Fournitures et mobilier

I / L'aménagement des espaces de bureau

A - Les acteurs

L'aménagement d'espaces de bureau est une prestation à part entière. De nombreux acteurs se positionnent sur ce marché porteur, à commencer par les fabricants de mobilier de bureau et les professionnels du déménagement d'entreprise. Il existe également des prestataires dont c'est le coeur de métier: les aménageurs d'espaces, plus couramment appelés «space planners»

B - Les prestations

Le métier de base des aménageurs d'espaces est le conseil, plus particulièrement dans l'agencement des locaux. Leur travail s'apparente à celui des architectes d'intérieur pour les particuliers. Dans la pratique, leur intervention va beaucoup plus loin. Certaines agences (ou cabinets) jouent un rôle central dans l'aménagement du site, du choix du mobilier au déménagement, en passant par la coordination de divers métiers de second oeuvre (climatisation, électricité, plomberie, etc.) A ce titre, il appartient à la direction achats de bien vérifier la nature des relations entre les aménageurs d'espaces et les prestataires, seule l'indépendance des premiers pouvant garantir une totale transparence des coûts afférents à un projet d'aménagement.

C - Les grandes formes d'aménagement

Selon la norme Afnor X 35-102, l'espace de travail d'un collaborateur, dans un bureau individuel, doit être d'au moins 9 m2. Contrairement à une idée reçue, ce chiffre augmente pour les bureaux collectifs (les «open spaces») par exemple, 10 m² par collaborateur pour les bureaux de six personnes.

Ces dernières années, les open spaces se sont généralisés dans les entreprises. Pour les professionnels de l'aménagement, le recours aux bureaux collectifs ne doit pas être systématique, car ce type d'agencement ne convient pas à tous les métiers. Qui plus est, il serait facteur de stress chez les collaborateurs.

Autre tendance: le bureau «impersonnel». Face à une population de plus en plus nomade et souvent sur le terrain, les entreprises n'affectent plus de bureaux à des collaborateurs en particulier. Le salarié s'installe quelques heures à un poste de travail, généralement dans un open space, en fonction des places disponibles Dans un univers professionnel toujours plus exigeant, la notion de bien-être au bureau s'invite également dans l'aménagement des sièges sociaux. Certaines grandes entreprises ont ainsi fait installer des salles de repos et de sport.

AVIS D'EXPERT
Odile Duchenne, directrice générale d'Actineo

« Il faut concevoir des espaces de travail plus humains »


Le bureau partagé - «desk sharing» en anglais - est une forme d'aménagement de l'espace de plus en plus courante dans les sièges sociaux des entreprises. Les postes de travail ne sont plus attribués mais les collaborateurs, en particulier nomades, s'installent selon leurs envies et les places disponibles. Une tendance également liée au télétravail dont on parle de plus en plus souvent. « Mais la notion de télétravail n'est pas nouvelle et, finalement, ne s'impose pas dans nos entreprises, relativise pourtant Odile Duchenne, directrice générale d'Actineo, l'Observatoire de la qualité de vie au bureau. Sur ce point, l'attention doit être grande: certains salariés vivent très mal le fait qu'on leur propose de télétravailler car ils ont l'impression qu'on les pousse vers la sortie. » Selon cette dernière, la remise en cause des open spaces est aujourd'hui une priorité. « Il faut concevoir des espaces de travail plus humains, où les collaborateurs se sentent mieux et moins stressés. Pendant de nombreuses années, on a cherché à optimiser les m² plutôt que le confort et donc la productivité des salariés. Il est temps de se remettre en question », conclut Odile Duchenne.

II/ Le mobilier de bureau

A - Le marché

Le chiffre d'affaires du marché français du mobilier de bureau est estimé à 1,024 milliard d'euros en 2009, en baisse de 16 % par rapport à 2008, selon l'étude annuelle du cabinet Global Insight France pour le compte de l'Union nationale des industries françaises de l'ameublement (Unifa). Les grandes entreprises (plus de 200 salariés) représentent 50 % du chiffre d'affaires du marché, les TPE 30 % et les PME 20 %. Le canal de distribution le plus utilisé reste celui des revendeurs (46 % du marché), loin devant la grande distribution (23 %) et la vente directe (21 %).

Les fournituristes proposent leurs propres produits. On parle alors de marques de distributeur (MDD), par opposition aux produits conçus par les fabricants. Les MDD sont moins chères que les marques traditionnelles. Et si un débat existe autour de leur moindre performance, ce manque de qualité reste à prouver.

Du côté des familles de produits, le mobilier de rangement représente toujours le plus gros chiffre d'affaires du marché, devant les tables de travail et les sièges de bureau. Le segment des cloisons ne représente, quant à lui, qu'une toute petite part de ce marché.

