Dématérialisation de documents: une réalité tout sauf virtuelle

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Dynamisé par les aspects légaux (autorisation d'adresser des bulletins de paie par e-mail) et par les démarches liées au développement durable, le marché de la dématérialisation est en pleine croissance. Selon l'enquête réalisée par Markess International et publiée en novembre 2009, les structures optant pour cette solution sont notamment motivées par l'automatisation des process. « La dématérialisation n'est plus simplement liée à la volonté de limiter la consommation de papier, elle est assimilée aujourd'hui à l'optimisation des traitements des documents et à leur contrôle », résume Pascal Melet, directeur du pôle salon industries et utilities au sein du groupe Info Pro Communications et commissaire général du salon Info to Doc / Démat'Expo (23 et 24 novembre 2010). La réduction des coûts est une autre motivation importante. « Dans un contexte de crise, ces investissements permettent aux entreprises d'augmenter la productivité et de mieux gérer leur trésorerie », confirme Mélanie Huido, directrice du salon Documation (23 et 24 mars 2011). Enfin, il s'agit aussi de s'engager dans une démarche éco-citoyenne. Le déploiement des outils, qui peut prendre des semaines, voire des mois, doit être confié à un chef de projets faisant le lien entre les utilisateurs et le ou les prestataires. En outre, la mise en oeuvre se déroule par phases: adaptation de la solution au type de document, formation des utilisateurs, etc. Longtemps réservée aux grandes entreprises, la dématérialisation concerne désormais les PME, grâce aux solutions disponibles en mode SaaS. La Fédération nationale des tiers de confiance (FNTC) planche par ailleurs sur la mise au point de labels (deux ont déjà vu le jour concernant l'archivage et les factures), attribués aux prestataires respectant les bonnes pratiques. Enfin, « la partie technique des offres se banalise », remarque Pascal Melet (Info to Doc). C'est pourquoi les projets sont menés par les directions fonctionnelles et par les achats, et non plus uniquement par la DSI.

La facture, le document à dématérialiser par excellence

Réduction des coûts de traitement, efficacité des process de validation, délais de paiement tenus... La dématérialisation des factures présente de nombreux avantages. Les plus petites organisations peuvent également y recourir facilement grâce aux offres en mode SaaS proposées par les éditeurs.

La société Pure Impression, imprimerie basée dans l'Hérault, dispose de trois sites de production installés sur le même territoire communal, à Mauguio, mais distants de quelques kilomètres. Or, pour faire valider une facture, processus exigeant les visas de l'acheteur, du contrôleur de gestion et du p-dg, les collaborateurs devaient jusqu'à présent effectuer un trajet en automobile ou attendre que les bannettes du courrier circulent entre les sites. Aujourd'hui, ces contraintes appartiennent au passé. L'entreprise a opté pour la dématérialisation de ses factures fournisseurs. La tâche est simplifiée grâce au transfert des données et aux relances automatiques. L'opération est plus fable - il n'y a plus de risque de perte de documents - et plus rapide - les factures sont traitées en trois clics. « La comparaison des tarifs pratiqués par nos fournisseurs et le suivi de la facturation sont simplifiés, puisque nous avons accès à une information qui était auparavant détenue par le seul service comptable », se félicite également Delphine Dorseuil, la responsable des achats. L'information est ainsi mieux partagée. Comme cette société, de plus en plus d'entreprises passent à la dématérialisation des factures fournisseurs avant de l'appliquer à leurs factures clients, process souvent mis en place en même temps que la dématérialisation du courrier sortant. Ainsi, Jean-Louis Sadokh, p-dg d'Azur Technologie, spécialiste de la dématérialisation pour les PME, conseille à ses clients d'entrer dans l'ère de la dématérialisation par étapes, en commençant d'abord par les factures fournisseurs, « parce que c'est le plus facile à mettre en oeuvre et que le projet implique tous les collaborateurs ». Il recommande aussi de commencer par les fournisseurs les plus importants de l'entreprise et de les prévenir, afin qu'ils n'envoient qu'un seul exemplaire de la facture. « Le ROI n'en sera que plus rapide », selon lui.

