Comment établir une nomenclature achats
Définir une nomenclature achats est un exercice essentiel mais complexe. La difficulté? Se projeter dans le futur pour savoir si la nomenclature sera pertinente. Quelques principes doivent être respectés.
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E.R.I.C.S. associes est un cabinet de conseil qui intervient exclusivement dans le domaine des achats Ses consultants travaillent sur les pratiques achats, des achats opérationnels, la gestion des ressources humaines (recrutement) et la formation aux achats
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Les points-clés
La définition de la nomenclature est primordiale, dans la mesure où la politique et la stratégie achats de l'entreprise vont se calquer sur elle.
La nomenclature achats doit être la plus fine possible au départ, et offrir la possibilité de regrouper certaines catégories par la suite.
La création de «sous-familles de base» permet d'identifier rapidement les fournisseurs stratégiques de l'entreprise.
La théorie
@ Getty Images
Le premier but dune nomenclature est, par essence, de classer les achats les uns par rapport aux autres. Logiquement, ce tri se fait en fonction de la nature même des achats (informatique, fournitures, prestations intellectuelles...) et permet d'identifier les catégories les plus importantes en termes de valeur et de volume. A ce stade, une première classification est traditionnellement opérée selon la méthode «A, B, C»: les achats considérés comme stratégiques appartiennent à la classe A, ceux qui le sont moins à la classe B, les achats à plus faible valeur ajoutée étant placés dans la classe C. Bien entendu, une nomenclature achats ne s'arrête pas à cette classification tripartite et il appartient à l'entreprise de définir la répartition la plus fine possible, quitte à procéder à des regroupements par la suite.
La bonne définition de la nomenclature est primordiale, dans la mesure où la politique et la stratégie achats de l'entreprise vont se calquer sur elle. Des leviers vont être identifiés par rapport à telle ou telle famille, l'attention sera portée sur un segment d'achats plutôt qu'un autre, des catégories jugées à faible valeur ajoutée seront externalisées, etc. Dans certaines entreprises, la nomenclature retenue servira également de base à l'organisation des achats. A chaque catégorie d'achats identifiée correspondra par exemple un acheteur famille. Enfin, dans les organisations les plus matures, la nomenclature achats permet d'identifier les prestataires de référence, capables de répondre à l'ensemble des besoins à l'intérieur d'une même famille.
La pratique
D'une manière générale, une nomenclature adéquate est constituée d'au moins 200 sous-familles d'achats. Dans la sphère des achats hors production, le nombre de catégories est compris entre 80 et 140 segments d'achats. Au sein d'une même famille, deux niveaux sont habituellement requis, dont une «sous-famille de base» qui permet de regrouper les achats effectués auprès d'un fournisseur stratégique pour davantage d'efficacité dans l'analyse des données. Ces dernières sont regroupées à partir des codes fournisseurs présents dans le système comptable de l'entreprise.
La stratégie achats influe grandement sur la nomenclature choisie. Cette dernière devra se montrer suffisamment souple pour prendre en compte, notamment, la globalisation, les effets de volume et la réduction du nombre de fournisseurs. Les regroupements de plusieurs catégories doivent être possibles pour gagner en lisibilité, d'où l'intérêt de la catégorie «sous-famille de base» qui correspond, en réalité, à un seul fournisseur stratégique. Cela implique une bonne connaissance des marchés et, parfois, une mini étude de marketing achats. Une relecture ligne à ligne est alors nécessaire pour vérifier l'opportunité des regroupements effectués. Concernant enfin les achats ponctuels ou spécifiques, la nomenclature retenue doit se montrer suffisamment claire et éviter de rentrer dans un jargon trop technique, au risque de devenir illisible.
