La préfecture du Nord devient le référent national pour le courrier

En octobre 2006, Florent Clerc, chef de bureau du service courrier de la préfecture du Nord, a détaillé, lors d'un séminaire de formation de deux jours, sa méthodologie pour optimiser les dépenses de courrier de son administration. Il a été désigné "réfèrent national" en la matière par ses quatorze collègues présents, et à l'unanimité. C'est la Direction interministérielle de la formation (Dif) qui a lancé le projet, en s'appuyant sur les résultats spectaculaires de la préfecture nordiste: une baisse de plus de 60 % des dépenses de courrier en cinq années. Ancien de La Poste où il a occupé plusieurs fonctions (vente de produits courrier, receveur...), Florent Clerc intègre en 2001 la préfecture du Nord. En tant que chef de bureau du service courrier, il est chargé de gérer les envois de missives et de colis aux collectivités territoriales, les permis de conduire ou les cartes grises des usagers, etc. «A l'époque, les dépenses d'affranchissement s'élevaient à près de 700 000 euros, explique-t-il. A charges de courrier égales, et compte tenu des augmentations de certains tarifs postaux, cela coûterait actuellement un million d'euros si rien n'avait été mis en place.» Aujourd'hui, les dépenses de courrier ne sont que de 254 000 euros environ!

En identifiant deux principaux gisements d'économies, Florent Clerc a permis à la préfecture du Nord d'optimiser ses dépenses de courrier.

Le courrier de la préfecture du Nord

- Le service courrier compte une dizaine d'agents, qui traitent environ 1,5 tonne de courrier entrant-sortant par jour.


- En 2006, les dépenses de courrier se sont élevées à 254 000 euros, contre 686 000 euros en 2001 .

Interdiction des recommandés

Après une période d'observation, l'ancien agent de La Poste a identifié deux principaux gisements d'économies. Le premier concerne le courrier ordinaire. «Nous avons institué en 2002 l'obligation de regrouper le courrier envoyé à un même destinataire, une collectivité locale par exemple», détaille Florent Clerc. Seconde piste: les recommandés. «Le recommandé classique a été strictement interdit, du fait de son tarif élevé, reprend ce dernier. Par exemple, un envoi de moins de 20 grammes coûte 3,04 euros. Nous y avons substitué un autre produit postal: le Distingo suivi, avec une enveloppe indéchirable et indéformable, qui ne coûte que 0,92 euro.» Ces mesures n'ont pas impacté les délais. «Le recommandé n'est pas un gage de priorité pour la distribution, ce n'est qu'un gage de sécurité», rappelle Florent Clerc. La lettre recommandée avec accusé de réception est désormais réservée aux cas exceptionnels, l'AR constituant une preuve juridique. En 2002, le service courrier de la préfecture du Nord, jusque-là réparti sur sept sites, a été regroupé dans de nouveaux locaux. De ce fait, Florent Clerc a pu également optimiser l'organisation du travail. «Dans notre nouvel espace, nous avons instauré un système de casiers, précise-t-il. Chaque client dispose de son propre casier, plus ou moins gros selon le volume de courrier que nous lui adressons. Cela a permis aux agents de gérer plus rapidement les envois.» Afin de pérenniser les économies, Florent Clerc effectue un relevé y quotidien des envois. Il s'appuie notamment sur un logiciel récent, gratuit et encore méconnu de La Poste, baptisé Colis poste. «Il permet de visualiser la consommation quotidienne de colis. Une opération impossible avec la machine à affranchir», conclut- il. De nouvelles formations sont prévues dans les prochaines semaines.