D'après une étude de Markess International, publiée en novembre 2009, la croissance annuelle moyenne de ce marché en France serait de l'ordre de 29 % pour la période 2009-2011. Et le chiffre d'affaires du secteur dépasse déjà les 400 millions d'euros. Ainsi, de nombreux prestataires se disputent ce marché. Le coût des solutions dépend de l'envergure du projet, du nombre d'utilisateurs et du volume de documents traités. Un prestataire comme Esker commercialise sa solution FlyDoc entre 50 000 et 100 000 euros HT, lorsqu'il l'installe sur le serveur d'une entreprise (pour le traitement des factures fournisseurs, mais aussi des bons de commandes), et entre 50 centimes et 1 euro HT à l'unité en mode SaaS. Pour Azur Technologie, un budget de l'ordre de 20 000 à 30 000 euros HT est à prévoir pour la seule dématérialisation de factures fournisseurs (numérisation, lecture automatique et transfert dans l'ERP de gestion de l'entreprise). Et dix fois plus pour certains projets complexes. Cependant, «le coût traditionnel de traitement d'une facture, qui s'élève à 14 euros environ, est divisé par deux grâce à la dématérialisation», indique Jean-Louis Sadokh (Azur Technologie).

Associer les collaborateurs au projet

Les projets de dématérialisation des factures sont notamment motivés par l'automatisation des processus comptables et financiers et par la réduction des coûts associés (diminution des délais de paiement, traitement des factures, gestion des litiges). Techniquement, la facture entrante est scannée, enregistrée dans un f chier, puis lue grâce à un outil de reconnaissance automatique, avant d'être transférée vers son ou ses destinataire(s). « Si, au départ, le changement a été mal accueilli, nos collègues ont rapidement vu le gain de temps que le système leur offre », témoigne Delphine Dorseuil (Pure Impression). Ici, l'imprimerie a choisi l'of re proposée par l'éditeur Yooz, filiale du groupe Itesoft, « pour sa facilité de mise en oeuvre ». Celle-ci est en effet commercialisée en mode SaaS. « Avec une solution comme la nôtre, l'entreprise n'a en effet aucun investissement de départ à supporter, ni en matériel, ni en logiciel », explique Magali Michel, directrice «business unit» de Yooz. Il suffi t de s'abonner au service. La phase de mise en oeuvre est donc réduite à sa plus simple expression, puisque l'utilisateur accède à l'outil sur Internet. Le prestataire évalue à deux heures environ le temps du paramétrage qu'un responsable des achats ou un directeur financier peut faire lui-même. « Attention néanmoins aux paramétrages liés aux règles d'approbation, qui diffèrent d'une organisation à l'autre », prévient Jean-Michel Bérard, président du directoire d 'Esker. Généralement, les utilisateurs sont formés par les prestataires. « Nous associons au maximum les collaborateurs de l'entreprise en les formant, pendant un peu plus d'une journée, à la mise en production des factures, par exemple en leur apprenant comment valider un f chier, transmettre un reporting etc. », explique Matthieu Reynier, vice-président France de l'éditeur Basware. Le succès de l'opération est à ce prix.

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Mickaël Rouviere, chef de projets service études à la direction prestataires, achats et qualité, Mondial Assistance

Témoignage. « Nous disposons d'une traçabilité complète l'ensemble des factures reçues»

