Choisir le bon financement pour sa flotte d'entreprise

 

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Toutes les entreprises ne disposent pas d'une flotte automobile à leur nom. Certaines préfèrent opter pour le remboursement des frais kilométriques de leurs salariés nomades. La plupart du temps, c'est le barème fiscal, celui qui est indiqué dans les déclarations fiscales des revenus, qui est utilisé. Cela étant, rien n'empêche l'entreprise de proposer un autre tarif, négocié avec les salariés. Si ce dernier est plus élevé que le barème officiel, il faudra alors prouver sa validité en tenant compte des coûts justifiés par les collaborateurs. L'écart sera reclassé en avantage en nature. Le remboursement des frais kilométriques offre de multiples avantages pour l'entreprise comme pour les collaborateurs. A commencer par la simplicité des règles établies, facilement assimilables par tous.

Du côté des entreprises, il permet d'éviter l'immobilisation de ressources financières dans l'acquisition de véhicules. Les indemnités kilométriques exonèrent également les organisations du coût de gestion et des risques liés à l'utilisation des véhicules, lesquels sont entièrement supportés par les salariés. Cela permet aussi de s'affranchir de la gestion des contraventions pour stationnement irrégulier et excès de vitesse qui constituent une source de problèmes dans le cas de flotte de véhicules sociétés. Chez Alcatel, par exemple, plusieurs salariés ont pour mission de distribuer les différents types d'amendes aux conducteurs ayant commis ces infractions.

Du côté des collaborateurs, ce système laisse une liberté totale dans le choix du véhicule. Pour les gros rouleurs, les indemnités kilométriques peuvent représenter un complément de rémunération non négligeable. A contrario, c'est l'entreprise qui supporte un coût financier important en cas de forts kilométrages annuels.

Mais, dans de nombreuses entreprises, la puissance fiscale et donc le remboursement associé sont plafonnés. Ne pas maîtriser le choix du véhicule peut entraîner certaines aberrations concernant la motorisation mais aussi l'inadéquation entre le modèle et la mission du salarié. Ce n'est pas à l'entreprise d'assumer les surcoûts liés aux personnelles comme l'utilisation d'une voiture sportive ou d'un véhicule tout-terrain lorsqu'il n'existe pas de justification professionnelle à l'utilisation d'un tel véhicule. De plus, le kilométrage est purement déclaratif. Or, différentes études montrent que les salariés surestiment d'environ 20 % leur kilométrage, ce qui entraîne un surcoût pour l'entreprise. Toutefois, le GPS du véhicule ou des solutions s'appuyant sur des systèmes d'information géographique automatisent et fiabilisent la comptabilisation des kilomètres effectivement parcourus. Comment? Ces solutions de gestion de flotte clés en main permettent aux entreprises de localiser leurs véhicules et d'en suivre l'activité dans tous les pays d'Europe. Chaque véhicule équipé d'un GPS intégrant un module de communication mobile envoie, sans intervention humaine, les informations sur une plateforme informatique dédiée. Les conducteurs n'ont pas à intervenir. De son côté, l'entreprise dispose d'un portail dédié qui lui permet de gérer sa flotte de véhicules, d'optimiser les itinéraires, d'automatiser le calcul des coûts et d'améliorer la maintenance préventive des véhicules.

Autre inconvénient des indemnités kilométriques: l'impossibilité, pour la société, de contrôler la disponibilité du véhicule du salarié, dans le cas d'une révision, par exemple. Quant au barème, il est le plus souvent considéré par les salariés comme insuffisant et par l'employeur comme trop élevé, ce qui peut être source de conflits sociaux. D'un point de vue plus commercial, l'entreprise ne maîtrise ni l'état ni l'apparence de la voiture du collaborateur, ce qui peut nuire à son image. Enfin, les risques de redressement par l'Urssaf sont réels, si l'entreprise prend en charge tout ou partie des frais fixes, si les kilométrages sont non justifiés et non contrôlés et si le kilométrage annuel parcouru par le salarié dépasse les 20 000 kilomètres. De plus, selon la loi de finances 2006, complétée par le projet de loi de finances pour 2012 présenté par François Baroin et Valérie Pécresse en septembre 2011 en Conseil des ministres, l'entreprise doit payer la taxe sur les véhicules de société (TVS) pour les véhicules des collaborateurs, en fonction des kilomètres déclarés. Si le salarié choisit un véhicule fortement motorisé, dépassant par exemple 200 g d'émissions de CO2 par kilomètre, l'entreprise sera financièrement pénalisée.

