Les destructeurs de documents se démocratisent
Les nécessités de confidentialité font progresser, chaque année, le taux d'équipement en destructeurs de documents des collectivités et des administrations. Les données sensibles (papiers, CD, etc.) peuvent ainsi être éliminées avec un maximum de sécurité.
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Le destructeur de document devient incontournable dans les organisations, aussi bien publiques que privées. Selon les estimations croisées de plusieurs fabricants, plus de 60000 appareils ont été écoulés en 2005 auprès des collectivités et des entreprises, pour un montant d'une vingtaine de millions d'euros. «Pourtant, nous sommes encore sous-équipés par rapport à d'autres pays comme l'Angleterre, l'Allemagne ou les pays nordiques, analyse Alain Fleuret, responsable techniques produits marketing d'Acco (marque Rexel). Il y a encore cinq ans, seules les entreprises ou les administrations évoluant dans des secteurs extrêmement sensibles, comme l'armement ou la défense, utilisaient un destructeur», ajoute-t-il.
Néanmoins, les organisations françaises semblent rattraper leur retard pour respecter, notamment, la loi «Informatique et Liberté» qui stipule que «tout détenteur d'informations sur toute personne se doit de préserver leur confidentialité et les détruire après utilisation«.
Les collectivités n'échappent pas à la loi, elles qui traitent de nombreuses données confidentielles relatives aux administrés et aux usagers. Résultat, le taux d'équipement progresse dans les organismes publics, en particulier sur le segment des petits destructeurs individuels. «Le marché est actuellement porté par les destructeurs de proximité ou à usage partagé par de petits groupes de quatre à cinq personnes», remarque Alain Fleuret.
Le conseil général de Saône-et-Loire entre dans ce cas de figure. En plus de son destructeur départemental à coupe croisée, la collectivité s'équipe progressivement en appareils individuels à coupe croisée ou droite de niveau de sécurité 3 (S3). «Ils sont situés dans les endroits stratégiques, comme le cabinet de certains élus, confie Marianne Tedesco, responsable des moyens généraux. D'autres services ont également des besoins de confidentialité pour protéger les données des usagers, par exemple les dossiers sociaux pour le RMI.» A l'Assemblée nationale, on recense désormais cinq destructeurs à usage partagé, en plus des deux appareils à haut volume réservés à la présidence et au service des études. «Nous les utilisons principalement pour les notes à caractère politique», explique Arnaud Eissautier du service achats et moyens matériels.
@ Source: donnés constructeurs.
Les principaux modèles du marché sélectionnés par la rédaction
Capacité de destruction et volume sonore
Entre 2005 et 2006, le fabricant Acco a fait réaliser une étude de marché, afin de penser sa collection Mercury, commercialisée en France début 2007. Acheteurs et utilisateurs ont été sondés sur leurs motivations d'achats. «La capacité de destruction, c'est-à-dire le nombre de feuilles détruites à la fois est l'argument premier, révèle Alain Fleuret. Le niveau sonore arrive en second: comme il y a de plus en plus de destructeurs au pied des bureaux ou à l'étage, il faut qu'ils soient le plus discrets possible.»
Parmi les autres critères d'achat formulés, suivent la capacité de la corbeille, qui doit être importante pour ne pas avoir à la vider souvent et le dispositif antibourrage. «Le prix arrive en sixième position mais il reste un argument important pour les acheteurs français, si l'on compare avec les autres pays comme l'Angleterre», précise Alain Fleuret. L'esthétique et la couleur entrent également en ligne de compte. Dans ce contexte, les fabricants se sont adaptés à la demande. La capacité de coupe d'un modèle moyen à usage personnel ou partagé descend rarement en dessous de 15 feuilles insérables en une seule fois. Quant au niveau sonore, il a une importance fondamentale dans le cadre d'un open space où les nuisances des équipements bureautiques (photocopieuses...) sont déjà présentes. Pour qu'un collaborateur puisse téléphoner à côté d'un destructeur en fonctionnement, le volume de celui-ci doit se situer entre 58 et 60 décibels.
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Cinq critères pour un bon achat
Voici les principaux points à prendre en compte pour acheter un destructeur de documents. Ils sont à évaluer en fonction de l'usage pour lequel il est destiné (fréquence d'utilisation, nombre d'utilisateurs...).