Au sein de Mondial Assistance France, un centre de services partagés permet de gérer l'ensemble des tâches administratives, dont les factures fournisseurs qui représentent plus d'un million de documents par an. Une chaîne de dématérialisation a donc été mise en place pour en optimiser le traitement: numérisation des factures entrantes, reconnaissance de caractères, système de workflow pour les phases de vérification et de validation. « Nous avons opté pour le système Basware, car il s'agit d'un spécialiste de la dématérialisation des factures. Sa solution va plus loin que celles des généralistes. L'ergonomie et le niveau d'industrialisation nous semblent plus poussés que les autres logiciels », explique Mickaël Rouviere, chef de projets service études à la direction prestataires, achats et qualité de Mondial Assistance.
L'entreprise travaille avec quelque 50 000 fournisseurs de taille hétérogène (de la TPE au grand compte). La dématérialisation des factures sécurise ainsi les process. «Nous disposons d'une traçabilité complète de l'ensemble des factures reçues, ce qui nous permet de les traiter et de les payer à la fois en temps et en heure », ajoute Mickaël Rouviere. Mieux, la cellule composée de quatre collaborateurs, autrefois dédiée à la gestion des réclamations des fournisseurs, a changé de mission pour une tâche à plus forte valeur ajoutée. Aujourd'hui, elle contrôle les coûts des prestations extérieures et fait la chasse au gaspillage. Cerise sur le gâteau, « le coût du traitement d'une facture fournisseur a été divisé par cinq », se félicite-t-il.


Mondial Assistance
ACTIVITÉ
Solutions d'assistance et d'assurance voyages
CHIFFRE D'AFFAIRES MONDE 2009
1,673 milliard d'euros
EFFECTIF
10 231 salariés
VOLUME D'ACHATS FRANCE
130 millions d'euros
EFFECTIF ACHATS FRANCE
25 collaborateurs

Des courriers traités de A à Z

Qu'il s'agisse des émissions ou des réceptions de courrier, la dématérialisation permet de rationaliser les flux et de réaliser des économies. En termes de ressources humaines, les collaborateurs se concentrent dès lors sur des tâches plus stratégiques.

Confrontée à des envois volumineux, notamment des vagues de plus de 3 000 courriers de gestion, l'entreprise de services à la personne Domifacile s'est interrogée sur l'opportunité de créer un service courrier ou d'externaliser cette fonction. « Nous avons opté pour l'externalisation, car le coût du service est facturé à l'unité et s'adapte donc au volume des envois », témoigne Daniel Frelet, directeur de Domifacile. Dès lors, cette externalisation passe par la dématérialisation des envois. Pour ce faire, l'entreprise a choisi Esker, un éditeur spécialisé dans la dématérialisation de tous types de document. « Nous n'avons qu'à lancer une impression virtuelle, détaille Daniel Frelet. Les courriers sont imprimés chez le prestataire. Nous pouvons même, si besoin, demander à ce que certaines pièces jointes puissent être rajoutées dans chaque pli.» Les solutions de dématérialisation du courrier sortant génèrent ainsi, selon Jean-Michel Bérard, président du directoire d'Esker, « un retour sur investissement rapide, grâce aux économies réalisées par la baisse des besoins en consommables (papier, encre, timbres) et les gains de productivité (pas de pliage ni de mise sous pli) ».

Tous les types de courrier concernés

Le traitement des courriers entrants présente également des bénéfices en termes de coûts. « Pour faire face au volume, les entreprises créent un service courrier ou, lorsque les flux ne sont pas linéaires, font appel à des intérimaires. Avec la dématérialisation, elles réalisent des économies en coût de ressources humaines », explique Christophe Rebecchi, directeur général de ReadSoft.

Les solutions sont commercialisées sous plusieurs formes. Soit via la mise à disposition d'une solution implantée dans le système d'information de l'organisation, soit via une externalisation de la fonction courrier. Certains prestataires, comme Xerox Global Services, disposent de plateformes industrielles dédiées à cette activité. « La plateforme traite le courrier du client de A à Z », explique Patrick Bensemhoun, directeur marketing de Xerox Global Services. Les sacs postaux sont ouverts et scannés, puis identifiés par le logiciel de traitement qui classe et indexe les documents avant de les rediriger vers leurs destinataires. Les documents traités par les solutions implantées dans les entreprises suivent, peu ou prou, le même cheminement: ils sont d'abord scannés, puis identifiés et triés selon leur nature (facture, bon de commande, etc.).

