De l'utilité de la carte logée
Cette carte d'achat spécial voyages permet d'automatiser le traitement des factures émises par les voyagistes, et de bénéficier de tableaux de bord précis sur les déplacements professionnels des collaborateurs de l'entreprise. Son déploiement ne prend que trois semaines.
Je m'abonne
@ STOKBYTE/CD
La théorie
- Payer son agence de voyages, toutes les entreprises savent le faire. Mais bien la payer, c'est une autre affaire. Les entreprises reçoivent en général plusieurs dizaines de milliers de factures par an, dont 95% sont inférieures à 10000 euros. Par ailleurs, une étude menée en 2006 par Ipsos, pour le compte d'Airplus, a montré que 61% des entreprises françaises recevaient encore leurs factures sous format papier uniquement. Leur traitement se révèle ainsi très fastidieux. Une solution permet pourtant d'optimiser ce processus: la carte logée. Celle-ci est éditée au nom de l'entreprise et déposée dans la ou les agences de voyages de la société. La gestion des réservations est toujours du ressort des voyagistes. En revanche, le décompte des réservations passe par l'éditeur de la carte logée.
Pour simplifier, il s'agit d'une carte d'achat spécialement dédiée aux voyages d'affaires qui présente plusieurs avantages. Tout d'abord, un gain de temps appréciable pour l'intégration automatique des factures dans le progiciel de gestion de l'entreprise. Les collaborateurs peuvent ainsi être réaffectés à des tâches à plus forte valeur ajoutée que la simple saisie de factures. Idem pour les agences de voyages, ce qui représente au passage une opportunité de renégocier à la baisse le coût appliqué à chaque transaction. Enfin, l'entreprise bénéficie d'un certain nombre de services associés: nouvelles couvertures d'assurance pour les voyageurs, accès à un outil de reporting en ligne, ce qui permet notamment de consolider les factures issues de plusieurs agences de voyages, etc.
La pratique
- La mise en place d'une carte logée est relativement simple. D'abord parce qu'il y a peu d'acteurs sur ce marché (Airplus et American Express). Ensuite parce que la mise en oeuvre technique est relativement simple. Le faible nombre d'acteurs sur ce marché ne doit pas soustraire l'entreprise à un comparatif des solutions proposées. Deux sont possibles: lancer une consultation dédiée à la carte logée ou profiter d'un appel d'offres relatif au choix de sa future agence de voyages pour exiger le paiement des transactions via une carte logée. Dans ce dernier cas, les agences répondront alors en s'associant à un prestataire. Le principal critère de choix portera sur les fonctionnalités offertes en matière de reporting. D'autres points peuvent aussi faire la différence, comme l'acceptation ou non des factures relatives aux compagnies low cost.
Pour le déploiement de la carte logée, il faut compter trois semaines après signature de tous les documents administratifs (formulaire de souscription, conditions générales...) au travers de six étapes principales: création de la carte logée, réunion de paramétrage avec le service comptabilité, communication à l'agence de voyages du numéro de la carte logée et de ses paramètres, démarrage de la facturation sur la carte logée, arrêté des données reçues et production du premier relevé, réception du relevé et debriefing. A noter que des évolutions sont attendues dans les mois à venir pour payer les dépenses hôtelières.
En collaboration avec Christophe Drezet, du cabinet Epsa
Les points-clés à retenir
- La carte logée automatise le traitement des factures émises par les agences de voyages.
- L'optimisation des processus internes est une opportunité de renégocier le coût par transaction, facturé par l'agence de voyages.
- Les principaux critères de sélection d'une carte logée reposent sur les fonctionnalités de reporting proposées par les différents opérateurs.
