Certifier ses process achats
Parfois présentée sous la forme d'un label, la certification des process achats permet de formaliser les procédures en vigueur dans l'entreprise. Celles-ci doivent toutefois rester flexibles.
Je m'abonneLa théorie
Etablir une certification des processus achats permet de s'assurer que le déroulement codifié des achats sera bien respecté. Cette démarche, initiée au sein de l'entreprise, peut prendre la forme d'un label décerné par un organisme agréé et reconnu à l'échelon international. Outre le respect des politiques achats, son objectif est de satisfaire les clients internes et, dans une moindre mesure, les fournisseurs. En effet, les processus achats, élaborés à partir des besoins des directions opérationnelles, ne doivent pas être vécus comme une contrainte mais, au contraire, comme le cadre de bonnes pratiques dans l'entreprise.
Pour le service achats, la certification des process est aussi le signe d'une certaine maturité, notamment en termes d'organisation («chacun sait qui fait quoi»). Par ailleurs, des indicateurs de performance et de respect des politiques achats peuvent être plus facilement institués. La démarche n'est donc pas superflue mais, au contraire, essentielle dans la vie d'un service achats. Elle s'inscrit parfois dans un cadre plus global, propre à toute l'entreprise. Toutefois, à la différence majeure des directions opérationnelles ou des services de production, les achats rencontrent de grandes difficultés à définir une procédure unique. Dans la pratique, il y a souvent autant de procédures que de familles d'achats, voire d'achats tout court.
La pratique
Dans un projet de certification, il est essentiel que les procédures restent flexibles. Par exemple, sur une même famille de produits, les analyses de marché peuvent déjà être efrectuées. Il est donc inutile de les réaliser une seconde fois, même si la procédure le prévoit. Autre exemple: pour des prestations de services, une globalisation des achats n'est pas forcément nécessaire alors qu'une procédure dans l'entreprise l'impose. Enfin, dans une démarche de coconception, la négociation avec le fournisseur a lieu en même temps que la définition des besoins alors que, dans les procédures d'achats classiques, celles-ci se suivent.
Pour faire face à ces difficultés, il faut envisager des processus flexibles. Au lieu d'une procédure classique qui décrit «qui fait quoi et quand», mieux vaut se concentrer sur les outils à utiliser, les documents à produire et les sous-processus à suivre pour tel type d'achat, le tout sans forcément obliger à un ordre préétabli et un systématisme inutile. Si certains sous-processus ne sont pas applicables sur certains segments d'achats, il suffit de l'indiquer mais aussi d'expliquer pourquoi. Attention toutefois, ces processus flexibles ne reviennent pas à instituer une procédure unique à tiroirs, extrêmement compliquée à appliquer lorsqu'elle prévoit tous les cas possibles ou, au contraire, à laquelle les collaborateurs dérogent tout le temps lorsqu'un certain nombre de cas de figure n'ont pas été prévus.
E.Ri.C.S. Associés intervient comme conseil en achats. Ses sept consultants réalisent des missions opérationnelles, des actions de formation ou des missions de conseil en organisation des achats et systèmes associés. E.Ri.C.S. Associés réalise aussi des recrutements d'acheteurs.
@ Corbins / Royalty-free / CD
Les points-clés
- Outre le respect des politiques achats, l'objectif de cette démarche est de satisfaire les clients internes et, dans une moindre mesure, les fournisseurs.
- La certification des process est aussi le signe d'une certaine maturité, notamment en termes d'organisation. Chacun sait qui fait quoi.
L'important dans un projet de certification des process achats est de ne surtout pas oublier que les procédures doivent rester flexibles.
En collaboration avec Xavier Robaux, du cabinet E.Ri.C.S. Associés.