Des outils sophistiqués permettent la reconnaissance de tous les courriers, y compris des lettres manuscrites. Le système de lecture automatique repère les informations- clés, puis le courrier est indexé selon les champs choisis (nom du client, numéro de téléphone, objet, date, destinataire, numéro de dossier, etc.). Le courrier est adressé à son destinataire via un workfow, acheminé vers le système cible (ERP, CRM, etc.) et archivé. Il est donc désormais tracé, le risque d'égarer un document disparaît. Son traitement gagne en rapidité. « Une lettre de réclamation ou une résiliation d'abonnement doit faire l'objet d'une réponse à J + 1, voire en quelques heures, explique Patrick Bensemhoun (Xerox Global Services). Ce que la numérisation permet de faire aisément. » Les prestataires ne s'étendent guère sur les prix pratiqués. Chez Esker par exemple, il faut compter 0,75 euro par courrier sortant et entre 0,50 et 1 euro par courrier entrant. Tous s'accordent sur un point: la nécessaire réorganisation des process dans l'entreprise. D'où l'intérêt d'impliquer les collaborateurs en amont, d'identifier les circuits effectués par les différents types de courrier pour repenser cette organisation. Un mal pour un bien, puisque les tâches fastidieuses disparaissent et que « les collaborateurs se recentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée », conclut Christophe Rebecchi (ReadSoft).

Pascal Marchesseau, directeur de l'activité recouvrement, Pouey International

Expérience. Des gains à tous les niveaux pour Pouey International

Pouey International est une entreprise spécialisée dans le recouvrement de créances et d'informations commerciales. « Nous dialoguons beaucoup par courrier avec nos interlocuteurs: débiteurs, huissiers, avocats, etc. Notre idée était donc de dématérialiser les courriers pour que les dossiers soient traités plus rapidement », explique Pascal Marchesseau, directeur de l'activité recouvrement, à l'origine du projet dans l'entreprise. La dématérialisation, opérationnelle dans sa globalité depuis avril 2010, concerne les courriers entrants (entre 200 et 600 par jour). Le projet concerne aussi les courriers sortants, notamment afin de réaliser des économies sur l'affranchissement. Les résultats ne se sont pas fait attendre. Pouey International a par exemple enregistré un gain de quatre jours sur l'envoi des courriers de recouvrement. Autre gain, presque inattendu: la place dans les bureaux, puisque la quarantaine de tours qui servaient à classer le courrier ont été vidées de leur contenu! Pour garantir la légalité des procédures judiciaires engagées, Pouey International s'est abonné au service de certificat électronique d'Infogreffe. Les documents physiques sont conservés six mois dans l'entreprise avant d'être détruits, sachant que tous les originaux sont envoyés aux clients de l'entreprise. Avant le déploiement de la solution fournie par Azur Technologie, Pouey International envoyait entre 1 500 et 2 000 courriers physiques par jour. Aujourd'hui, il n'en envoie plus que 800 environ. « Une économie substantielle! », confirme Pascal Marchesseau.

Le bulletin de paie numérique se démocratise

Les employeurs peuvent légalement émettre des fiches de salaire électroniques depuis 2009. Les documents ainsi numérisés sont archivés par l'entreprise et délivrés aux salariés dans des coffres-forts électroniques.

En se lançant dans la dématérialisation des bulletins de paie, la CCI de Bordeaux se positionne comme l'une des premières administrations semi-publiques de France à adopter le bulletin de paie électronique. Sensible aux problématiques de développement durable (économie d'impressions, de consommables, etc.) et soucieuse d'optimiser ses processus de gestion de paie, cette CCI a ainsi souhaité utiliser une solution lui permettant de traiter de manière automatisée plus de 700 bulletins de paie en moyenne chaque mois.

