Communiquer autour d'une nouvelle stratégie d'achats publics

La bonne application d'une nouvelle politique achats au sein d'une organisation, qu'elle soit publique ou privée, repose sur trois leviers complémentaires: la formation, le reporting et la communication. Sur ce dernier point, l'élaboration d'un véritable plan d'actions, aussi bien interne qu'externe, est donc un levier indispensable pour sensibiliser les acheteurs, les prescripteurs, les élus ou encore les fournisseurs. Pourtant, dans la pratique, cette étape est souvent négligée et ne repose pas sur une méthodologie rigoureuse. Or, la communication est un art délicat qui nécessite une grande préparation.

Pour élaborer un plan de communication interne efficace, il est tout d'abord nécessaire de formaliser ses objectifs: quels sont les points essentiels de la nouvelle politique achats qui doivent être appliqués en priorité? Qui veut-on toucher? A partir de quand? Parallèlement à cela, il faut identifier les principaux acteurs du processus achats au sens large (tel ou tel responsable de marché, importants prescripteurs internes, etc.) et les impliquer en amont dans l'élaboration du plan au sein d'une équipe projet. Ainsi, la mise en oeuvre de ce dernier doit être planifiée, charge à un responsable de projet de tenir les objectifs, le budget consacré et les délais.

Définir les messages-clés

Ensuite, il convient de définir les messages-clés à faire passer et d'identifier les freins potentiels. Une erreur classique est de ne pas prendre en compte les spécificités de chaque communauté au sein d'une même organisation (élus, top management, etc.). Résultat, une communication pourra très bien être adaptée à une cible... mais pas à une autre. C'est particulièrement vrai en matière de commande publique où les impératifs juridiques peuvent parfois brouiller les messages autour des objectifs économiques inhérents à la fonction achats.

Une fois cette étape réalisée, il faut choisir les vecteurs de communication adéquats: présentations orales (réunions d'information, séminaires) et/ou supports écrits (plaquettes, fiches pratiques, newsletters, etc.). Si le numérique est incontournable, les supports papier apparaissent tout de même indispensables et ne doivent pas être écartés. Le soutien d'un élu lors de la diffusion des messages et des supports est évidemment recommandé. Enfin, il est nécessaire de mesurer l'impact du plan de communication tel qu'il a été défini, par exemple à travers le taux d'adoption d'une nouvelle pratique achats. Ainsi, des indicateurs de performance objectifs doivent être élaborés très en amont. Ils permettront de communiquer sur des succès et d'ajuster la communication dans le temps, de corriger d'éventuelles erreurs et d'insister sur certains messages qui ne seraient pas bien passés. Cette mesure de la performance est parfois négligée, voire totalement absente du plan de communication initial. Une erreur qui revient à lancer une bouteille à la mer.

David Moore

David Moore intègre Factea en 2005 dont il devient, en 2009, le directeur de la practice achats publics. En 2010, il est l'un des fondateurs de Factea Public dont il est, aujourd'hui, président.