Groupement de commandes, quand l'union fait la force

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Entre 12 et 20 millions d'euros d'économies. Tel est le gain substantiel réalisé par les communautés d'agglomération de Brest et de Dijon, pourtant distantes de plusieurs centaines de kilomètres, en choisissant conjointement Alstom pour construire leurs futures rames de tramways. Le moyen utilisé par les deux villes? Opter pour le fameux «groupement de commande», procédure reconnue par l'article 8 du Code des marchés publics (CMP). « Auparavant, cette pratique était surtout l'apanage du secteur hospitalier. Mais depuis plusieurs années, elle a également le vent en poupe parmi les collectivités », rappelle David Moore, directeur du cabinet de conseil Factea Public. Pourquoi une telle montée en puissance? « Dans un contexte de baisse des ressources budgétaires, de plus en plus de collectivités misent sur cette procédure pour réduire leurs coûts en augmentant leurs volumes », explique Jean-Marie Héron, président de l'Association des acheteurs des collectivités territoriales (AACT). En effet, le groupement de commandes permet à ses membres de passer un marché global auprès d'un seul cocontractant. Les donneurs d'ordres unissent ainsi leur puissance d'achats afin de négocier un tarif unique optimum.

Par ailleurs, cette procédure favorise un partage des frais de consultation entre les membres du groupement. Sans oublier le gain notable de temps lors de la gestion des dossiers, grâce à la mutualisation des ressources et des compétences. « Les membres du groupement gagnent en efficacité en se répartissant au mieux le travail. Plus encore, cela leur évite, sur le long terme, de solliciter plusieurs fois les mêmes fournisseurs sur des sujets identiques », indique Catherine Lambert, directeur de la commande publique au sein du conseil général de la Côte-d'Or et expert marché achats au sein de l'AACT.

Une procédure aujourd'hui simplifiée

Autre facteur qui dynamise le recours au groupement de commandes: sa relative simplicité de mise en oeuvre. « Traditionnellement lourde et complexe, cette procédure s'est largement assouplie depuis les dernières réformes du CMP. Elle est désormais à la portée d'un plus grand nombre d'organismes publics », rappelle Catherine Lambert. Si, par exemple, la mise en place d'un groupement nécessitait auparavant un arrêté préfectoral, aujourd'hui, seule la décision de l'assemblée délibérante initiatrice du projet suffit. Ceci étant, une convention de groupement, étape incontournable de la procédure, doit être signée. « Elle permet de désigner le coordinateur du groupement et, surtout, de détailler en amont les règles de publicité utilisées, l'organisation interne, la forme de contrat finale (unique ou par membre du groupement), etc. », souligne Jean-Marie Héron (AACT).

Cette étape permet également aux différents membres de définir un périmètre d'achat identique, véritable gage de succès de l'opération. « En effet, les collectivités doivent accorder leurs objectif en définissant un besoin homogène. Chaque demande formulée ne doit donc pas être trop complexe ou spécifique, mais la plus standardisée possible. D'où l' importance des réunions de travail en amont du groupement pour que les différents membres se mettent d'accord sur un cahier des charges », détaille David Moore (Factea Public). Un nécessaire travail d'harmonisation qui relève parfois de la gageure! C'est la raison pour laquelle nombre de groupements de commande se constituent autour de collectivités territoriales appartenant déjà à la même communauté d'agglomération. « Pour gagner en simplicité, les communes de taille similaire, souvent dotées de process et politiques achats semblables, ont aussi naturellement tendance à regrouper leurs commandes », ajoute David Moore (Factea Public). Une manière de partager les gains générés par le groupement de façon plus équitable. « Si les petites collectivités ont surtout intérêt à s'unir avec leurs homologues de grande taille, pour jouer sur l'effet volume, a contrario, une entité d'envergure importante doit plutôt s'associer à une organisation d'une taille similaire si elle veut vraiment gagner en puissance d'achat », conseille le directeur de Factea Public.

Exit les tensions internes

Autre bonne pratique à adopter: la maîtrise de la question logistique. « Plus il y a d'adhérents, plus les disparités géographiques entre ces derniers risquent d' être importantes. Or, dans le cadre d'un groupement où le tarif de livraison est le même pour tous, une collectivité qui est moins «accessible»pour le fournisseur peut être pénalisante en termes de prix obtenus par le groupement », avertit David Moore (Factea Public).

