« Miser sur un unique prestataire...

Diviser par deux son budget de fournitures de bureau en misant sur une réduction drastique de son panel de fournisseurs : c'est le pari relevé par ISS Facility Services, le spécialiste du facility management. «Avant, nous collaborions avec 75 fournisseurs; désormais, nous n'avons qu'un seul partenaire», explique Marc de Oliveira, category manager en charge des achats hors production. L'opérateur n'a donc pas fait dans la demi-mesure pour massifier ses dépenses : «Jusqu'alors, nos fournituristes - essentiellement de petits opérateurs locaux - tiraient largement partie de notre organisation décentralisée pour réaliser des marges importantes. » Car si chacune des 250 agences d'ISS Facility Services ne commandait que de petits volumes (équivalant à 600 euros par mois) auprès de ses fournisseurs respectifs, le montant total des dépenses s'élevait tout de même à 1,8 million d'euros HT... «Aussi, pour optimiser notre budget, nous avons lancé un appel d'offres auprès de trois grands fournisseurs nationaux - Lyreco, Staples et Office Depot - afin de sélectionner in fine un seul et unique prestataire. »

Du papier moins cher et plus vert

A partir de l'analyse de la consommation réelle d'ISS Facility Services (via la constitution d'un catalogue restreint, prédéfini par le groupe), les trois fournisseurs retenus ont pu construire une nouvelle offre adaptée aux besoins du client. Le choix du groupe s'est finalement porté sur Office Depot, qui a proposé la solution la plus intéressante. En effet, dans le cadre de cette nouvelle offre, ISS Facility Services a pu troquer ses fournitures de marques contre des MDD (marques de distributeurs) moins coûteuses. Mieux encore, la société bénéficie désormais d'un système mis à disposition par le fournisseur, qui permet à l'ensemble des collaborateurs de passer leurs commandes en ligne via un workflow d'approbation. « Résultat, le coût facial de nos dépenses a pu être réduit de manière très significative, conclut Marc de Oliveira. Et nous pourrons optimiser les lignes de dépense durant toute la durée du contrat grâce à des reportings précis du fournisseur concernant nos consommations. »

Sans oublier un dernier avantage aussi bien écologique qu'économique : «Nous bénéficions désormais d'un papier bureautique à la fois plus vert et moins cher. D'un grammage légèrement plus faible que l'ancien (75 g contre 80 g), il s'avère aussi performant que du papier standard. » Pour s'en assurer, le groupe avait réalisé en amont des tests auprès du prestataire d'impression : aucun bourrage particulier n'était venu malmener les imprimantes.

L'acheteur

Marc de Oliveira, 32 ans. Titulaire d'une maîtrise de sciences de gestion et du Cesa HEC. Il a d'abord travaillé chez Exclusive Hotels, comme directeur de la centrale d'achats, puis a occupé pendant cinq ans le poste de responsable achats hors production de la Générale de Santé. Depuis août dernier, il est category manager en charge des achats hors production d'ISS World.