B - Les critères d'achat

Le prix est l'un des premiers critères d'achat du mobilier de bureau. Ce facteur conduit certaines entreprises à privilégier les MDD. Mais il n'est pas l'unique critère qui conditionne l'achat, surtout pour les sièges de bureau L'ergonomie d'un modèle doit être prise en compte notamment pour lutter contre le mal de dos et les troubles musculo-squelettiques (TMS) dont sont victimes de nombreux salariés. Pour remédier à cette situation, les entreprises investissent de plus en plus dans les sièges à mécanisme synchrone, qui s'adaptent à la morphologie de chaque individu. Parmi les autres facteurs qui déterminent l'achat, le design occupe une place croissante. Dans certaines entreprises, le choix des produits est confié à un groupe projet et non à la seule direction des achats généraux. Ce groupe réunit des représentants du personnel, de la direction des ressources humaines et de la direction des services généraux. Autres critères à prendre en compte: les délais de livraison et la garantie propre à chaque modèle. A noter que les aspects environnementaux, de la conception à l'emballage des produits, sont de plus en plus présents dans les cahiers des charges. Enfin, les fabricants de mobilier de bureau proposent des prestations associées (déménagement, agencement d'espaces, recyclage des produits, etc.) pouvant se révéler utiles lors d'un appel d'offres d'envergure. Au final, le coût moyen d'un poste de travail comprenant un bureau, un siège, un caisson et une armoire oscille généralement entre 1 500 et 2 500 euros HT selon les gammes de produits choisis.

III/ Les fournitures de bureau

A - Le marché

Le marché des fournitures de bureau concerne de nombreux secteurs. Aujourd'hui, aucune étude ne permet de quantifier le chiffre d'affaires qu'il génère, qui plus est dans l'univers du B to B. L'Ufipa, l'union de la filière papetière, a établi une nomenclature qui reprend l'ensemble des articles fabriqués et distribués. On trouve ainsi dix catégories de produits, du papier aux articles de classement, en passant par les consommables informatiques. Cependant, ce catalogue dépasse le cadre des fournitures de bureau, puisqu'il concerne également le matériel bureautique (ordinateurs, imprimantes, multifonctions, etc.)

L'une des particularités de cet univers est la quasi-absence de la vente directe. En effet, les fabricants de fournitures de bureau ne vendent pas leurs produits directement aux entreprises et aux collectivités, mais le font par l'intermédiaire de distributeurs. D'une manière générale, ces derniers sont appelés «fournituristes» , un terme quelque peu galvaudé. En réalité, il faut distinguer vépécistes et cataloguistes. Comme leur nom 'indique, les premiers sont des spécialistes de la vente par correspondance (VPC) . Ils éditent des catalogues de fournitures de bureau - de plus en plus sous format électronique - dont les prix affichés ne sont pas, en théorie, négociables. Quant aux seconds, ils ne dévoilent pas leurs tarifs dans leurs catalogues, les prix étant calculés en fonction, notamment, du volume des commandes. A noter qu'il existe également des grandes surfaces dédiées. Ces magasins ciblent davantage les TPE et les PME, car leurs collaborateurs sont susceptibles de se déplacer pour acheter les articles dont ils ont besoin au quotidien.

B - Mettre en place un catalogue de fournitures référencées

Sans être une famille d'achats stratégiques, les fournitures de bureau n'en sont pas moins négociables Ainsi, les entreprises peuvent réaliser des économies en regroupant les commandes des collaborateurs pour faire jouer l'effet de volume auprès des distributeurs En contrôlant plus drastiquement les dépenses, des gabegies peuvent être évitées. Pour ce faire, l'entreprise doit constituer un catalogue de fournitures référencées qui lui permettra de faire respecter sa politique d'achats Le référencement des fournitures n'est pas aussi simple qu'il n'y paraît. Il faut que les articles correspondent aux besoins quotidiens des collaborateurs, y compris sur le plan qualitatif. En effet, l'objectif du catalogue ne sera pas rempli si les salariés de l'entreprise n'y adhèrent pas et préfèrent commander des fournitures non référencées, et donc non négociées par la direction achats. Pour constituer son catalogue, cette dernière peut s'appuyer sur l'historique des consommations de l'entreprise, ou encore organiser une sélection d'articles avec un panel représentatif des collaborateurs de l'entreprise. Si le processus d'approvisionnement est simplifié pour les fournitures référencées, toute demande hors catalogue doit, dès lors, être pleinement justifiée.

Le succès d'un catalogue se mesure à la proportion de fournitures de bureau qui y sont achetées. Un bon taux est de 75 - 80 %. Les meilleures entreprises parviennent à un taux de 90 %. A noter que, pour réussir dans la durée, le contenu du catalogue doit être évolutif, s'adaptant chaque année à la demande.

AVIS D'EXPERT Laurent Mayer, directeur associé de Sérénia

« Le développement durable est avant tout un concept marketing »
La plupart des fournituristes proposent aujourd'hui des catalogues verts. « Un concept avant tout marketing, estime Laurent Mayer, directeur associé du cabinet de conseil Sérénia. Les produits référencés dans ces catalogues sont souvent haut de gamme alors qu 'il existe des fournitures bon marché dont la fabrication respecte tout autant - si ce n 'est plus - l'environnement. » Pour ce dernier, le développement durable reste toutefois une opportunité pour les acheteurs. «Auparavant, il était difficile de demander aux clients internes de changer leurs habitudes pour des raisons économiques. Aujourd'hui, en utilisant l'argument du développement durable, il est beaucoup plus facile de faire évoluer les comportements. » Et de réaliser des économies, par exemple en commandant des produits de classement en polypropylène plutôt qu'en PVC. Ou en achetant du papier bureautique avec un grammage inférieur.