Construire sa politique d'archivage
Le choix d'un bon support de stockage doit se faire en fonction de sa durée de vie, de la durée légale d'archivage, de la fréquence d'utilisation mais aussi du coût de l'archivage.
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Par Alexandra Augé, responsable du développement de Sérénia, cabinet-conseil spécialisé dans l'optimisation des achats directs et indirects, et dans l'externalisation des achats et de la recherche d'avoirs.
Si l'on se fi e aux recommandations de la Cnil, les supports de stockage doivent être diversifiés en fonction de la nature des données à conserver. Le Code du patrimoine propose une nomenclature avec les archives dites «courantes» (documents actifs, révisables, etc.), les archives «intermédiaires» (données fiscales, sociales et comptables, etc.) et les archives «définitives». Les documents papier ou dématérialisés devront être conservés selon les durées légales applicables.
Pour les documents régulièrement consultés ou si l'entreprise n'a pas énormément de documents à stocker, il est conseillé d'opter pour une solution en interne grâce à un serveur sécurisé, par exemple. Mais attention, il faudra prendre en compte le coût de la destruction des documents. En revanche, pour les documents à sauvegarder plus de cinq ans ou si l'entreprise possède une quantité importante de documents à stocker, vous pourrez avoir recours à un prestataire spécialisé dans le stockage avec des systèmes de sécurité.
Elaborer un cahier des charges techniques
Pour mettre en place une politique d'archivage, l'acheteur doit identifier les besoins de l'entreprise et établir une liste des documents qu'il faudra classer. Dans le cadre d'une dématérialisation, un audit préalable permet de schématiser les différents circuits de traitement pour chaque type de document (archivage simple ou probant, signature électronique ou non, etc.). Puis, il est conseillé de réunir la direction des services juridique, informatique, achats, et archivage/documentation. L'acheteur devra détailler le cahier des charges techniques. Dans le cadre d'un archivage électronique, l'acheteur devra également faire appel à différents prestataires: un premier pour la partie matériel (serveur, par exemple), un éditeur pour une solution logicielle et un éditeur spécialisé. L'entreprise peut également faire le choix d'un tiers archiveur.
Après étude des propositions, le choix du prestataire ne doit pas se faire uniquement sur un critère de prix, car l'aspect juridique est extrêmement important dans l'archivage. En effet, le risque principal est la perte des données si la solution d'archivage n'est pas fiable et pérenne. De plus, l'entreprise doit pouvoir justifier à tout moment de l'authenticité des documents et données. Les prestataires doivent pouvoir certifier l'authenticité des documents grâce à l'horodatage, la signature électronique et la traçabilité. Ainsi, il est conseillé d'établir une matrice qui met en relation les risques de chaque solution et le coût qui lui est associé. Dès lors, il convient de choisir la solution d'archivage qui concilie le prix et la minimisation du risque. Enfin, dans le cadre d'une solution d'archivage électronique, il faudra également prendre en compte des critères organisationnels (maîtrise des répétitions, destruction des documents inutiles, etc.).
Les clés
- Etablir une liste des documents à classer - Evaluer le coût de la destruction des documents - Arbitrer entre archivage en interne ou recours à un prestataire externe - Définir une politique d'archivage.
