto soit la moins lourde possible, explique Christine Simon, directrice administrative de Keyrus Lyon. Le choix a été fait de mettre en place une véritable politique d'optimisation. Pour cela, il fallait faire appel à un prestataire capable de gérer l'ensemble des paramètres liés à la gestion du parc, ce qui en interne aurait été l'équivalent d'un poste à un mi-temps.»
Le loueur en longue durée Parcours a remporté les faveurs de Keyrus Lyon. Via sa filiale lyonnaise, Parcours assure donc la gestion quasi complète de ce parc: entretien, maintenance, assurance, pneumatiques, gestion des sinistres, à l'exception du carburant. Les véhicules loués sont des Renault Clio, Mégane et Mégane Break, pour une durée de trente-six mois et 90000 km. Les loyers varient de 350 à 450 euros par mois selon le modèle. Les prestations comptent pour un tiers des mensualités. En matière de suivi de parc, un point est effectué régulièrement. «Parcours nous donne un aperçu du parc et un ajustement est effectué en fonction du kilométrage parcouru par les collaborateurs», précise Christine Simon. Pour l'entretien, Parcours Lyon dispose de son propre garage et met à disposition un véhicule de remplacement en cas d'immobilisation prolongée. «La politique de Parcours est de mettre en place une vraie relation et d'avoir des échanges dynamique, confie Thierry Dessolains, P-dg de Parcours Lyon. Keyrus dispose, par exemple, d'un interlocuteur et d'un numéro de téléphone uniques pour nous joindre. Cette relation privilégiée permet, dans certaines situations, d'aller au-delà du contrat.» Enfin, Keyrus a instauré, de son propre chef, une politique de normalisation des véhicules. Le principe établit que lorsqu'un collaborateur roule peu et qu'un autre est un gros rouleur, ils échangent leurs véhicules afin d'équilibrer le nombre de kilomètres parcourus.