1) LE SYSTEME DE COUPE. Vous avez le choix entre une coupe droite pour une destruction en fibres (bandes droites de papier, dont la largeur varie entre deux et huit millimètres), ou une coupe croisée pour une destruction en particules (morceaux de fibres non reconstituables, dont la taille oscille entre deux et six millimètres).
2) LE NIVEAU DE SECURITE. Six niveaux existent et répondent à une norme baptisée DIN, qui définit les destructeurs par taille de coupe. Pour une collectivité ou administration, le niveau minimum conseillé est DIN 3 (ou S3). Voici à quel usage le niveau de sécurité correspond:
- S2: documents internes ou usuels
- S3: documents confidentiels
- S4: documents secrets
- S5: documents très secrets
- S6: documents très confidentiels
3) LA CAPACITE DE LA CORBEILLE. Elle est exprimée en litres. Plus sa capacité est importante, moins vous aurez à vider le destructeur. Choisissez sa capacité en fonction de l'usage du destructeur: personnel ou collectif. A noter qu'une coupe croisée réduit par cinq le volume de déchets.
4) LE NIVEAU SONORE. Il dépend également de la puissance du moteur. Le niveau acceptable se situe au maximum à 60 décibels: vous pouvez alors téléphoner sans gêne à proximité d'un destructeur en fonctionnement.
5) LA CAPACITE DE COUPE. Elle détermine le nombre maximum de feuilles que l'utilisateur peut insérer en une seule fois dans le destructeur. Une grande capacité de feuilles permet un plus grand nombre de passages. Et donc un plus grand volume de papier détruit rapidement.
Entre 300 et 400 euros par appareil
Enfin, l'appareil doit avoir une certaine durabilité. «Les utilisateurs veulent un produit fiable, simple à utiliser et qui ne nécessite pas d'entretien important», résume Guillaume de Sevin, directeur commercial de Clementz-Euromegras France (Idéal). Il ajoute un critère: «Un niveau de sécurité maximum pour l'utilisateur.» C'est dans cet esprit que le fabricant allemand développe depuis plusieurs années son système de protection et de sécurité, avec un volet de sécurité électronique. «La machine s'arrête automatiquement dans les cas extrêmes où une personne coincerait sa cravate ou ses cheveux dans l'appareil!», ajoute-t-il.
Dès lors, combien les collectivités sont- elles prêtes à payer pour s'équiper? «Les budgets varient de 150 à 1 000 euros pour le destructeur bureautique et s'élèvent à plus de 1 000 euros pour une machine à usage collectif, observe Pascal Lux, responsable commercial de HSM pour la France. Pour un bon appareil, le prix se situe entre 300 et 400 euros. En général, le premier achat porte sur un modèle de base. Ensuite, les collectivités constatent l'utilité du produit et montent en gamme.» La baisse des prix sur certains segments a également dopé les ventes, selon Alexandra Doboz, responsable marketing chez Fellowes. «Il y a quelques années, le prix des appareils de niveau S4 était clairement un frein à l'achat, explique-t-elle. La taille des appareils a été réduite, ainsi que la capacité de leur corbeille. Aujourd'hui, les prix se situent entre 300 et 500 euros contre 1 000 euros auparavant.»
Une meilleure gestion des déchets
Par ailleurs, les thématiques liées au développement durable et à une meilleure gestion des déchets sont de plus en plus présentes chez l'utilisateur. En Saône-et-Loire, le conseil général a participé à l'élaboration d'un guide sur les achats écoresponsables de fournitures, dont les destructeurs de documents font partie. Les objectifs sont notamment de limiter la consommation d'énergie et la quantité de déchets. «Dans nos critères d'achats, nous prenons en compte la mise en veille automatique en cas d'inutilisation. D'autre part, nous privilégions les destructeurs à double corbeille, pour trier le papier et les déchets en plastique ou en métal», éclaire Marianne Tedesco.
Autant d'arguments que tous les fabricants mettent en avant. En coupant les documents en fibres (coupe droite) ou en particules (coupe croisée), les destructeurs permettent ainsi de réduire le volume de déchets. Avec un net avantage pour la coupe croisée, qui réduit jusqu'à cinq fois plus le volume de déchets que la coupe droite. Voilà de quoi ne plus se passer d'un destructeur...