D'où l'intérêt de fixer en amont des règles d'approvisionnement, par exemple limiter la fréquence des commandes, ou de bien dimensionner le groupement, afin d'éviter que la complexité logistique ne prenne le pas sur l'effet volume.

Pour garantir un déroulement optimal du groupement de commandes, les adhérents doivent également veiller au bon suivi de l'exécution du marché. « Comme pour toute catégorie d'achat, il faudrait idéalement établir un suivi détaillé des consommations, par référence et par adhérent », rappelle le directeur de Factea Public. Des données stratégiques qui permettront d'optimiser le renouvellement du marché. « Or, le groupement de commandes ne facilite pas cette tâche, car les adhérents ont rarement accès à un même système d'information », indique David Moore.

Ceci étant, pour certaines familles, comme les fournitures de bureau, où l'on peut prévoir une commande dématérialisée, la solution consiste à demander dans le cahier des charges la mise à disposition de ces statistiques par les fournisseurs eux-mêmes.

La mise en place d'un bon groupement de commande suppose donc un travail préparatoire non négligeable de la part de ses membres. « D'autant que les adhérents doivent aussi s'accorder pour trouver des fournisseurs consensuels », explique Catherine Lambert (conseil général de la Côte-d'Or).

Et pour dégager le partenaire le plus adéquat, ils doivent notamment établir une cartographie des achats préservant le marché local. «Si, pour certains marchés, il est évident que le fournisseur doit posséder une envergure nationale, pour des groupements plus locaux, il ne faut pas hésiter à privilégier les petites et moyennes entreprises de la région lorsque l'objet du marché s'y prête, et ce dans la limite des grands principes du CMP », rappelle la directrice de la commande publique.

Encore un sujet devant faire l'objet d'un débat entre les adhérents. « L'une des plus grandes difficultés lors d'un montage d'un groupement de commande est de surmonter les divisions qui peuvent subsister en interne, commente Catherine Lambert. D'où la nécessité que les adhérents soient déjà convaincus, en amont, du bien-fondé de cette démarche collaborative ». En bref, qu'unir ses forces «paye» mieux que le travail en solo.

Jean-Marie Héron, AACT

« Dans un contexte de baisse des ressources budgétaires, de plus en plus de collectivités misent sur cette procédure pour réduire leurs coûts en augmentant leurs volumes. »

Alain Bénard, directeur de la commande publique pour la ville de Meaux

Témoignage
« Le groupement de commandes permet de bénéficier de tarifs plus compétitifs »

Lancer un groupement de commande pour optimiser ses coûts, tel est le pari qu'a relevé la communauté d'agglomération de Meaux. « Depuis plusieurs mois déjà, nous réfléchissions à la mise en place d'une stratégie qui permettrait aux différents membres de notre communauté de mutualiser leurs achats et de bénéficier de tarifs plus compétitifs. Très vite, le groupement de commandes nous est apparu comme la procédure la plus ad hoc », explique Alain Bénard, directeur de la commande publique de la ville de Meaux.
Au final, cinq communes , sur les 18 qui composent l'agglomération, ont décidé de relever ce challenge. « Le groupement de commandes constitue pour nous une grande première. Aussi, certaines communes, encore un peu frileuses, ont préféré observer le déroulement de cette expérience-test plutôt que d'y prendre part. Notre objectif est donc de mener avec succès cette opération, afin de rallier la prochaine fois encore plus de participants. » Les membres ont signé la convention de groupement à la fin de l'été pour un lancement de consultation de marché en septembre. « Celle-ci porte sur diverses catégories d'achats, des fournitures de bureaux aux consommables informatiques sans oublier le papier et les enveloppes. » Une fois le fournisseur sélectionné, un contrat unique va être signé auprès de chaque membre du groupement, à des tarifs et délais de livraison identiques. «Etant donné la taille très variable des communes adhérentes au groupement, l'un des objectifs de la communauté d'agglomération, désignée comme coordinateur de l'opération, a été d'accompagner les petites structures, peu aguerries aux process de consultation formalisés .» Et d'ajouter : « Lors du montage du groupement, nous avons misé sur le relationnel, via des dialogues en face à face entre communes, pour mettre en adéquation nos besoins et préparer la phase de négociation. »

David Moore, Factea Public

« Les collectivités doivent accorder leurs objectifs en définissant un besoin homogène. C'est pourquoi chaque demande formulée ne doit pas être trop complexe ou spécifique. »