Depuis que la loi de simplification du droit, en date du 13 mai 2009, autorise la publication des bulletins de salaire dématérialisés, les entreprises et les organisations publiques commencent à intégrer la paie dans leur démarche de dématérialisation. Du coup, les offres fleurissent sur ce marché émergeant. Seules restrictions: le format choisi doit être non modifiable et l'autorisation du salarié est requise. Outre le fait d'entamer une démarche écologique et d'améliorer la productivité d'une tâche administrative sans valeur ajoutée, la dématérialisation de la paie représente une source d'économies pour les entreprises. « Le coût de traitement des bulletins de paie est divisé par plus de 50 % », indique Xavier Lainé, p-dg de Primobox. En effet, l'édition papier d'un bulletin coûte entre 2 et 3 euros, alors que l'édition numérique oscille entre 0,39 et 0,80 euro selon le volume traité. Sont supprimés les coûts liés à l'impression, la mise sous pli et l'affranchissement.

Des solutions faciles à mettre en oeuvre

Fonctionnant en mode SaaS, les solutions comme celles proposées par les éditeurs Novapost ou Primobox ne posent pas de problème de mise en oeuvre. Aucun prérequis n'est nécessaire, à condition d'utiliser un système compatible avec le logiciel de gestion de la paie. Concrètement, le prestataire reçoit les flux d'informations transmis par l'entreprise et découpe le fichier PDF grâce à un outil de lecture et de reconnaissance automatique, afin de séparer chaque bulletin de paie. Une fois la signature électronique apposée et l'horodatage effectué afin de garantir la valeur légale du document, le bulletin de paie est acheminé vers l'entreprise pour archivage (pendant cinq ans) et envoyé au salarié ayant choisi la dématérialisation. « Nous observons chez nos clients des taux d'adhésion de la part des salariés oscillant entre 25 et 90 % selon les cas. C'est très variable suivant la communication interne, la culture de l'entreprise, le niveau d'implication des collaborateurs dans la démarche. Par exemple, chez Canal +, 35 % des salariés ont accepté en trois mois », témoigne Jonathan Benhamou, président de Novapost.

Pour encourager les collaborateurs à accepter la dématérialisation, les prestataires avancent un argument de poids avec la mise à disposition gratuite d'un cofre-fort électronique personnel en ligne et sécurisé, comme la plateforme de CDC Arkhinéo. Xavier Lainé (Primobox) insiste sur le caractère personnel du cofre-fort: les salariés peuvent y stocker gratuitement jusqu'à dix pages par mois et y réunir leurs documents importants (factures principales, relevés bancaires). Ils peuvent également en ouvrir l'accès ponctuellement à leurs banquiers, le temps de réunir les pièces constituant un dossier de demande de prêt par exemple.

Tous les documents RH concernés

Ce type d'outil est également équipé de systèmes d'alertes pour informer le titulaire d'une date d'échéance ou de la fin de validité d'un document. « Il s'agit d'un vrai service à valeur ajoutée, dont nous définissons les conditions d'utilisation avec la direction de l'entreprise cliente, mais aussi avec le comité d'entreprise et les représentants des salariés. Car, plus le nombre de collaborateurs acceptant la dématérialisation est important, plus le retour sur investissement est rentable pour l'entreprise », glisse Xavier Lainé (Primobox). De son côté, le prestataire eFolia a développé une application pour mobile du cofre-fort numérique personnel mis à la disposition des collaborateurs de ses clients. « Ainsi, explique Rui Teixeira Guerra, directeur associé d'eFolia, le salarié peut consulter ses documents où qu'il soit et déclencher un envoi automatique si besoin. » Au-delà de l'édition du bulletin de paie, il est également possible de dématérialiser l'ensemble des documents liés aux ressources humaines. Ainsi, le cofre-fort peut recevoir l'attestation d'embauche de l'employeur, les chèquesvacances, etc. « Nous avons doté notre application d'une infrastructure à clé publique, afin de sécuriser les échanges en émettant en temps réel des certificats électroniques permettant aux utilisateurs de signer leurs documents », ajoute Rui Teixeira Guerra. Le directeur associé d'eFolia croit, au-delà de la dématérialisation des bulletins de paye, à celle « de l'ensemble des documents de ressources humaines, y compris les contrats de travail avec signature électronique. Une demande du marché », assure-t-il.

