Optimiser son budget affranchissement

@ Neopost

En France, le service courrier représente en moyenne 7% des frais généraux des collectivités selon Neopost, l'un des principaux fabricants de machines à affranchir. En louer est l'une des solutions pour optimiser ce poste de dépenses. Cet appareil permet d'imprimer une marque postale directement sur chaque enveloppe. Cette dernière correspond au tarif applicable pour chaque pli, en fonction de son poids et de la destination. La collectivité publique n'a ainsi plus besoin de timbres. Mais où peut-on trouver ces machines à affranchir? Si elles ne s'achètent pas, elles se louent auprès des concessionnaires qui les ont mis au point. Avant d'être commercialisées, elles doivent en effet être homologuées par La Poste. A l'heure actuelle, seulement quatre acteurs se partagent ce marché en France: Neopost, sa filiale Satas, Secap Pitney Bowes et enfin le Suisse Frama, depuis deux ans.

Gagner du temps

Une machine à affranchir possède trois avantages majeurs. Tout d'abord, elle permet de gagner du temps. En effet, la personne en charge du courrier dans l'organisation ou dans un service n'a plus besoin de se déplacer à La Poste et peut donc se consacrer à des tâches éminemment plus productives. Le deuxième attrait est financier. L'organisation publique n'a plus besoin d'immobiliser une part de sa trésorerie dans un stock de timbres. Et grâce au télé-relevé, la facturation intervient le mois suivant. De plus, la machine optimise la gestion de l'affranchissement. Ainsi, selon Sandra Gourdin, responsable communication de Satas, les organisations réaliseraient entre 12 et 30% d'économie. En l'absence d'une machine couplée avec une balance, le pesage du courrier s'opère de façon artisanale avec, comme conséquence directe, le suraffranchissement des plis. Autre avantage économique: le reporting automatique des consommations facilite le contrôle des dépenses, un point qui séduit particulièrement les acheteurs. Les dernières générations de machines à affranchir sont ainsi connectées au serveur de La Poste, qui relève leurs consommations.

Troisième et dernier atout: la professionnalisation des envois de courrier. «Une enveloppe avec un timbre est considérée comme un courrier personnel», estime Sandra Gourdin. Or, selon cette dernière, une enveloppe affranchie à la machine communiquerait une image beaucoup plus professionnelle de la collectivité émettrice, «d'autant que la flamme permet d'envoyer un message, le support devient valorisant». En effet, plus la machine est sophistiquée, plus elle offre de solutions d'impression. Il est ainsi possible d'imprimer une flamme, le logo de l'organisation, voire une mention spéciale comme «urgent», «économique», «lettre», «ouvrez vite», «prioritaire», «confidentiel», etc.

Trois gammes de machines

Le premier critère d'achats d'une machine à affranchir est le volume de courrier que le modèle est capable de traiter en une journée. «Nous orientons nos clients vers tel ou tel appareil selon le nombre de lettres à envoyer par jour et selon les caractéristiques du courrier à envoyer», confirme Pascale Duclos, chef de groupe mail finishing distribution solutions chez Pitney Bowes. Suivant la segmentation proposée par La Poste, les fabricants commercialisent trois gammes de machine: les TPMAC («très petite machine à affranchir») qui correspondent à de petits volumes de courrier (20 à 30 plis par jour), les produits dits «moyen volume» pour des affranchissements inférieurs à 1 500 Euros par mois, et enfin les machines dites «haut volume».

