Voyages

I/ Le marché des voyages d'affaires

A - L'aérien

Selon une étude réalisée par Egencia et intitulée «Prévisions 2011 du voyage d'affaires», les tarifs aériens pour les voyages professionnels au départ de l'Europe devraient demeurer stables, ou légèrement diminuer, sur les principales destinations européennes. De nombreux facteurs provoquent cette baisse des prix: l'augmentation du nombre de compagnies low cost, le volume de passagers transportés qui pourrait dépasser les prévisions et les politiques voyages mises en place par les entreprises incitant les voyageurs à réserver dans des classes inférieures et à plus faible prix.

B - L'hôtellerie

Le prix moyen par nuitée (ADR - Average Daily Rate) devrait augmenter en 2011, quelle que soit la zone géographique (Europe, Amérique du Nord et Asie-Pacifique), selon les prévisions réalisées par Egencia. La demande des entreprises semble repartir à la hausse, tandis que le taux d'occupation s'améliore dans presque toutes es grandes villes du monde alors que le nombre de nouveaux hôtels arrivant sur le marché diminue. La progression, prévue en 2011 , du volume de voyageurs d'affaires aura pour conséquence une augmentation de la demande en chambres d'hôtels et, logiquement une hausse des prix.

C - La location courte durée

En raison d'un meilleur climat économique et de la reprise des déplacements professionnels, Egencia s'attend à une légère augmentation des tarifs de location de voitures (RPD-Rental Price Guidance). En 2011, il semblerait que les loueurs automobiles maintiennent leurs flottes à leurs niveaux actuels, ce qui, couplé à la demande accrue, pourrait signifier une augmentation du RPD de 5 %.

@ Arnaud Olszak

AVIS D'EXPERT
Christophe Drezet, consultant manager chez Epsa Group

«Le dégroupage des frais annexes est un nouveau levier de négociation pour les travel managers»


Crise économique oblige, les compagnies aériennes traditionnelles facturent la plupart de leurs services, en plus du prix du billet: choix du siège, surclassement, accès au wi-fi à bord des avions ou aux salons, etc. « Ce dégroupage des frais annexes complexifie la donne mais c'est aussi, pour les travel managers, un nouveau de levier de négociation pour référencer des compagnies sur telle ou telle destination», estime Christophe Drezet, consultant manager chez Epsa Group. L'idée étant d'arriver à la gratuité de ces services, ou tout du moins à en faire baisser le coût en comparant les prix pratiqués par les compagnies. La possibilité ou non de souscrire ces frais annexes doit être ensuite intégrée à la politique voyages de l'entreprise, sachant que les systèmes de réservation des agences de voyages d'affaires (Global Distribution System, GDS) les intègrent désormais, de même que certains outils de réservations en ligne (Self Booking Tools, SBT). «Les entreprises devront être capables de se doter d'outils de reporting pour tracer ces dépenses supplémentaires et les contrôler», prévient Christophe Drezet. Sous peine d'assister à certaines dérives dans les réservations aériennes de leurs collaborateurs.

II/ L'élaboration d'une politique de voyages

A - Les règles de base

Première étape, il est nécessaire de consolider toutes les données voyages de l'entreprise: nombre de voyageurs, destinations privilégiées, moyens de locomotion utilisés, etc. Cette base permet de définir des règles de déplacements pour les collaborateurs de l'entreprise mais également de négocier des contrats-cadres avec les principaux prestataires par famille d'achats. Comme pour toute nouvelle politique achats, le soutien de la direction générale est indispensable pour sensibiliser les salariés aux enjeux économiques et environnementaux liés aux déplacements, surmonter les résistances au changement et promouvoir le respect des règles définies.

Les règles de déplacement doivent être claires et précises. Dans certaines organisations, il s'agit plutôt de recommandations. Pour réduire les coûts, les spécialistes conseillent néanmoins de les rendre obligatoires et applicables à l'ensemble des collaborateurs. De même, dans les grands groupes, il est préférable d'éviter les différences entre les filiales.

Le suivi de la politique voyages, via la mise en place d'indicateurs-clés, est indispensable. De même, les entreprises oublient souvent de communiquer autour des règles de déplacement établies, soit pour de simples piqûres de rappel, soit pour informer les collaborateurs des économies réalisées.

