Bien intégrer un nouvel acheteur

Pour une bonne intégration, il faut une bonne communication en amont. L'arrivée de ce nouveau collaborateur doit être annoncée à l'équipe avec une date la plus précise possible. Le supérieur hiérarchique pourra également donner quelques informations sur le nouvel acheteur: son prénom, son âge ou encore ses expériences passées.

Dès son arrivée, le supérieur hiérarchique doit avoir une communication opérationnelle. Il faut expliquer clairement l'organisation avec un organigramme à l'appui, quand il existe. Une occasion d'évoquer les aspects politiques ou sensibles qui peuvent rentrer en jeu lors de la prise de certaines décisions ou de négociations. Cette rencontre permet de préciser les attentes du poste de façon opérationnelle, mais aussi de revoir le mode d'évaluation, la priorisation des tâches ou le degré d'autonomie. Les stratégies achats, les objectifs des appels d'offres, la politique de gestion des prestataires ou les volumes sont des points qui ne sont pas expliqués volontairement lors d'entretiens d'embauches. Ils devront donc l'être le plus tôt possible. Le périmètre d'achat devra être clairement défini. Pour bien préparer l'arrivée du nouvel acheteur, il faut veiller à demander les accréditations e-mail et à préparer son poste de travail. Cela lui évitera de passer deux jours à lire des procédures en attendant son accès au réseau. C'est le détail qui fait la différence.

L'intégration grâce aux autres collaborateurs

L'une des clés de la réussite d'une bonne intégration est de parvenir à créer des liens positifs entre le nouvel acheteur et les personnes de l'équipe. Au-delà des présentations formelles, la réussite de l'intégration passe avant tout par tous les moments «off» qui font la vie de l'entreprise: pause-déjeuner, café, etc. La stratégie du binôme ou du parrain est assez répandue pour une bonne montée en puissance du nouvel acheteur dans ses fonctions. Elle consiste à faire travailler le nouvel arrivant sur des appels d'offres en binôme avec un collaborateur expérimenté. Attention, il ne s'agit pas de dispenser un cours magistral sur la gestion des dossiers. Le collaborateur procédera par apport de connaissances, au fil de l'eau, afin de ne pas noyer le nouvel arrivant sous un flot d'informations. Lorsque ce dernier sera plus autonome sur ces dossiers en binôme, le supérieur hiérarchique ne manquera pas de le lui faire savoir et de lui indiquer les domaines d'achats qui seront les siens. Des points doivent néanmoins être organisés, afin de répondre à ses nouvelles questions.

Olivier Wajnsztok, directeur associé du cabinet AgileBuyer, spécialisé dans les équipiers achats, le conseil stratégique et le coaching d'acheteurs.

L'intégration auprès des prescripteurs

La présentation du nouvel arrivant auprès des clients internes est primordiale. De ce premier échange découlera le futur de la relation, et donc la réussite des projets communs. Il ne faut donc pas négliger cette introduction pour une meilleure compréhension des problématiques et assurer un bon relationnel. Après ces entrevues, le directeur achats pourra, s'il le souhaite, donner son avis sur les clients internes de façon réaliste mais toujours objective afin que le nouvel acheteur adapte sa communication pour plus d'efficacité. Une intégration réussie est donc un mélange de communication formelle et informelle. Le nouvel arrivant devra intégrer beaucoup de données et de codes rapidement, tout en montrant son enthousiasme. Mais surtout, il lui faudra adapter son comportement selon ses interlocuteurs. On n'a pas deux fois la chance de faire une première bonne impression.