Comment concilier imprimantes bureautiques et multifonctions

@ KONICA MINOLTA

Faut-il centraliser tous les flux d'impression uniquement sur des multifonctions (MFP) ou est-il judicieux de conserver aussi des imprimantes bureautiques? Pour Laurent Besnard, directeur de CLB Conseils, cabinet spécialisé dans l'optimisation des coûts bureautiques, l'entreprise doit commencer par analyser les besoins de ses collaborateurs. Il revient alors à la direction des systèmes d'information (DSI), en partenariat avec le service achats, de procéder à un état des lieux, sous forme d'audit dans chaque service. En effet, les MFP, tout comme les imprimantes, ne peuvent pas répondre à tous les besoins.

L'audit s'intéressera à la composition du parc, aux différents contrats de maintenance et aux achats de consommables. En parallèle, il est judicieux d'analyser les comportements des utilisateurs. Ce contrôle s'effectue grâce à la mise en place sur le réseau de l'entreprise d'un logiciel de «tracking». Il est ainsi possible de savoir qui imprime quoi et à quel rythme. Par le biais d'une interface web, l'administrateur identifie les machines sur le réseau et les surveille en temps réel. Les habitudes d'impression des clients internes sont alors identifées et mises en perspective avec leurs besoins. La DSI peut ainsi déterminer les règles d'utilisation et calculer facilement le coût par utilisateur, par service ou par point d'impression. Une fois cette étape réalisée, l'entreprise est alors en mesure de définir la composition exacte de son parc d'impression en vue notamment de réduire ses coûts.