B - La réservation en ligne

Pour les voyages simples, c'est-à-dire un aller-retour, la réservation en ligne s'est imposé comme le moyen le plus facile et économique pour organiser un déplacement professionnel. En revanche, pour les voyages complexes, c'est-à-dire avec plusieurs escales ou étapes, le recours à une agence de voyages d'affaires est recommandé. En effet, grâce à sa connaissance des marchés fournisseurs, celle-ci est à même de faire gagner un temps précieux en organisant les déplacements et, la plupart du temps, d'optimiser les coûts.

Dans les grandes entreprises dont le budget voyages dépasse 20 millions d'euros par an, la réservation en ligne renvoie à l'utilisation d'un Self Booking Tool (SBT), c'est-à-dire un outil de réservation en ligne. Concrètement, il s'agit d'une plateforme logicielle interfacée avec l'offre des fournisseurs (compagnies aériennes et ferroviaires, chaînes hôtelières, loueurs de courte de durée, etc.) où sont paramétrées toutes les règles de déplacement définies dans l'entreprise. Selon Amex, 60 % des entreprises ont recours à un tel outil.

L'utilisation d'un SBT permet donc de faire respecter la politique voyages et d'éviter que les collaborateurs ne réservent leurs déplacements sur des sites grand public, au mépris des accords-cadres signés avec des prestataires. A noter que les SBT ne sont pas nécessairement l'apanage des grandes entreprises et qu'ils peuvent être mutualisés entre plusieurs PME, via une agence de voyages notamment.

C - Les leviers d'économies par famille d'achats

C - 1 . L'aérien

Les grandes entreprises sont habituées à négocier le prix des billets d'avion auprès d'une ou plusieurs compagnies sur les principaux axes empruntés par leurs collaborateurs. Généralement, il s'agit d'une remise arrière accordée en fin d'année et basée sur le volume d'achats réalisé. Ainsi, même si les tarifs proposés par d'autres compagnies au moment de la réservation peuvent être plus avantageux, le prix du billet de la compagnie référencée, au final, reviendra moins cher à l'entreprise.

Remise arrière ou pas, il existe d'autres moyens de limiter le coût des billets. Les spécialistes conseillent ainsi de privilégier les réservations au moins 14 jours avant la date du départ, qui plus est en achetant un billet dit à contrainte, c'est-à-dire remboursable ou échangeable moyennant une pénalité. En effet, ces billets peuvent être jusqu'à 50 % moins chers qu'un billet «classique» et plusieurs études montrent que seule une minorité de voyages d'affaires (entre 20 et 35 %) sont annulés ou modifiés.

Autre source d'économies: la classe autorisée. De plus en plus d'entreprises imposent à leurs collaborateurs de réserver un billet en classe économique pour les trajets dont la durée de vol est inférieure à deux heures. Au-delà, la classe affaires reste privilégiée. Toutefois, certaines compagnies, à l'image d'Air France, proposent sur certains vols un nouveau type de classe, mi-affaires mi-économique, contribuant là encore à réduire le budget voyages des entreprises.

C - 2. Le rail

En Europe et particulièrement en France, le train s'est imposé face à l'avion pour les trajets inférieurs à trois heures. Et ce, essentiellement pour des raisons pratiques et, depuis peu, pour des considérations écologiques. En revanche, en termes de coûts, le rail ne se révèle pas moins cher que l'aérien.

Sur un marché très peu concurrentiel, seules les très grandes organisations peuvent négocier le prix des billets de train sur certains axes, via un système de remise arrière en fin d'année.

Sur le même modèle que l'aérien, la politique voyages définie dans l'entreprise peut demander aux collaborateurs de réserver leur billet au moins 14 jours avant la date de leur départ. Ces billets à contrainte, c'est-à-dire remboursables ou échangeables moyennant une pénalité, permettent, au final, de générer des économies intéressantes. De même, les voyageurs d'affaires ont plutôt l'habitude de se déplacer en première classe Pour réduire les coûts, certaines entreprises imposent la seconde classe pour les trajets inférieurs à deux heures, avec une économie moyenne de 20 %.

C - 3. L'hôtellerie

De l'avis de nombreux consultants spécialisés dans les voyages d'affaires, l'hôtellerie est le poste de dépenses le plus mal maîtrisé par les entreprises, tout du moins celui pour lequel les pistes d'optimisation sont les plus nombreuses.

