Devanlay automatise le traitement de ses notes de frais

Une centaine de notes de frais traitées par mois en quelques clics. Tel est le bénéfice enregistré par Devanlay depuis que ce producteur et distributeur de textiles pour Lacoste utilise le logiciel de gestion des notes de frais Ulysse T&E édité par Etap-On-Line. Auparavant, les notes de frais des 200 collaborateurs étaient traitées manuellement. En 2007, l'entreprise décide de se doter d'un logiciel de traitement des notes de frais. L'appel d'offres est alors remporté par Etap-On-Line. Devanlay opte pour la location en mode ASR «Nous n'avons pas à nous soucier de la maintenance, ni des mises à jour», se félicite Dominique Bastien, directeur du contrôle de gestion chez Devanlay.

Dans un premier temps, le projet a été testé par une cinquantaine d'utilisateurs. Devanlay s'est alors attaché à valider les circuits d'approbation et le work-flow. A l'issue de cinq semaines d'essais, le logiciel a été déployé en interne. Le principe? Chacun accède à l'historique de ses demandes de remboursements et à ses encours. «les responsables ont une très bonne visibilité des demandes qu'ils reçoivent. Et l'application de la politique des dépenses est garantie», ajoute Dominique Bastien. De plus, grâce à l'interface du logiciel avec l'outil comptable SAP utilisé par l'entreprise, les données relatives aux notes de frais sont remontées automatiquement, sans re-saisie.

- Dominique Bastien (Devanley):

«Nous obtenons des reportings automatiquement, avec notamment Les dépenses par service ou encore Le coût moyen des hôtels.»