Bien encadrer l'implémentation d'un logiciel

Lors de la réunion de lancement, l'équipe projet est défi nie et les éventuels impacts organisationnels évalués. L'équipe doit, si possible, être la même du début à la fin pour éviter la perte d'information. S'ensuit l'analyse de l'existant et des besoins. Le consultant chargé de mettre en place le nouveau logiciel commence alors son immersion dans l'entreprise. Cette étape de compréhension de l'environnement technique et organisationnel est primordiale. L'analyse des besoins s'accompagne d'une étude approfondie des impacts du projet sur les infrastructures, les équipes et les utilisateurs. Des ateliers peuvent également être l'occasion d'expliquer les répercussions induites par le projet et d'indiquer les choix à venir de l'entreprise. Désigner un sponsor membre de la direction peut s'avérer utile, accélérant ainsi les prises de décisions. Les livrables de cette analyse des besoins sont la base de la recette et doivent inclure l'environnement technique à mettre en place et le paramétrage du logiciel en fonction des besoins et choix actés.

De l'analyse du besoin à la conduite du changement

La conduite du changement est une phase essentielle du projet, car un collaborateur informé des choix de paramétrage sera plus réceptif et satisfait, surtout si le nouvel outil change ses habitudes et méthodes de travail. La recette se décompose en trois phases: une première phase technique, une deuxième, fonctionnelle, et l'étape finale, la phase utilisateurs. La première valide la conformité de l'architecture avec les spécifications des livrables. La deuxième vérifie la cohérence du paramétrage réalisé avec les besoins et processus définis dans les livrables. Les scénarios de recette, qui doivent correspondre au travail quotidien des utilisateurs finaux, sont à préparer minutieusement. A l'issue de cette phase, des échantillons d'utilisateurs finaux doivent être définis pour la phase de recette utilisateur et les manuels de formations sont alors rédigés. Durant cette étape, le paramétrage est à tout moment ajustable pour garantir à l'utilisateur lambda un confort d'utilisation quotidien, parfois difficilement identifiable en amont.

Enfin, la formation des utilisateurs finaux permet de restituer le contexte du projet et de répondre à l'ensemble de leurs interrogations. Cette période peut être longue, elle doit donc absolument être planifiée en amont. Pour conclure, le jour de la mise à disposition du logiciel, l'équipe projet doit être totalement disponible afin de répondre aux interrogations des utilisateurs finaux et de leur porter assistance, si nécessaire.

William Porret

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sur www.decision-achats.fr par William Porret

Diplômé d'HEC, William Porret est le cofondateur d'Enora Consulting, cabinet de conseil indépendant spécialisé notamment dans la conduite de projets, les achats, le management de la performance et le management du SI.