Gagner du temps sur ses achats non stratégiques

De tout petits montants auprès d'un grand nombre de prestataires. Selon la méthode de classification ABC, inspirée de la loi de Pareto, les achats de classe C représentent 5% du volume d'achats de l'entreprise effectué auprès de la moitié de ses fournisseurs. Bref, des familles généralement peu stratégiques mais qui représentent un coût élevé, tout d'abord au niveau du processus achats lui-même (identification, sélection et négociation avec chaque fournisseur), mais aussi d'un point de vue comptable (le coût d'une seule commande varie de 70 à 120 euros HT), sans parler de la gestion des approvisionnements et des litiges éventuels.

De nombreuses directions achats choisissent alors de se concentrer uniquement sur leurs achats de classe A (80% du volume d'achats pour 20% des fournisseurs), voire de classe B (15% du volume d'achats pour 30% des prestataires). Cette tendance est sans doute une erreur. Les achats de classe C ne sont pas à négliger, leur optimisation étant même le signe d'une certaine maturité achats.

@ arnaud olszak

L'expert

Olivier Wajnsztok est directeur associé du cabinet AgileBuyer, spécialisé dans les achats opérationnels des entreprises. AgileBuyer propose également des prestations de conseil stratégique.

Identifier les émetteurs et les prescripteurs

Pour prendre en main les achats de classe C, il convient de réaliser un état des lieux très précis de leur composition, via l'extraction des données présentes dans les ERP de l'entreprise. Cette étape, qui permet notamment d'identifier les émetteurs et les prescripteurs, doit s'accompagner d'une analyse qualitative de l'existant: quels sont les processus en vigueur, les difficultés rencontrées, etc.? Dès lors, l'entreprise sait «qui fait quoi» et peut mettre en place les mesures correctives qui s'imposent. De plus, la consolidation de ces données génère une distinction entre les achats de classe C récurrents et ceux à haute spécificité technique, effectués auprès d'un nombre limité de fournisseurs, entre une et deux fois par an.

Pour les achats récurrents, plusieurs solutions peuvent être envisagées. La première consiste à signer des contrats- cadres, afin de réduire significativement le temps de traitement des achats de classe C et d'obtenir des remises de fin d'année auprès des fournisseurs. La deuxième repose sur le déploiement d'une solution d'e-procurement. Les avantages sont multiples: ces plateformes d'échanges simplifient, en effet, les relations entre les prescripteurs et les prestataires, elles contribuent à un meilleur respect des règles définies par la direction achats, etc. La troisième solution, plus radicale, consiste à externaliser ses achats auprès d'un outsourceur spécialisé. Pour les achats à haute spécificité technique, les actions sont plus limitées. En effet, leur caractère exceptionnel ne permet pas de jouer sur la récurrence. La solution est surtout organisationnelle: il faut créer une procédure allégée où le rôle des approvisionneurs se voit renforcer, à travers notamment une plus grande autonomie lors du processus achats.

Par Olivier Wajnsztok, directeur associé du cabinet AgileBuyer