Le deuxième critère d'achats est le coût des consommables. En effet, comme pour les systèmes d'impression, il ne faut pas uniquement comparer le tarif de location de chaque machine. L'acheteur s'attachera à vérifier le coût du consommable, son volume d'impression et sa date de péremption. A l'usage, certaines machines se révèlent beaucoup plus coûteuses, alors que leur valeur locative est inférieure à celle d'un appareil concurrent. Les interventions techniques sur les machines varient également beaucoup selon les fabricants. Autre considération importante: la machine peut être reliée ou non à une balance. Dans le premier cas, l'utilisateur pèse et affranchit son courrier. Dans le second, il saisit directement le tarif à appliquer. Bien évidemment, la présence d'une balance permet d'éviter de nombreuses erreurs et d'affranchir au plus juste. Les modèles haut volume en sont systématiquement équipés. Les machines les plus perfectionnées offrent le choix entre la pesée au passage et la pesée différentielle. La première technique permet d'affranchir à la chaîne des courriers de poids identiques et de réaliser des gains de productivité. Elle répond à de forts besoins en volume (plus de 500 lettres par jour). «Un avantage important, remarque Sandra Gourdin. Aujourd'hui, dans les entreprises et les organisations publiques, les collaborateurs souhaitent déposer leur courrier le plus tard possible, alors que La Poste cherche à organiser les levées le plus tôt possible. Il faut donc se doter de moyens efficaces pour ne pas perdre de temps.» La pesée différentielle facilite pour sa part la tâche des utilisateurs, qui envoient des plis hétérogènes moins nombreux. Les lettres sont placées ensemble sur la balance et le calcul du tarif s'opère à chaque retrait.

Les machines pour les petites collectivités

Pascale Duclos, Secap Pitney Bowes.

« Nous orientons nos clients vers tel ou tel modèle, selon le nombre de lettres à envoyer par jour et selon les caractéristiques du courrier à envoyer.»

Des services innovants

Toutefois, les machines ne suffisent pas à garantir une gestion rigoureuse du courrier, aussi sophistiquées soient-elles.

C'est pourquoi les prestataires développent des services dédiés aux segments moyen et haut volume. Par exemple, Satas vient de lancer Satas Fusion, un logiciel de gestion et de suivi des affranchissements. «Autant la gestion des dépenses est simple pour une petite collectivité qui ne loue qu'une seule machine, autant elle se complexifie lorsque plusieurs machines sont déployées sur différents sites», estime Sandra Gourdin. Basé sur une technologie web, Satas Fusion offre un accès aux données à distance. A chaque affranchissement, le logiciel collecte les informations, comme le type de produit, la tranche de poids, le prix ou le compte d'imputation. Ce processus permet d'établir des rapports sur la consommation, avec ventilation par service, par type de plis, etc. L'abonnement s'élève à 80 Euros HT par mois.

Depuis novembre dernier, Neopost com mercialise pour sa part le logiciel «MAS», un outil de gestion qui offre des fonctionnalités similaires. La licence d'utilisation s'élève à 2 500 Euros HT. La mise en oeuvre de MAS est dédiée à la connaissance et à l'analyse de la consommation. «Les gestionnaires sont en mesure d'imposer des limites grâce à la création d'alertes qui se déclenchent en cas de dépassement budgétaire et de vérifier si la consommation est bien justifiée», précise Ludovic Dugabelle, directeur marketing Neopost France. Le service marketing adresse tous ses plis en urgent? La direction générale en plis recommandés? L'outil, en détectant les anomalies, traque les mauvaises conduites et contribue à réduire les dépenses.

Sur un autre plan, les fabricants cherchent également à fidéliser leurs abonnés. Satas a rénové son site Internet à la rentrée 2006, en créant notamment un espace clients qui regorge d'informations produits, propose une assistance technique, et la possibilité de commander une nouvelle flamme publicitaire en ligne. Une option de prévisualisation permet à l'utilisateur de valider sa commande ou de corriger l'image, la ponce ou le texte. La flamme est livrée via une carte à puce à insérer dans la machine à affranchir.

De son côté, Neopost joue la carte de la proximité, avec 260 techniciens déployés dans l'Hexagone; Frama celle des produits conviviaux avec des écrans tactiles dès l'entrée de gamme. Secap annonce quant à elle la sortie imminente d'une nouvelle gamme - actuel lement en cours d'homologation - avec cinq modèles plus intuitifs et plus intelligents: la technologie «IntelliLink» per mettra notamment la com- mande en ligne de flammes.

Les machines pour les grandes organisatiions publiques

Le niveau de service est définitivement devenu le nerf de la guerre entre les fabricants.