Externaliser sa flotte: quelle solution choisir?

Avec un parc comptant 1 139 165 véhicules fin 2010, c'est la location longue durée (LLD) qui continue de dominer le marché de l'externalisation de la flotte automobile. Grâce à un positionnement qui mélange financement et prestations de services autour de l'entretien des véhicules, les principaux acteurs du secteur sont à la tête de flottes conséquentes: 266 000 voitures pour ALD Automotive, 216 000 pour Arval, 112 000 pour LeasePlan, etc.

« Pour notre part, nous avons toujours joué cette double carte du financement et de la prestation de services confie Jean-François Chanal, directeur général d'ALD Automotive. Nous possédons nos propres plateaux techniques avec des mécaniciens, des carrossiers, etc. Nous avons également développé des plateformes avec des experts de la commande de véhicules de remplacement et de la revente pour compte de véhicules. » Au-delà des compétences nécessaires à l'achat, à l'entretien et à la revente des véhicules, les loueurs mettent en avant leur capacité à assumer les risques. « Sur un marché qui a connu plusieurs crises, la LLD s est révélée un mode de fonctionnement très sécurisant, rappelle Jean-François Chanal. Notre savoir-faire nous permet d'offrir à nos clients des forfaits avec des tarifs négociés garantissant une grande stabilité des coûts, ainsi qu'une vision claire du poste auto. Avec à la clé, 10 % d'économies réalisées sur les coûts de maintenance. »

Cap sur le réel...

Le modèle de la LLD est aujourd'hui contesté par les acteurs du fleet management qui avancent avec un modèle différent comme l'explique Xavier Bénard, directeur du fleet chez Aon Auto, une société qui gère une flotte de 45 000 véhicules. Comme les loueurs, nous prenons en charge l'ensemble des prestations de services liées à l'entretien de la flotte auto. Mais nous n'assurons pas le portage financier et nous facturons chaque intervention à l'euro, sans marge arrière. Lorsque vous faites les calculs, vous vous apercevez que vous pouvez obtenir grâce au fleet management de 5 à 12 % de réduction de coûts par rapport à un loueur. »

Le credo du reporting

Le reporting, c'est le cheval de bataille des éditeurs de logiciels qui mettent en lumière ce qui constitue selon eux une des limites de l'externalisation en LLD. « Le loueur est partie prenante en tant que fournisseur, donc le reporting et surtout son propre contrôle ne peuvent lui être confiés, ce serait un non-sens économique, souligne Yann Dépond, p-dg de Delta Tech, la société qui édite le logiciel Win Flotte Entreprise. De plus, il ne possède pas toute l'information, notamment celle des autres loueurs. Un outil qui consolide, contrôle et optimise les coûts demeure indispensable. » Les principaux logiciels du marché comme WinFlotte, SIP, Parck ou GAC Car Fleet sont également utilisés pour optimiser la gestion opérationnelle de la flotte, et se révèlent très précieux lorsqu'il y a de la refacturation interne. Mais la principale promesse des éditeurs réside dans la connaissance du coût total de possession (TCO). « Un loueur ne vous communiquera jamais tous les coûts, car il ne les connaît pas, assure Yann Dépond qui regrette aussi que les entreprises n'aillent pas jusqu'au bout de la démarche. En général, les directions achats négocient de très bons tarifs auprès des loueurs, mais ensuite, l'entreprise ne met pas toujours en place les outils et la structure nécessaires. Ce faisant, l'entreprise ne maîtrise pas son TCO et les coûts dérivent rapidement. »

Logiciel WinFlotte Entreprise permet d'optimiser la gestion opérationnelle de la flotte auto.

Jusqu'à l'implant...

Afin de remédier au manque de ressources de leurs clients sur ce point, les éditeurs de logiciels commencent à proposer leurs propres services d'externalisation, alimentant ainsi directement leur logiciel en informations consolidées. L'étape suivante? L'analyse des données ainsi recueillies pour établir des recommandations destinées aux clients. Sur ce segment, ils se retrouvent en concurrence avec les sociétés spécialisées dans la gestion de flotte pour compte comme ERCG, Cogecar ou Fleet Logistic. Celles-ci organisent des consultations régulières pour s'assurer que l'entreprise paye ses prestations au juste prix. Elles assurent également le suivi des conditions commerciales négociées, le contrôle des factures fournisseurs et de la qualité des prestations. Côté utilisateurs, elles interviennent dans le choix des véhicules en fonction de la politique déterminée par l'entreprise et organisent les livraisons, tout en se chargeant de la gestion des sinistres et des interventions techniques. Cogecar va même jusqu'au bout de la démarche en proposant une off re d'externalisation globale et un logiciel de gestion de flotte en mode SaaS pilote. « Nous allons même jusqu'à installer physiquement dans les locaux de nos clients des gestionnaires de flotte qui ont pour mission d'assurer la gestion quotidienne du parc », complète Laurent Hauducoeur, associé de Cogecar. « Cela permet à nos clients d'externaliser leurs charges salariales, de diminuer leurs coûts directs, d'optimiser la gestion de leur flotte et de bénéficier, en permanence, d'un haut niveau de conseil », conclut Olivier Rigoni.

Mickaëla Simsen Areva France

Témoignage

« De 10 à 20 % d'économie en travaillant au réel »
En 2010, Areva décide de passer au peigne fin l'ensemble de ses frais généraux. Objectifs : réduire les coûts et optimiser les moyens, tout en simplifiant et uniformisant ses processus. « Pour la gestion de notre flotte de 2 235 véhicules, nous avons réalisé un business case par segment qui a dé-montré qu'en travaillant poste par poste (loyers, entretien, pneumatiques, carburant, assurances, véhicules de remplace-ment,...), nous pouvions réaliser de substantielles économies sur un budget annuel d'environ 12 millions d'euros », raconte Mickaëla Simsen, directeur des sites France d'Areva. Exit donc la gestion décentralisée sur chaque site. Areva décide de centraliser et d'externaliser l'ensemble de la gestion de son parc. Après un appel d'offres réalisé en étroite collaboration avec la direction des Achats auprès de trois prestataires spé-cialisés, c'est Aon auto qui remporte le marché. Avec ce nouveau dispositif, Areva bénéficie de remises négociées additionnelles avec les constructeurs, ainsi qu'avec tous les autres prestataires. Toute nouvelle commande de véhicules fait l'objet d'une mise en concurrence systématique pour avoir le meilleur tarif. « Mais le principal avantage de cette nouvelle formule, c'est que nous travaillons au coût réel avec Aon auto qui nous facture à l'euro les travaux techniques réalisés. Ce nouveau mode de fonctionnement devrait nous permettre de réaliser entre 10 et 20 % d'économie, tout en améliorant la qualité de service », conclut Mickaëla Simsen.

Yann Dépond, Delta Tech

« Un logiciel qui optimise les coûts demeure indispensable. »