Les indemnités kilométriques sont simples à mettre en place et sont adaptées à une utilisation professionnelle limitée du véhicule. Dans le cas contraire, l'entreprise a intérêt à fournir des véhicules aux salariés.

Acheter sa flotte automobile en propre

Une entreprise peut acheter des véhicules en propre, comme n'importe quel particulier. Cette solution lui assure une totale maîtrise dans le choix des modèles.

Quand l'entreprise est propriétaire de ses véhicules, ces derniers participent à sa valorisation globale. Elle peut également avoir recours au mécanisme d'amortissement et donc déduire de ses impôts une partie de cet investissement chaque année. Néanmoins, l'achat en propre entraîne un alourdissement du bilan: il immobilise la trésorerie, alors que celle-ci pourrait être utilisée à d'autres fins. C'est encore plus vrai dans le cadre de la nouvelle réglementation Bâle 3. Celle-ci mesure le ratio des capitaux propres sur la dette de l'entreprise. L'achat d'une flotte de véhicules va affaiblir la solvabilité théorique de l'entreprise et donc sa notation financière ainsi que sa capacité d'emprunt.

De plus, l'entreprise gère son parc automobile. Elle endosse alors le risque d'une mauvaise valorisation du véhicule à la revente, en fin de vie. Or, cette fin de vie est parfois extrêmement lointaine. Cela entraîne alors une augmentation des coûts de détention et d'entretien du parc roulant. Ce dernier est indispensable pour préserver l'image de la société. Il faut idéalement que chaque véhicule soit nominativement attribué. Le véhicule en «self-service» est généralement malmené et les contraventions ont tendance à s'abattre sur lui...

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Marque et modèle du véhicule: les bons critères de sélection

En fonction du nombre de kilomètres prévisionnels par an et/ou de la fonction de l'utilisateur dans l'entreprise, il faudra définir les conditions de choix des options. Un collaborateur peut sélectionner des options sous certaines conditions et suivant certains montants. Par exemple, un collaborateur qu souhaite ajouter une option d'un montant de 1 000 euros, l'entreprise peut prendre en charge 300 euros. Le conducteur payera le reste ou optera pour un modèle inférieur afin de compenser la différence de prix par des options. Il est également important de négocier les conditions d'entretien auprès du loueur.

La location avec option d'achat

La location avec option d'achat (LOA) nécessite de définir la politique de renouvellement ou les options d'achats, voire les deux, suivant le véhicule et la fonction du collaborateur. Il ne faut pas perdre de vue qu'un véhicule de fonction représente une part d'avantage en nature.

Identique au crédit-bail bien connu des entreprises, la location avec option d'achat (LOA) est un contrat de financement avec une option permettant le rachat du véhicule par le conducteur-utilisateur ou l'entreprise. Principal avantage pour l'entreprise: elle évite d'immobiliser des actifs pour disposer de véhicules. Il est également possible d'optimiser ce mode d'acquisition du point de vue fiscal, en jouant avec le premier loyer majoré, le dépôt de garantie et la faible valeur résiduelle des véhicules. C'est aussi un élément de motivation des collaborateurs ainsi qu'une garantie de «bon traitement» du véhicule. L'entreprise peut racheter les véhicules mais il s'agit surtout de rachat anticipé et quasiment jamais de rachats au-delà de l'échéance contractuelle initiale. A noter que plus elle le fera rapidement, plus cela lui coûtera cher. Il est donc nécessaire de vérifier les clauses concernant le rachat avant la signature pour en connaître précisément tous les termes.

Mais, la location avec option d'achat, solution souvent privilégiée par les experts-comptables, ne possède pas que des avantages. A commencer par le coût total d'acquisition des véhicules, qui est naturellement supérieur à l'achat au comptant, avec des écarts qui peuvent parfois devenir importants. Quant aux loyers, qui n'apparaissent pas dans le bilan, ils peuvent fausser l'état réel de la santé de l'entreprise. Tout comme pour l'achat en propre, l'entreprise gère sa flotte et en particulier sa fréquence de renouvellement. Le parc va bien sûr vieillir, conséquence directe de l'usure de la flotte: une augmentation du coût d'entretien et potentiellement une image de marque dévalorisée.