Tout d'abord, contrairement à une famille d'achats classique, la globalisation n'est pas toujours la solution la plus économique. En effet, il est parfois plus facile de négocier un prix avantageux auprès d'un établissement indépendant que d'une chaîne hôtelière. A condition, bien sûr, de garantir un minimum d'achat: 7000 euros par établissement selon Carlson Wagonlit Travel (CWT) De plus, le prix des nuitées est très fluctuant sur le marché hôtelier. Ainsi, le meilleur tarif disponible à un instant «t» est parfois inférieur aux prix négociés. Cependant, comme dans le secteur aérien, négocier les tarifs peut s'avérer avantageux si l'entreprise obtient une remise arrière accordée en fin d'année et basée sur le volume d'achats réalisé. Si le marché est à la hausse, il est vivement conseillé de négocier une clause dite «de la dernière chambre disponible», selon laquelle l'établissement doit appliquer le tarif négocié par l'entreprise, même s'il ne reste plus de chambre libre correspondant à la réservation initiale.

Un moyen radical pour réduire les coûts dans cette famille d'achats est de baisser le standing des établissements référencés, en passant par exemple d'un trois à un deux étoiles. Ainsi, selon CWT la différence de prix entre deux catégories peut atteindre en moyenne 25 % Une économie non négligeable d'autant que, toujours selon CWT les voyageurs d'affaires sont plus sensibles à la localisation de leurs hôtels, c'est-à-dire la proximité de leur lieu de travail, qu'à leur confort.

C - 4. La location automobile courte durée

Il est possible de négocier un contrat-cadre avec un ou plusieurs loueurs à partir de 50000 euros de budget annuel. Dans un premier temps, il convient de négocier les tarifs publics proposés par ces prestataires. Ces tarifs sont calculés en fonction de la catégorie du véhicule (compacte, berline, etc.) et de la durée de la location, puis exprimés en euros par kilomètre. Les remises accordées en fonction du volume d'affaires peuvent atteindre 50 % des prix publics.

Pour négocier un tel accord-cadre, il faut s'appuyer sur des données très précises. Dès lors, certaines statistiques se révèlent plus pertinentes que d'autres. Par exemple, il est plus opportun de négocier un prix déterminé en fonction de la durée de location la plus fréquente dans 'entreprise (un jour, deux jours, une semaine, etc.) plutôt que de se baser sur une moyenne. Idem concernant les véhicules: plutôt que d'obtenir un barème quelle que soit la catégorie, un donneur d'ordres a tout intérêt à cibler un seul type de modèle. Dernier exemple: au lieu d'un tarif global au niveau national, voire international, les services achats peuvent négocier un prix attractif pour les destinations où les collaborateurs de l'entreprise sont amenés à se rendre et à recourir à la location courte durée régulièrement. Par ailleurs, il est possible de négocier le prix de certains services comme la livraison et la reprise d'un véhicule sur site, l'assistance (dépannage, véhicule de remplacement), etc. Il est également recommandé de négocier l'annulation des frais en cas de perte ou de vol d'un véhicule, ou encore les frais de remplissage du réservoir avant restitution.

Indépendamment du prix, certains critères sont à prendre en compte pour sélectionner un ou plusieurs loueurs le maillage territorial, la taille du parc, l'existence de partenariats avec d'autres transporteurs (comme Air France ou la SNCF), etc. Plusieurs études, réalisées par les loueurs, montrent aussi que la lisibilité des prix et le temps d'attente au comptoir font partie des principaux critères de sélection des donneurs d'ordres.

AVIS D'EXPERT
Brigitte Jakubowski, dirigeante de JK Associates Consulting

«Très peu d'entreprises mesurent le retour sur investissement des déplacements professionnels »


Dans un contexte économique difficile, beaucoup d'entreprises ont cherché à optimiser leur budget voyages, en définissant de nouvelles règles de déplacements ou en privilégiant d'autres solutions telles que la visioconférence. «Des mesures qui relèvent bien souvent d'un arbitrage ponctuel et qui ne s'inscrivent pas dans une réflexion plus globale sur la réelle utilité de se déplacer», estime Brigitte Jakubowski, directeur du cabinet de conseil JK Associates Consulting, spécialisé en stratégie et achats de voyages d'affaires. Selon cette dernière, un certain nombre de sociétés ont ainsi limité les déplacements de leurs salariés sans se demander quelle était la contribution des voyages d'affaires à la performance globale de l'entreprise. «Ne fallait-il pas, au contraire, continuer d'aller rencontrer ses clients en période de crise?, s'interroge-t-elle. Le problème, c'est que très peu d'entreprises mesurent le retour sur investissement des déplacements professionnels de leurs collaborateurs, et ce en fonction de la finalité de chaque déplacement. » Une stratégie qui aurait permis, ces derniers temps, de savoir si tel ou tel voyage était vraiment nécessaire et pertinent par rapport à l'activité de l'entreprise.

