Animer un réseau de correspondants achats

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La bonne application d'une nouvelle politique achats au sein d'une collectivité repose avant tout sur trois leviers complémentaires: la communication, la formation et l'animation d'un réseau de correspondants achats. Souvent sous-estimé, ce dernier levier se révèle pourtant très efficace quand un service achats manque de moyens ou qu'une collectivité ne possède pas de culture achats. En effet, un réseau permet de contribuer au déploiement de la politique achats, d'encourager le partage des bonnes pratiques, d'impliquer et de responsabiliser chaque partie prenante de l'acte d'achat (en particulier les prescripteurs).

David Moore est diplômé de l'université du Sussex (Angleterre). Il intègre Factea en 2005 dont il devient, en 2009, le directeur de la practice achats publics. En 2010, il est l'un des fondateurs de Factea Public dont il est, aujourd'hui, président.

Coordonner les achats

Pour constituer un réseau, il faut tout d'abord en définir les modalités de fonctionnement. Quel est son rôle dans l'organisation et le processus achats de la collectivité? Quels sont les principales missions de l'animateur, son service de rattachement et ses prérogatives? Quels sont les liens entre ce dernier et les correspondants achats, puis entre le réseau et les différents services? Etc.

Il est préférable que l'animateur du réseau soit un acheteur de métier. Dans le privé, on parlerait de coordinateur achats. Ce dernier possède rarement un pouvoir hiérarchique mais joue au contraire un rôle de support. C'est à la fois un expert technique, un formateur interne et un facilitateur.

Le choix de ces correspondants, également appelés référents achats, est bien entendu très important. Ces opérationnels, qui ne sont pas des acheteurs au sens professionnel du terme, doivent faire preuve d'une certaine culture économique pour s'affranchir de la dimension uniquement juridique de l'acte d'achat dans la sphère publique. Cela va sans dire, mais mieux vaut opter pour des agents volontaires, d'où l'importance d'une bonne communication en amont du projet pour susciter l'adhésion.

Une animation formalisée

Par ailleurs, le fonctionnement du réseau doit reposer sur un programme d'animations prévues sur une, voire deux années (par exemple, réunions mensuelles au début, puis bimestrielles en régime de croisière, avec canevas et si possible ordres du jour). Cette formalisation peut paraître excessive, mais un réseau est souvent vécu, au départ, comme une contrainte. Or, sa réussite s'appuie sur un cercle vertueux d'échanges qui, par définition, nécessite un cadre précis.

En outre, il est nécessaire de prévoir, dès le début du projet de réseau, un certain nombre d'outils destinés à l'animateur et aux correspondants achats: fiches méthodologiques (pour recenser les besoins, analyser les offres, suivre la performance des fournisseurs, mesurer la satisfaction des clients internes, etc.), site intranet achats, newsletters internes, etc. Généralement, l'animateur du réseau prend en charge la réalisation de ces outils, en collaboration avec les référents. De même, il revient à celui-ci de bâtir un programme de formations adapté, pour une montée en compétences efficace des correspondants achats.