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Jonathan Benhamou, Nova post

«Le taux d'adhésion des salariés à la dématérialisation des bulletins de paie est très variable chez nos clients et oscille entre 25 et 90 % selon les cas.»

Jean-Philippe Umber, responsable eSolutions, Adecco

Expérience. Adecco France dématérialise les bulletins de paie de ses intérimaires

Depuis que la loi autorise la dématérialisation de la paie, le groupe Adecco a décidé d'en faire profiter ses intérimaires. « Selon un sondage que nous avons organisé en 2009, un intérimaire sur deux souhaitait recevoir son bulletin de paie sous forme dématérialisée », déclare Jean-Philippe Umber, responsable eSolutions du groupe Adecco en France. Pour eux, l'avantage est double: ils disposent de leur bulletin de paie très rapidement et peuvent procéder aux vérifications d'usage du secteur (nombre d'heures et primes). En outre, ils bénéficient d'un espace sécurisé où sont stockés leurs documents.
Quelque 500 intérimaires ont d'ores et déjà accepté la dématérialisation de leur fiche de salaire. « Nous déployons le service progressivement pour en vérifier le bon fonctionnement sur le plan technique. Nous avons mis une hot line à disposition des utilisateurs, qui n'a enregistré que trois demandes d'assistance en quatre mois », se félicite Jean-Philippe Umber. Le groupe Adecco a fait appel à son prestataire éditique Pitney Bowes Asterion car, en 2009, « il y avait peu d'offres sur le marché », ajoute le responsable eSolutions. Quatre mois environ ont été nécessaires pour mettre en oeuvre la solution proposée. « Notre souci est de pouvoir traiter du volume. Alors que nous n'avons déployé la dématérialisation que sur 10 % des agences, notre objectif est de l'étendre demain à l'ensemble du groupe », précise-t-il.

Classer, archiver et conserver en quelques clics!

La dématérialisation des documents dans l'entreprise s'accompagne de contraintes liées à l'archivage. Les solutions sur le marché se concentrent notamment sur les besoins en termes de classement, de consultation et de conservation.

Le distributeur de produits électroniques et électroménagers Media Saturn compte 32 magasins en France et 2 000 collaborateurs. Son activité d'achat et de vente de produits génère des flux importants de documents, dont l'archivage physique a été confié à la société Everial. En revanche, l'entreprise possède son propre système de gestion électronique des documents (GED). Plusieurs centaines de documents sont ainsi traitées au quotidien. Les factures, par exemple, qui doivent être conservées dix ans, sont numérisées, traitées, puis archivées dans le système GED de la société. Les originaux sont hébergés dans le centre de conservation du prestataire. En cas de besoin, une demande de recherche de l'original est effectuée via le site web d'Everial.

Un projet complexe à mener

Si l'archivage électronique est en voie de démocratisation dans les entreprises, il n'en reste pas moins un projet complexe. Et ce, même si certains prestataires essaient de simplifier au maximum la numérisation des documents, à l'image d'Everial qui propose, par exemple, de mettre à disposition de ses clients des bornes de numérisation en location (100 Euros/mois/borne).

