« Mettre en place des processus achats efficients »

Pourquoi avez-vous décidé de créer un poste de coordinateur de la fonction achats plutôt que de recruter directement plusieurs acheteurs et de créer une direction achats à part entière ?

HUGUES TRANCHANT : Dans une administration aussi complexe que la nôtre, la professionnalisation des achats ne peut se faire que par paliers, d'autant que nous partons presque de zéro. C'est pourquoi, dans un premier temps, nous étions davantage à la recherche d'un véritable chef de projet, capable de mettre en place des processus achats efficients. Il est évident que notre objectif, à plus long terme, est de créer un service ou une direction achats pérenne.

La double expérience de Jean-Marie Estibals, à la fois dans le privé et dans le public, a-t-elle Hugues Tranch été déterminante dans son recrutement ?

H. T. : Dans une certaine mesure, oui. La DGAC est certes une administration, mais elle s'autofinance à plus de 85 %. Vis-à-vis de nos clients, par exemple les compagnies aériennes, nous nous devons de délivrer le meilleur service possible au meilleur coût, comme dans n'importe quelle entreprise où le rôle des achats est déterminant. Cela dit, nous restons une administration, avec ses codes et ses usages. Il était important pour nous de recruter un professionnel avec une certaine force de persuasion, mais faisant également preuve de beaucoup d'humilité et de diplomatie. Il ne s'agit pas de tout révolutionner mais de faire évoluer la façon de travailler, et en l'occurrence d'acheter, d'une entité publique qui doit se moderniser.

Et vous, Jean-Marie Estibals, qu'est-ce qui vous a séduit dans ce projet ?

JEAN-MARIE ESTIBALS : Sans doute le fait de participer à la création et au développement de la fonction achats, ou encore de mettre en place des processus achats dans une organisation comme la DGAC. Je sais que je n'arrive pas en terrain conquis et que je vais devoir démontrer la valeur ajoutée des achats. Cela me rappelle mes précédentes expériences, notamment à la mairie de Boulogne-Billancourt où j'ai créé le service achats. En revanche, réduire les coûts pour réduire les coûts ne m'intéresse pas.

Quelles sont vos principales missions ?

J.-M.E. : Tout d'abord, mon rôle est de monter en mode projet une mission achats chargée d'identifier, au sein de nos dépenses de fonctionnement, les familles d'achats à optimiser, notamment en termes de process. Il s'agit, par exemple, des dépenses d'affranchissement ou encore de la politique d'abonnements de la DGAC. Relativement simple en soi, ce travail n'en reste pas moins compliqué vu que ces familles n'ont jamais été défraîchies. Par ailleurs, ma mission est de coordonner les achats des services déconcentrés de la DGAC. Enfin, comme vous le savez, nous sommes rattachés au ministère de l'Ecologie, de l'Energie, du Développement durable et de l'Aménagement du territoire. A ce titre, je suis chargé d'harmoniser notre future politique achats avec celle du Service des achats de l'Etat (SAE).

Selon vous, quels sont les préalables indispensables à la réussite de votre mission ?

J.-M. E. : Dans un premier temps, il est nécessaire de communiquer autour de la fonction achats : son rôle, ses objectifs et sa valeur ajoutée pour l'ensemble des services de la DGAC. A ce titre, obtenir l'adhésion de l'exécutif de chaque entité est essentiel. Pour cela, il faut sortir d'une vision purement comptable de l'acte d'achat et lui donner du sens. Par exemple, démontrer que tel ou tel processus va permettre d'améliorer la qualité de la prestation rendue, de trouver des nouveaux fournisseurs, de réduire les délais, etc. Tout ce travail repose sur une consolidation très fine des données, de manière à réaliser le bon diagnostic et à définir les bonnes stratégies à mettre en place.

Un certain nombre d'entités publiques «se contentent» de sécuriser leurs marchés. Pourquoi, selon vous, cette démarche n'est-elle pas suffisante ?

H. T. : La sécurisation des marchés publics est primordiale. D'ailleurs, je me félicite que la DGAC possède une expertise très forte en la matière. Toutefois, ce n'est pas parce qu'une procédure est sécurisée que l'acte d'achat en lui-même sera bon. Il est donc nécessaire de travailler sur le besoin, la recherche de fournisseurs et l'efficience du contrat, ou encore de raisonner en coût complet. Ainsi, dans l'administration, des confusions sont fréquentes entre la commande publique et les achats, le rôle d'un rédacteur des marchés publics et le travail d'un acheteur.

Avez-vous prévu des objectifs d'économies ?

H. T. : Non, nous n en sommes pas encore là. Je veux surtout améliorer la qualité de nos processus achats, en interne mais aussi vis-à-vis de l'externe. Par exemple, je tiens à ce que nous développions une relation plus équilibrée et plus proche avec nos fournisseurs, afin qu'ils soient force de propositions pour régler nos problèmes et réciproquement. L'ensemble de cette démarche de professionnalisation générera d'elle-même des économies.

Dans cette stratégie d'optimisation, allez-vous mutualiser tous vos achats au niveau national ?

J.-M. E. : J'en doute car certains marchés, notamment de main-d'oeuvre, doivent rester locaux. Dans d'autres cas, la mutualisation est justifiée. Par exemple, en 2009, la DGAC a décidé de ne recourir qu'à une seule agence de voyages (Carlson Wagonlit Travel, NDLR) au niveau national et non plus à une multitude d'agences au niveau local. Les économies ont été substantielles, près de 10 millions d'euros. Mais surtout, il était très important que la qualité du service rendu soit identique et éviter de s'entendre dire en local que «c'était mieux avant».

@ Studio Géo

Hugues Tranchant

« Vis-à-vis de nos clients, tels que les compagnies aériennes, nous nous devons de délivrer le meilleur service possible au meilleur coût. »

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Biographie

Diplômé en langues orientales, Jean-Marie Estibals (39 ans) est coordinateur de la fonction achats au sein de la DGAC depuis mars 2010. Après une première expérience dans les achats chez Renault-Nissan (1999-2003) puis chez Nissan France (2003-2006), il a été responsable des achats de la mairie de Boulogne-Billancourt (2006-2010).