Le recours à la LOA ne dispense pas totalement le salarié d'une déclaration au fisc d'avantage en nature dès lors que celui-ci utilise aussi le véhicule à des fins personnelles (trajet le matin pour se rendre sur son lieu de travail, utilisation du véhicule pendant les week-ends ou les congés). Signalons qu'à ce titre, certaines entreprises ont choisi de faire supporter 28 % (équivalent week-end) du coût de la LOA à leurs salariés.

L'achat de carburant

Il convient de traiter en même temps le sujet d'achat de carburant qui ne fait pas partie de tous les contrats de LOA et sur lequel les dépassements de budget sont fréquents. Les «loueurs» proposent en général une solution de gestion qui intègre les plus grands réseaux pétroliers. Chaque conducteur reçoit la carte carburant du ou des pétroliers choisis pour régler ses approvisionnements et éventuellement ses achats dans les différentes stations des réseaux agréés. Les consommations des cartes carburant sont ainsi refacturées en même temps que les loyers de location longue durée. Un état détaillé des prélèvements est joint à la facture. Il doit préciser pour chaque véhicule: le lieu, la date et les quantités de carburant pris.

La location longue durée

Il s'agit pour l'entreprise d'externaliser la fourniture des véhicules auprès d'un prestataire, une société de location longue durée (LLD). Différents contrats existent, allant de la simple fourniture et reprise des véhicules en fin de contrat, jusqu'à la prise en charge de l'entretien (y compris les pneus pour une sécurité optimale du collaborateur), ainsi que des services associés comme la fourniture d'un véhicule de remplacement. Il faut en effet penser à négocier dans le contrat la mise à disposition d'un véhicule de remplacement en cas d'immobilisation du véhicule d'entreprise. Cette prestation est un complément de la prestation d'assistance.

Grâce à leur expertise et leurs conseils, les sociétés de location longue durée peuvent également jouer un rôle important dans le choix des véhicules les plus appropriés à l'activité de l'entreprise. Ayant toutes une excellente connaissance de la fiscalité et de la réglementation, elles permettent à l'entreprise cliente d'optimiser ou d'externaliser la gestion de son parc de véhicules. En outre, étant donné qu'il s'agit d'un contrat commercial entre l'entreprise et le loueur, il n'y a pas d'immobilisation d'actifs: ils restent ainsi intégralement disponibles pour les investissements de l'entreprise. Le principe de loyer permet aussi un lissage des coûts du parc de véhicules, évitant les à-coups de trésorerie et offrant la possibilité de réaliser des prévisions budgétaires plus facilement. De plus, l'entreprise n'endosse pas les risques liés à la revente des véhicules en fin de contrat puisque ceux-ci sont repris et revendus directement par le loueur. A noter que certains loueurs proposent aussi la souscription d'assurance automobile tous risques couvrant les dommages causés au véhicule, quel qu'en soit le responsable, et même si ce dernier n'est pas identifié.

Pour autant, les contrats de location peuvent être extrêmement contraignants pour l'entreprise, notamment au niveau de la durée et du kilométrage prévus. Le plus contraignant est sans conteste le kilométrage moyen. Celui-ci est précisé dans le contrat et doit être scrupuleusement respecté sous peine de coûts «hors forfait» supplémentaires souvent prohibitifs. Cela étant, conscients du problème, les prestataires offrent souvent des solutions à leurs clients, comme le suivi de la consommation ou encore une possibilité d'ajuster, pendant la durée du contrat, son kilométrage, moyennant une somme moins importante que le «hors forfait» éventuel. Les modifications des termes d'un contrat sont limitées et parfois même impossibles. Il faut donc vérifier, avant signature, la souplesse offerte par le contrat de location. Celui-ci doit parfaitement correspondre aux besoins de l'entreprise. En fin de contrat, il est prévu que le véhicule soit restitué dans un état correspondant à une utilisation normale. Sinon, le loueur détermine les réparations à effectuer, ce que l'on appelle les frais de remise en état. Ceux-ci peuvent rapidement grimper si le véhicule est abîmé. Idem en ce qui concerne un véhicule ayant roulé davantage que ce qui était prévu dans le contrat (surcoûts de dépassement du kilométrage).

