Choisir son imprimante laser couleur
Bien analyser ses besoins internes permet de construire un cahier des charges précis et de choisir le matériel le mieux adapté. La solution retenue doit se déployer rapidement et rester évolutive, permettant ainsi de réaliser des économies significatives.
Je m'abonnePlus abordables et plus polyvalentes, tel est le credo des imprimantes laser couleur individuelles pour se faire une place dans les bureaux des entreprises. «La baisse des prix a été amorcée significativement par les constructeurs dès 2004», remarque Noémi Masset, analyste sur le segment des imprimantes, scanners et consomma bles au sein de GfK Marketing Services France. Le prix des imprimantes laser couleur est, en effet, passé en moyenne de 1 200 euros en 2004 à 668 euros HT en 2007, soit une baisse de 25% en qua tre ans. Résultat, les volumes ont pro gressé de 19,4% sur la même période. «Néanmoins, les imprimantes laser couleur sont encore perçues comme relativement coûteuses, notamment pour les consommables, ce qui fait que le marché n'est pas encore arrivé à maturité», précise Noémi Masset.
@ Konika Minolta
L'uitlisation de la couleur peut être réservée à certains services de l'entreprise ou disponible en option.
Aussi, pour faire le bon choix, il faut avant tout procéder à un véritable audit des besoins internes. «Quels que soient leur taille et leur métier, les entreprises doivent procédera un audit complet afin d'identifier leurs différentes problématiques internes, indique Patrick Borello, directeur commercial France de Tally Genicom. Très souvent, elles ne connaissent ni leur parc existant, ni les consommations engendrées, alors que le budget induit par les imprimantes et les consommables peut représenter jusqu'à 3%de leur chiffre d'affaires!». Ainsi, pour les PME, «l'imprimante laser couleur va servir d'outil de promotion et de communication, avec un usage arts graphiques en plus de la bureautique, pour l'édition de plaquettes, de petites affiches, de PLVoude cartes de visite», note Grégory Cazaux-Montou, chef de produit imprimante laser couleur chez Hewlett-Packard.
Dans des structures plus grosses, ces imprimantes seront surtout demandées par les services marketing et communi cation, où la couleur joue un rôle non négligeable dans la mise en page des documents. Certains types de métiers sont également plus consom mateurs: «Par exemple, pour un distributeur de produits bruns-blancs, le code couleur indiquant la consommation énergétique d'un pro duit est devenu une contrainte réglementaire obligeant une impression couleur par article», explique Alain Mestriaux, chef de produit chez Lexmark. D'où le recours préconisé à des modèles d'imprimantes pouvant être installées en réseau pour un petit groupe d'utilisateurs définis, plutôt que d'opter pour une impri mante individuelle, souvent trop restrictive par rapport aux besoins de l'entreprise.
Noémi Masset, GfK
«Les imprimantes laser couleur sont encore perçues comme relativement coûteuses.»
Choisir un matériel adapté
De nombreux critères vont entrer en compte dans le choix de la bonne impri mante. Le prix, aussi bien de l'imprimante que des consommables, est bien évidemment déterminant, mais loin d'être toujours pertinent. «Entre autres, il faut vérifier les dimensions, l'accès frontal ou non aux consom mables, les niveaux sonore et thermique, la vitesse et la qualité d'impression, le choix des drivers et des fonctionnalités associées, etc.», énumère Nathalie Cottenot, chef de programme multifonctions mono & imprimantes chez Xerox Office France. Ainsi, la vitesse d'impression, exprimée en pages par minute (ppm), est importante. «Mais il faut aussi prendre en compte le temps d'impression de la première page, une fois l'imprimante prête plutôt qu'à partir de son temps de veille, ce qui implique un temps de préchauffage le plus réduit possible», souligne Grégory Le Bot, chef de produit chez Canon. La majorité des documents imprimés n'excédant pas quelques pages, une vitesse d'impression rapide est moins pertinente qu'un délai très bref d'impression de la première page. D'autant que, plus le temps de préchauffage est court, moins l'appareil sera consommateur d'énergie.
Ensuite, il est nécessaire de porter une certaine attention aux différents paramé trages de l'imprimante. Le noir et blanc et le recto verso doivent être privilégiés pour les impressions par défaut. L'utilisation de la couleur sera réservée à certaines personnes dans l'entreprise ou dis ponible en option. Dans ce dernier cas, l'utilisateur devra lui-même paramétrer l'imprimante avant chaque impression. Des logiciels, souvent fournis gratuitement, permettent de régler ces paramè tres. «La mise en place d'un système ouvert doit conduire à responsabi liser les utilisateurs quant aux choix de leur impression», avertit Gérard Bouhanna, directeur commercial et marketing d'Oki Printing Solutions. Certains constructeurs offrent la possibilité de subordonner l'im pression couleur à un code d'accès, ou permettent de paramétrer l'impression couleur selon le type de documents à imprimer: «10% d'entre eux sont issus des logiciels de messagerie, pour lesquels la couleur n'est pas essentielle», illustre Grégory Cazaux-Montou.
La qualité d'impression, en test ou en brouillon par exemple, peut aussi être pré configurée pour réduire la consommation d'encre. De même pour l'impression recto verso ou l'utilisation de papier recyclé. «Il s'agit à la fois d'avoir un impact direct sur les coûts d'impression par page, et de réduire les coûts écologiques induits, sachant que les documents imprimés ont une durée de vie de plus en plus courte», explique Alain Mestriaux.
Gérard Bouhanna, Oki Printing Solutions
« Les utilisateurs doivent être responsabilisés, notamment quant à l'utilisation ou non de la couleur pour leurs impressions.»
Analyser les services proposés
Enfin, les différents services proposés par les fabricants ou les revendeurs doivent eux aussi faire l'objet d'un examen attentif, en particulier la garantie constructeur (un an, le plus souvent) et l'assistance techni que. «80% des problèmes sont résolus par notre hotline dédiée», indique Gérard Bouhanna. Sachant que plus le produit propose de solutions simples (telles que la détection des problèmes, une interface claire, des interventions classiques simpli fiées comme pour changer les consom mables), plus les frais sont réduits.
Il faut également vérifier que l'installation et le déploiement de nouvelles impriman tes répondent au dispositif informatique en place (la compatibilité des imprimantes à des Mac, par exemple). D'autre part, les interfaces choisies doivent pouvoir aisément se déployer selon le contexte. Si un parc restreint en réseau d'une vingtaine de machi nes ne présente a priori aucune difficulté majeure, l'implantation d'imprimantes dans un réseau admi nistré nécessite au contraire des solu tions ad hoc, voire l'intervention technique du fabricant.
