« Une collaboration vivante avec nos fournisseurs»

Aéroports de Lyon dispose, depuis trois ans, d'une véritable structure achats. Qu'est-ce qui a favorisé la professionnalisation de ce service?

BRUNO DE SAINT-LOUVENT: La direction de la performance achats et investissements a été créée en 2007 à l'occasion du changement de statut d'Aéroports de Lyon, devenue société anonyme de droit privé mais à capitaux publics. Une évolution qui s'inscrit dans le cadre de la réforme des gros aéroports de région, voulue par le gouvernement. Son objectif: conférer une plus grande souplesse de gestion aux aéroports tout en les maintenant sous la propriété de l'Etat au travers de longues concessions. Grâce à ce nouveau statut, le groupe a ainsi bénéficié d'une nouvelle gouvernance, proche de celle d'une société privée et surtout d'un fonctionnement plus dynamique, notamment par la création de cette direction de la performance. Cette dernière s'inscrit dans la stratégie adoptée par le groupe: transformer Aéroports de Lyon en une entreprise de services innovante, à taille humaine et encore plus proche de ses clients.

Comment les process achats ont-ils alors évolué ?

Exit le cadre de travail contraignant imposé par le code des marchés publics ! En passant sous le régime de l'ordonnance de 2005, suite à la réforme, nos process ont largement gagné en souplesse. Par exemple, nous pouvons fixer librement les délais de réponse à nos appels d'offres publiés dans les bulletins officiels, comme le BOAMP. Plus encore, vis-à-vis de nos fournisseurs, nous sommes passés d'une relation très procédurière à une collaboration beaucoup plus vivante. Des contacts à la fois plus humains et plus efficaces parce que nous pouvons désormais négocier avec eux. Une pratique qui était avant très marginale puisque le code des marchés publics nous interdisait de rencontrer nos partenaires en amont des appels d'offres.

Quels bénéfices avez-vous pu tirer de ce changement de relation fournisseurs?

Les avantages en termes d'innovation ont été non négligeables. Etant donné que nous pouvons maintenant échanger avec nos fournisseurs, il nous est plus facile de bénéficier de solutions innovantes, en totale adéquation avec nos besoins et notre charte d'achats responsables. Au-delà de la négociation, nous avons aussi optimisé notre sourcing. Avant le passage en société anonyme, nous étions dans l'obligation de sélectionner nos prestataires parmi ceux ayant publiquement répondu à nos appels d'offres. Aujourd'hui, nous pouvons étendre nos recherches de façon active pour dénicher les acteurs les plus performants. Plus encore, nous pouvons nouer des partenariats stratégiques avec eux, par la mise en place de plans de progrès ; ou encore favoriser un meilleur suivi de la prestation en implémentant, si nécessaire, des actions correctives. Dans cette optique, nous avons mis en place, depuis un an et demi, des programmes d'audit fournisseurs. Nous organisons également des réunions avec nos partenaires, deux fois par an, et une convention annuelle d'une demi-journée.

Vos relations fournisseurs sont visiblement plus libres. Mais restent-elles tout de même encadrées?

Bien entendu. Ce n'est pas parce que nos relations fournisseurs sont moins contraignantes qu'elles ne sont plus réglementées. L'ordonnance de 2005 fixe un certain nombre de règles en termes d'équité des candidats et de transparence. Ainsi, nous avons pour obligation de traiter chaque fournisseur de façon égale (informations délivrées, délais... ) et de leur communiquer, en cas de refus, les raisons de notre choix. Signe du succès de cette collaboration, à la fois juste et effacé, nous avons largement augmenté notre taux de réponses aux appels d'offres. Sur certains marchés, celui-ci a quasiment doublé. Et d'une façon générale, nous n'avons plus de dossiers pour lesquels nous ne récoltions qu'une ou deux réponses.

Vous avez également développé divers outils pour mieux vous faire connaître des fournisseurs...

En effet, nous avons mis en place, il y a plusieurs années déjà, une plateforme fournisseurs sur notre site internet. Par cet outil, les entreprises peuvent accéder à notre plaquette achats, à notre charte d'achats responsables, aux coordonnées des acheteurs, aux appels d'offres en cours, etc. Plus encore, les fournisseurs ont la possibilité, via un système d'alerte, de recevoir automatiquement les appels d'offres qui les concernent. Par ailleurs, pour évaluer la performance de notre relation fournisseurs, nous avons réalisé l'année dernière, par le biais d'un cabinet indépendant, une enquête de satisfaction auprès de nos partenaires. Un moyen effacé qui nous a permis de passer au crible leurs besoins et attentes afin de mieux les fidéliser sur le long terme. Nous prévoyons de reproduire cette opération tous les deux ans.

Quid de la collaboration avec vos clients internes?

Si les opérationnels gardent la main sur les achats à faible enjeu financier, le choix des fournisseurs se déroule de manière partagée, entre acheteurs et prescripteurs, pour tous les dossiers stratégiques. Ainsi, des débats ont lieu tous les quinze jours lors de comités achats. Ces réunions ont pour but de valider les propositions faites par les différentes parties prenantes. Plus encore, elles ont pour objectif de garantir le bon déroulement de l'exécution de la prestation, puis de procéder à un bilan en termes d'innovation, de réduction des coûts, d'écologie, de qualité...

Depuis le changement de statut de l'entreprise, les achats jouissent-ils d'une meilleure reconnaissance en interne ?

Tout à fait. La valeur ajoutée de notre fonction est désormais mieux perçue en interne. Auparavant, elle était considérée comme purement administrative. Cette performance est démontrée par l'intermédiaire d'indicateurs précis. Par exemple, depuis le passage en société anonyme, nous avons réalisé 10 % d'économies par an, au travers d'une démarche 100 % TCO (Total Cost of Ownership). Notre objectif n'est pas d'étrangler nos fournisseurs mais bien d'instaurer une gestion durable de cette relation en favorisant l'innovation, la qualité et le respect de l'environnement. D'ailleurs, pour mieux décoder les offres «vertes», nous avons formé près d'une centaine de collaborateurs - acheteurs comme prescripteurs - à la problématique des achats responsables.