Dans les entreprises, l'archivage concerne à la fois les documents physiques, mais aussi ceux qui arrivent déjà numérisés, l'objectif étant de faciliter l'accès, le partage et la conservation de l'information. Avant de monter un projet, les entreprises doivent donc réfléchir à l'organisation de leurs flux. « Le drame des entreprises est que l'information est dispersée. La réorganiser et la centraliser est donc impératif pour prendre les bonnes décisions », martèle Martine Joulia-Cubizolles, directrice générale de Novaxel. Cet éditeur propose ainsi à ses clients un classement « simple mais puissant », basé sur une structure comprenant quatre niveaux virtuels: armoire, rayon, classeur et dossier. En outre, une centaine de plans de classement correspondent à plus de 100 métiers différents. Cette solution n'héberge cependant pas les données et le client devra faire appel à un hébergeur.

L'archivage électronique pose donc un certain nombre de contraintes. La première concerne les ressources technologiques. « La gestion et l'archivage de documents exigent des infrastructures informatiques lourdes, avec un stockage des données sur deux serveurs installés sur deux sites différents, ce qui permet à l'un des deux de prendre le relais en cas de panne de l'autre, sans que l'utilisateur ne s'en aperçoive », explique Philippe Champin, directeur du département numérique d'Everial. Ensuite, il ne s'agit pas simplement de stocker des données, mais d'en garantir la restitution. « Selon les besoins, l'archivage électronique conserve la valeur probatoire d'un document, ainsi que son intégralité », indique Xavier Berloty, directeur général de Locarchives. Tous les types de documents sont potentiellement concernés: les documents nativement légaux (facture électronique, contrat dématérialisé), les documents à valeur probante (copie numérique fidèle et durable) et les documents importants (un plan horodaté par exemple). Si la numérisation est peu coûteuse - il faut compter chez Locarchives entre 0,01 et 0,02 euro par page - la mise en place d'une solution d'archivage se chiffre entre 0,15 et 0,20 euro HT la page, selon la complexité des documents. La prestation inclut le traitement à l'entrée du document (par exemple le contrôle des signatures) et le coût annuel de l'archivage (entre 80 et 120 euros par an et par gigaoctet). Le droit d'accès est facturé en supplément, en fonction du nombre d'utilisateurs habilités. Everial facture 185 euros HT par mois l'utilisation de sa solution en mode SaaS, sous forme d'un abonnement, pour 10 Go stockés, auquel il faut ajouter 45 euros par mois par 10 Go supplémentaires.

S'adapter aux contraintes de chaque entreprise

La mise en oeuvre d'un système d'archivage électronique réclamant un audit des besoins et une réorganisation des flux, Xavier Berloty (Locarchives) recommande à ses clients de « commencer par un type de documents, les bons de commandes par exemple, afin de se familiariser avec l'outil ». L'accompagnement en amont est d'autant plus important que, s'il existe des noyaux communs, les systèmes s'adaptent aux contraintes de chaque entreprise. « Les interfaces sont spécifiques selon la typologie des documents et les procédures à respecter pour gagner en intuitivité », indique Lionel Husson, responsable de l'of re Spark Archives de Klee Group. Pour aider les entreprises dans le choix des prestataires, la Fédération nationale des tiers de confiance (FNTC) a créé un label garantissant l'inter opérabilité des systèmes. Pour Vincent Jamin, administrateur de la FNTC, « c'est notamment l'assurance pour l'entreprise de pouvoir porter son fonds documentaire chez un autre prestataire sans souci ».

@ LOCARCHIVES

L'archivage électronique rencontre un succès croissant auprès des entreprises mais nécessite une infrastructure informatique adaptée.

Philippe Champin, Everial

L'archivage de documents exige des infrastructures informatiques lourdes, avec un stockage des données sur deux serveurs installés sur deux sites différents. »

Olivier Avril, responsable achats, Ordre national des médecins

Expérience. L'Ordre national des médecins se dote d une solution d'archivage électronique