III/ La gestion des frais professionnels

Les entreprises les plus efficaces dans la gestion des frais professionnels présentent six caractéristiques Elles définissent clairement leur politique de voyages, collaborent avec leurs fournisseurs, automatisent les processus de gestion, centralisent les activités administratives, privilégient autant la satisfaction des utilisateurs que la réduction des coûts et, enfin, exploitent les informations de gestion pour améliorer sans cesse le processus.

A - L'optimisation des frais professionnels

Les quatre grands postes de gestion des frais professionnels sont la préparation des voyages (organisation et réservation), les avances de trésorerie, la facturation centrale et la gestion des notes de frais. Les meilleures pratiques se répartissent alors selon ces postes.

Pour maîtriser ses frais professionnels, il faut avant toute chose mettre en oeuvre une politique de voyages centralisée et, surtout, un contrôle de son respect en interne. Pour ce faire, les méthodes les plus répandues sont le recours à des fournisseurs référencés, l'autorisation préalable des dépenses, l'utilisation des services d'une agence de voyages, l'automatisation du traitement des frais de déplacement et les contrôles ponctuels a posteriori sur les notes de frais.

Concernant les avances de trésorerie, celles en espèces sont à proscrire. L'utilisation d'une carte corporate à facturation individuelle s'impose davantage. Par ailleurs, il convient d'utiliser des solutions de paiement dématérialisées pour rationaliser les flux. Les avances permanentes ne sont attribuées que lorsque la sécurité, l'éloignement ou le faible niveau de salaire du collaborateur en font une nécessité.

Les formulaires de notes de frais doivent être automatisés et préremplis. Un logiciel peut intégrer des paramètres RH comme la hiérarchie d'approbation ou encore les plafonds de dépense. La transmission est électronique et les données sont intégrées directement dans le système comptable. Enfin, il est conseillé de mener quelques audits ponctuels sur 10 à 20 % des notes de frais.

B - L'utilisation de cartes corporate

La gestion des avances de cash peut être considérablement allégée grâce à l'adoption de cartes corporate, qui permettent souvent de moins dépenser. Ces cartes sont éditées au nom de la société et débitées soit sur le compte de l'entreprise, soit sur celui du collaborateur, avec un différé de paiement allant de 30 à 45 jours. Cette solution fait, d'une part, gagner du temps à la comptabilité et permet, d'autre part, de délester les salariés des lourdeurs que génèrent les avances de cash. A noter que les émetteurs de cartes offrent tous des services dédiés aux PME et donnent accès à des relevés détaillés, permettent de réaliser des contrôles quasiment en temps réel. Tout dérapage devient ainsi repérable: les notes de restaurant antidatées ou les montants gonflés ne sont donc plus possibles car toutes les informations transitent par un terminal de paiement électronique.

@ ARNAUD OLSZAK

AVIS D'EXPERT
Yann Barbizet, fondateur du cabinet Concomitance

«Il est très difficile de suivre et de consolider tous les frais professionnels des collaborateurs»


La gestion des frais professionnels dans les entreprises est souvent problématique. «Avec des plateformes de réservation qui ne captent pas toutes les informations et la multitude des moyens de paiement en vigueur, il est difficile de suivre et de consolider tous les frais professionnels des collaborateurs car les processus de réconciliation de l'ensemble des dépenses sont très différents», prévient Yann Barbizet, fondateur du cabinet Concomitance spécialisé dans les voyages d'affaires. Selon ce dernier, les entreprises européennes combinent en moyenne pas moins de sept méthodes de paiement. Les conséquences peuvent se révéler coûteuses: mise en place de process de traitement interne liés à la réconciliation, dépenses non conformes à la politique voyages de l'entreprise, remboursements abusifs, etc. Le tout dans un contexte où les prestataires de voyages (compagnies aériennes, établissements hôteliers, loueur de véhicules, etc.) ont tendance à facturer des prestations supplémentaires tout au long du déplacement. Résultat, alors que le prix de la réservation est conforme aux règles définies dans l'organisation, le coût total du déplacement et les frais engendrés deviennent supérieurs aux plafonds autorisés. «Il faut être capable d'identifier ces frais supplémentaires et, le cas échéant, ne pas les rembourser, avec un rappel à la politique voyages de l'entreprise», indique Yann Barbizet. Un travail qui repose sur une consolidation encore plus précise des données liées aux déplacements professionnels dans l'entreprise, avec l'aide de l'agence de voyages et de logiciels de tracking des dépenses.

