Carte affaires et carte logée : laquelle adopter ?
Les moyens de paiement des voyages professionnels ont fortement changé. En 2008 encore, 60 % des déplacements étaient réglés par carte personnelle du collaborateur avec remboursement sur note de frais. Aujourd'hui, carte logée et carte affaires (ou corporate) simplifient les processus et offrent des avantages significatifs.
Je m'abonneLa carte logée est une carte virtuelle surtout utilisée pour payer les voyagistes (agence de voyages, compagnies aériennes et ferroviaires, etc.). Elle donne accès à un compte « logé » dans le procédé de réservation du tour-opérateur, ce qui supprime les avances de frais et centralise la facturation des prestations. Accompagnés d'un système de relevé mensuel unique, tous les achats de billets sont intégrés directement dans le système d'information (SI) de l'entreprise. Les principaux fournisseurs sont AirPlus, American Express et CIC-Crédit Mutuel, avec l'apparition sur le marché français de nouveaux acteurs comme Citibank, JPMorgan et Barclays. A contrario, la carte affaires est une carte de crédit physique adossée à un compte spécifique - celui de l'entreprise ou du collaborateur - qui permet de régler toutes les dépenses lors d'un déplacement (voyagistes, hôtels, taxi, etc.) selon le même principe qu'une carte de crédit classique. Seule différence, la carte corporate inclut un différé de paiement. Le collaborateur peut se faire rembourser par son entreprise avant que son compte ne soit débité. Les avances de frais sont supprimées et le voyageur est responsabilisé. La majorité des institutions financières fournissent ces cartes. American Express et BNP Paribas sont les leaders de ce marché en France.
L'expert
Christophe Drezet est consultant au sein du cabinet de conseil Epsa, spécialisé dans les achats hors production et notamment les voyages d'affaires.
Simplifier les flux
La carte logée offre plusieurs avantages. Elle permet notamment de simplifier les flux et de réaliser un reporting indépendant et centralisé pouvant incorporer d'autres sources de dépenses (centrale hôtelière, carte affaires, etc.). La vision sur le périmètre voyage devient globale. La carte affaires se caractérise, elle, par une grande liberté grâce aux réseaux d'acceptation très large dont bénéficient les banques (Visa, MasterCard, American Express, etc.). Le voyageur dispose d un moyen de paiement unique pour toutes ses dépenses. De plus, elle simplifie le processus de note de frais, car les dépenses sont intégrées directement dans les outils automatisés de gestion de note de frais.
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Des solutions complémentaires
Le reporting fourni par la carte logée permet une vision granulaire des dépenses. Un réel avantage lors de négociations fournisseurs. Carte affaires et carte logée s'accompagnent de diverses assurances et prestations d'assistance aux voyageurs. Complémentaires, elles garantissent une couverture intégrale durant son déplacement. De plus, la carte affaires permet de remédier aux problèmes de paiement des hôteliers et loueurs de véhicules rencontrés par les fournisseurs de carte logée.