Depuis six mois, 15 postes de travail au sein de l'Ordre national des médecins sont équipés de la solution d'archivage électronique proposée par l'éditeur Novaxel. Le besoin de l'organisation: classer et stocker tout type de documents (Word, Excel, mais aussi des plans, des photos, etc.) sur un même outil. Olivier Avril, le responsable des achats, a retenu la solution de Novaxel afin de bénéficier de fonctions particulières comme « un visualisateur permettant de consulter des documents, quelle que soit leur nature, sans ouvrir l'application ». Autres fonctionnalités apparues comme « indispensables »: le moteur de recherche, « pratique et puissant », ou encore la possibilité de classer un même document dans deux dossiers différents via un lien cliquable renvoyant au document, sans avoir besoin de le recopier. « Une fonction appréciable au plan informatique, car le lien ne pèse rien », précise Olivier Avril. Selon ce dernier, la prise en main de l'outil a été relativement simple: une journée d'audit pour mettre à plat l'organisation et le classement des documents et une autre pour la formation. Aujourd'hui, le responsable des achats affirme travailler dans de meilleures conditions. « J'ai une assistante dont le bureau est situé à un autre étage. Grâce à notre archivage électronique, nous avons tous les deux accès à l'armoire «achats» sans nous déplacer », explique-t-il. Le responsable des achats projette de basculer, dès 2011, la gestion du courrier dans la chaîne Novaxel, un moyen pour lui de ne plus supporter le coût élevé de la maintenance de sa solution courrier actuelle.

Sécurité des données: procédures et mots-clés

En traçant les échanges d'informations, la dématérialisation évite naturellement les pertes. Pour autant, elle ne peut se passer de solutions de sécurité garantissant l'authenticité des documents et l'identification des émetteurs.

»Nous avons mis en place les certificats SSL (Secure socket layer, NDLR) de CertiNomis sur notre serveur, pour garantir des échanges sécurisés. Les délais très courts (48 heures) ainsi que la facilité d'installation de ces certificats nous ont permis d'avancer rapidement dans l'élaboration de notre projet », témoigne Arnaud Soulas, responsable de la production chez Edifret, un éditeur de logiciels dans le secteur du transport ferroviaire de marchandises. L'objectif de l'entreprise: sécuriser le portail Clic Services dédié aux clients du fret SNCF. Le certificat de serveur SSL de CertiNomis garantit en effet la confidentialité et l'intégrité des données échangées entre les clients du fret et le site web. Les informations relatives à leur commande de transport, facturation, pièces justificatives ou l'édition des «lettres de voiture» peuvent ainsi être dématérialisées en toute sécurité.

La dématérialisation des documents implique la mise en place d'une chaîne de confiance. L'émetteur s'authentifie via un certificat électronique, il garantit l'intégrité du document en apposant sa signature et horodate le document avant de l'archiver dans un coffre-fort électronique. « Un document qui suit cette procédure n'est pas modifiable, confirme Nathalie Schlang, directrice marketing de CertEurope. Le document reçu est conforme au document envoyé, aucune donnée n'a pu être modifiée. » Les enjeux ne sont pas neutres. Selon la loi du 13 mars 2000, l'écrit sous format électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité.

Sécuriser également les accès

@ FOTOLIA / LD

Reste que la sécurité ne concerne pas seulement le stockage de l'information, mais aussi les flux. Olivier Zanon, directeur des opérations de Fedaso, société spécialisée dans le traitement des flux documentaires, estime que le niveau de sécurité est bien meilleur dès lors que les documents sont dématérialisés dans l'entreprise, « car l'information est localisée sur des serveurs, au lieu d'être éparpillée dans les bureaux ». Pour ce dernier, il est très important de mettre en oeuvre des systèmes de contrôle d'accès. Dans la pratique, il faut définir des niveaux d'accès, nommer des groupes d'utilisateurs ou créer un réseau virtuel ayant accès à un serveur, non visualisable par les collaborateurs non autorisés. Tous les outils de gestion électronique de documents offrent des possibilités en la matière, avec plus ou moins de fonctionnalités.

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Nathalie Schlang, CertEurope

«Avec la mise en place d'une chaîne de confiance, un document reçu est conforme au document envoyé, aucune donnée n'a pu être modifiée.»