IV/ Le marché du tourisme d'affaires

Les entreprises qui ont dû faire face à la conjoncture difficile, en 2010, ont été contraintes de revoir l'organisation et le déroulement de leurs conventions/séminaires, comme 'indiquent les résultats du dernier Baromètre 2010 tourisme d'affaires, réalisé par Coach Omnium, en partenariat avec Bedouk Meetings & Events Media.

Si certaines sociétés ont tout simplement décidé d_annuler ce type de réunions professionnelles, beaucoup perpétuent ces rendez-vous traditionnels et fédérateurs, même si elles réduisent la voilure. Selon les professionnels du secteur, ce serait près des deux tiers des entreprises qui auraient restreint leurs activités de séminaires A noter que si ces rendez-vous professionnels ciblent toujours en priorité les collaborateurs de l'entreprise, 'étude constate cette année que les événements destinés aux prescripteurs et clients se renforcent. Preuve que la commercialisation et la fidélisation de la clientèle sont essentielles pour maintenir l'activité de l'entreprise en période de récession.

Si la majorité de ces rendez-vous se déroulent sur deux jours, les manifestations d'une demi-journée se développent progressivement (10 % en 1998 contre 24 % en 2009). Elles présentent effectivement l'avantage de limiter les frais d'hébergement, de transport et de restauration, tout en maintenant les rencontres. Elles permettent aussi de mobiliser les participants moins longtemps. Pas étonnant, dès lors, que ces rassemblements à l'étranger aient fortement diminué. Seules 29 % des entreprises interrogées en ont organisé en 2009, contre 46 % en 2002. La tendance en 2010 est aussi à une progression des manifestations regroupant entre 20 et 100 participants, un effectif qui reste pratique en termes de logistique et peu onéreux, car il ne nécessite pas de louer de trop grands espaces. Les budgets alloués par les entreprises varient en fonction de la manifestation. La fourchette moyenne des dépenses par participant et par jour est donc ample. Plus courtes, ces réunions professionnelles se veulent également moins ostentatoires, selon l'étude. Les hôtels quatre étoiles et autres établissements de prestige, malgré les efforts entrepris sur les prix pour ne pas perdre leurs clients, ont ainsi été désertés. Néanmoins, la formule «hôtel» conserve sa suprématie au niveau des séminaires et conventions, mais les entreprises ont plutôt tendance à se tourner vers les trois étoiles. Concernant les centres et palais des congrès, jugés autrefois austères et trop sérieux, ils ont pu récupérer une certaine clientèle grâce à des travaux de rénovation et un aménagement de l'espace plus modeste que celui d»un grand auditorium. Les établissements indépendants, comme les demeures de caractère proposant un véritable dépaysement et offrant un supplément d'âme à l'événement, parviennent à tirer leur épingle du jeu. Seules conditions: qu'ils soient bien équipés et aisément accessibles.

Bedouk/Coach Omnium précise, par ailleurs, que les entreprises veulent de la souplesse et apprécient les formules «tout compris», qui facilitent l'organisation de l'événement et leur permettent d'obtenir des prix intéressants. De plus, les organisateurs s'avèrent plus exigeants, tant sur les tarifs que sur l'implantation du lieu, l'équipement et les prestations proposées. Mais attention, les sociétés ne se tournent pas forcément vers des chaînes hôtelières. Pour conjurer la morosité ambiante, elles souhaitent organiser des événements moins formels et plus participatifs. Selon le baromètre, elles préfèrent sacrifier les buffets luxueux et copieux pour prendre soin de leurs collaborateurs. Spas, séances de relaxation, dégustations de vins, cours de cuisine...

L'heure est à la détente et à la sérénité, mais aussi à 'originalité! Les lieux ou les parcs à thèmes bénéficient ainsi d'un grand succès. Pour ressouder les liens entre les collaborateurs, les entreprises réclament beaucoup de «team building» et d'activités fédératrices. Les établissements doivent alors faire preuve de créativité et proposer un volet ludique adapté aux objectifs de l'entreprise et à son univers.