Le ministère des Finances consolide ses données télécoms

En vue de préparer un nouvel appel d'offres pour sa téléphonie en 2009, le ministère des Finances mène depuis un an une consolidation de ses dépenses télécoms qui s'élèvent à 30 millions d'euros par an. «Nous avons travaillé sur trois axes, explique Frédéric Bonnefille, acheteur télécoms à l'Agence centrale des achats du ministère. D'abord, établir une cartographie globale des dépenses fixes et mobiles. Ensuite, repérer les erreurs de factures et les ressources improductives sur lesquelles nous pouvions réaliser des économies. Enfin, calculer les flux internes de communication en vue du déploiement futur de la TolP.» Pour mener l'ensemble de ces opérations auprès des six directions du ministère, qui chapeautent près de 7500 sites dont certains sont situés dans les DOM, Frédéric Bonnefille s'est fait accompagner par un cabinet de conseil spécialiste de l'optimisation des dépenses télécoms. Ainsi, Consotel a été retenu au terme d'une procédure adaptée, au début de l'année 2006.

Frédéric Bonnefille, Agence centrale des achats du ministère des Finances

«Notre objectif était de repérer les erreurs de factures et les ressources improductives sur lesquelles nous pouvions réaliser des économies.»

Vérifier chaque tarif contractuel

La cartographie des dépenses a débuté en juin. «La collecte des données télécoms auprès des six opérateurs fixes et mobiles du ministère a été assez lourde car nous avons remonté leurs archives sur une année complète», explique Vincent Michel, directeur associé de Consotel. Toutefois, le cabinet a pu traiter la cinquantaine de formats de facturation différents sur une interface unique, grâce à son logiciel Consoview, ce qui a permis de gagner un temps précieux.

A ce stade, plusieurs ressources improductives (Minitel, lignes non utilisées) ont été identifiées. Puis Consotel a procédé au contrôle des factures: pour chaque appel entrant et sortant, il s'agissait de vérifier que le tarif contractuel était correctement appliqué, ainsi que les remises.

Le service achats a ensuite procédé à la consolidation des données pour établir des livrables d'inventaire, dispatchés dans les 350 points de facturation qui gèrent les 7500 sites du ministère. «Les livrables recensent les anomalies sur chacun des points de facturation, explique l'acheteur télécoms à l'Agence centrale des achats du ministère. Toute la difficulté est de les rédiger en langage simple, afin qu'ils soient facilement exploitables, tout en étant exhaustifs. Le rôle du service achats est de toujours se mettre à la place du prescripteur interne et d'anticiper les questions que ce dernier pourrait éventuellement se poser.»

En 2006, le ministère des Finances comptait 185 000 agents, dont 10 000 sur le site de Bercy, à Paris. Le budget télécoms du ministère est de 30 millions d'euros.

Afin de faciliter le contact, les achats ont mis en place un guichet unique, seul point d'entrée pour les services du ministère. Le travail de rationalisation s'est poursuivi avec les opérateurs, sur la base des livrables: suppression d'abonnements et de services, restriction autour des numéros spéciaux... Quant aux économies générées, l'objectif est fixé à 5% des dépenses annuelles. Le montant définitif de ces économies sera connu dans le courant de l'été 2007.