Il faut être conscient que l'ensemble des acteurs concernés vont tous vouloir défendre leurs intérêts au moment de la restitution:

- Le loueur car pour lui si le véhicule récupéré est en état catastrophique c'est toute la rentabilité du contrat qui s'écroule ;

- Le ou les utilisateurs, car, au hasard du turn-over de la société, il est possible que se succèdent plusieurs utilisateurs pendant un même contrat, tous aussi impatients de récupérer le nouveau véhicule. Par ailleurs, l'utilisateur a tout intérêt à masquer les incidents sur son ancien véhicule (prime de matériel oblige, etc.) ;

- Le gestionnaire de flotte qui n'a généralement jamais vu le véhicule. Il défend ses objectifs individuels de maîtrise et de réduction des coûts ;

- Le concessionnaire dépositaire dont le contrat de maintenance s'achève et qui n'a pas envie de jouer simplement le rôle de «boîte à lettre», et qui n'est parfois désintéressé par la reprise du véhicule ;

- L'assureur.

Frais de remise en état et surcoûts de dépassement du kilométrage sont donc à surveiller de près pour ne pas plomber le budget prévisionnel. Restent les coûts de gestion liés à l'externalisation de la prestation, qui peuvent être élevés.

En cas de litige, il ne reste qu'à faire appel à un expert indépendant pour réaliser un chiffrage de l'ensemble des dommages et déterminer les frais de remise en état adressés au locataire. Du point de vue de l'acheteur, qu'il s'agisse de LLD ou de LOA, il existe plusieurs leviers d'optimisation des coûts liés à la location de flotte automobile. Ainsi, on peut étudier les économies que représente le choix d'une politique monomarque plutôt que multimarques pour les véhicules (massification). Il faut aussi bien analyser les différences sur les coûts indirects (maintenance et entretien) entre les prestataires globaux et nationaux et des acteurs plus régionaux. Enfin, lors d'un appel d'offres, il faut mettre en concurrence les prestataires, filiales des constructeurs automobiles eux-mêmes, avec les filiales de banques et autres entreprises du secteur de la finance.

Claude Fernandes, directeur de projets Meotec Management & Outsourcing

Avis d'expert
« Dans toute opération, il y a une part importante de négociation

Le levier de négociation le plus utilisé est le nombre de véhicules à acquérir. S'y ajoutent les besoins de services auxquels on peut souhaiter souscrire (entretien, changement de pneumatiques, assurance, etc.).
Lors d'un achat, cela revient bien souvent à une remise négociée suivant le nombre de véhicules à acquérir. Dans le cas d'une location longue durée, la négociation portera sur d'autres critères comme le montant des loyers, la durée du contrat, la variation kilométrique en fin de contrat, l'entretien, le nombre de trains de pneumatiques pendant cette période de location, la durée du contrat. Il ne faut pas omettre non plus de négocier les conditions de reprise du ou des véhicule(s) comme le lieu de restitution et les frais afférents à cette reprise. En général, une reprise sur site sans frais est négociable. Abordez le sujet du rachat du véhicule par les collaborateurs avec le loueur. Idem pour l'état général lors de la reprise et le montant des frais de réparation (remise en état de la carrosserie, peinture...). N'oubliez pas néanmoins qu'il revient souvent moins cher de faire les réparations en amont. L'argumentaire utilisé sera bien souvent fondé sur l'évolution de la société ainsi que le nombre et les modèles de véhicules à acquérir Une voiture qui déprécie peu sera plus avantageuse pour le loueur, lors de sa reprise. Faire une présentation de l'activité de l'entreprise et de son évolution permettra de rassurer le partenaire et fournisseur, créera un climat de confiance et facilitera donc les négociations. Connaître les différents partenaires et fournisseurs et ce qu'ils proposent vous permettra de mieux appréhender ce dossier et donc, de mieux «défendre» vos arguments.

@ RENAULT PRESSE

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Top 10 des véhicules les plus demandés

1 Renault Clio
2 Peugeot 207
3 Renault Mégane
4 Citroën C3
5 Renault Kangoo
6 Renault Scenic + GD
7 Citroën C4 + Picasso
8 Peugeot 308
9 Volkswagen Golf
10 Peugeot 3008
Source: Syndicat national des loueurs de voitures en longue durée (SNLVLD), quatrième trimestre 2010.