Donnez un coup de balai aux frais superflus

En matière de nettoyage, il faut distinguer les entreprises multisites des autres. Avec plusieurs sites, on peut être tenté de s'adresser à un seul prestataire pour mutualiser les moyens et réduire les coûts, a fortiori si les locaux sont peu éloignés. Mais certains préféreront procéder à un allotissement de leur appel d'offres, si les sites sont éloignés, permettant à des prestataires locaux de participer et évitant, par la même occasion, une trop grande dépendance vis-à-vis d'un seul fournisseur.

Par Alexandra Augé, responsable du développement de Sérénia, cabinet-conseil spécialisé dans l'optimisation des achats directs et indirects, et dans l'externalisation des achats et de la recherche d'avoirs.

Une approche performantielle de la prestation

Cependant, la rédaction du cahier des charges repose sur les mêmes principes, que l'appel d'offres soit global ou alloti. Ainsi, l'acheteur doit parfaitement définir les besoins de l'entreprise pour éviter la surqualité et ainsi rationaliser les dépenses. Il lui incombe aussi de fournir aux prestataires des descriptifs des sites ( surface, typologie des locaux, nature des sols, etc.) lors de l'appel d'offres et de définir les contraintes liées à chacun (horaires d'ouverture et de fermeture, sécurité, etc.).

Autre donnée fondamentale: les contrats intègrent dorénavant des notions de performance et de résultats. Si les cahiers des charges se complexifient (définition des méthodes de suivi de la performance), les prestataires n'hésitent plus à fournir des reportings aux clients, des tableaux d'analyse des coûts et de la qualité. Il est, en tout cas, essentiel d'adosser son cahier des charges à un inventaire pointu, pour que la qualité des prestations soit homogénéisée sur les différents sites. Cette tâche est difficile, car il est nécessaire de prendre en compte des paramètres jusqu'alors non formalisés. Par conséquent, il faut, pour tous les sites, inventorier les biens, les locaux, définir les niveaux de propreté, les fréquences de nettoyage, les horaires d'intervention, les moyens à disposition, etc. Tous ces éléments se préparent 6 à 12 mois à l'avance. L'implication des DRH ainsi que du comité d'hygiène et de sécurité auprès de l'acheteur est indispensable.

@ © MARC DIETRICH - FOTOLIA

Se méfier des offres anormalement basses

Si les acheteurs souhaitent prendre en compte le respect de l'environnement, ils devront intégrer des clauses dans leurs contrats et mener une réflexion sur le matériel et les produits utilisés, qui peuvent être éco-labélisés. Enfin, lors du choix du prestataire, le prix ne peut pas être le seul critère de sélection, d'autant plus que la marge de négociation est faible car le coût de la masse salariale est très élevé. Ainsi, il faut se méfier des propositions anormalement basses. Les acheteurs devront donc privilégier l'offre la mieux disante en utilisant des critères de démarche qualité, de respect de l'environnement, d'encadrement, ou encore de mise à disposition d'autres services.