«Tous nos équipements sont contrôlés»

Pour un groupe comme TNT, spécialiste du transport express de colis et de documents, mettre en oeuvre le contrôle réglementaire de ses équipements représente un enjeu de taille. « Nous disposons en interne d'un panel d'installations mécaniques qui peuvent être source de risques pour nos collaborateurs, des générateurs de rayons X aux contrôleurs électriques, sans oublier les compacteurs de déchets, etc. Ils nécessitent tous d'être contrôlés plusieurs fois par an », indique Xavier Gallone, acheteur facilities management au sein du groupe, en rappelant que de tels contrôles constituent une obligation légale imposée par le code du travail. Le prestataire en charge de cette «vérification générale périodique»?

L'Apave ( Association des propriétaires d'appareils à vapeur et électriques), organisme de contrôle technique et de maîtrise des risques, assure la sûreté des installations sur les 120 sites du groupe.

« Nous aurions pu faire appel à d'autres acteurs comme Bureau Veritas ou Dekra, mais l'Apave est un partenaire avec lequel nous travaillons depuis 2007, via la signature de contrats-cadres renouvelés tous les ans. » Une relation de proximité qui a permis d'établir une collaboration en bonne intelligence, et ce même lorsque la question de la refonte de la prestation s'est imposée. « Lors du renouvellement du contrat fin 2010, nous avons fait part au fournisseur de notre volonté de bénéficier d'un suivi de la prestation quotidien et approfondi. » Une façon de mieux contenir les coûts d'un tel service, par nature difficilement optimisable, étant donné son caractère obligatoire.

Des alertes e-mails pour anticiper les contrôles

« Nous avons clarifié le partage des tâches entre nos équipes et celles du fournisseur pour que ces dernières puissent prendre en charge certaines prestations complémentaires. Ainsi, en matière de contrôle de nos chariots élévateurs, c'est désormais l'Apave qui se charge seule d'acheminer les poids d'essai sur nos sites et non plus nos collaborateurs internes. »

Autre point-clé de la négociation: mettre en place un système d'alertes e-mails à destination des chefs d'établissement pour qu'ils puissent anticiper la venue d'un technicien de l'Apave pour un contrôle. « Un tel service préexistait, çà et là, au niveau local. Aujourd'hui, il est systématisé et automatisé via une centralisation des alertes au niveau de notre siège national à Lyon, qui se charge de les relayer en interne. » Dernière action-phare: la mise en place d'un nouveau mode de facturation se déclinant par site et par prestation. « Une manière de mieux identifier nos dépenses et d'avoir une vraie visibilité sur nos coûts. »

Xavier Gallone

L'acheteur

Xavier Gallone, 32 ans, est juriste d'entreprise de formation. Il a évolué dans le secteur du développement et de l'implantation d'entreprises, s'expatriant trois ans en Chine. A son retour, il entame une nouvelle carrière dans les achats après avoir décroché le master spécialisé AMI (Acheteur manager international) de l'EM Lyon. Depuis avril 2010, il est acheteur facilities management chez TNT.