La dématérialisation n'est pas encore entrée dans les moeurs

Publié par Damier Chalon le 1 févr. 2007

Depuis deux ans, la dématérialisation des marchés publics est entrée dans le quotidien des acheteurs publics, pas forcément dans celui des entreprises. Le manque de confiance, d'information et d'uniformisation est le mal dont elle souffre. L'année charnière pourrait bien être 2007.

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A partir du 1 ^er janvier 201 0, les acheteurs publics pourront exiger des entreprises qu'elles répondent aux appels d'offres par voie électronique. Une date que les acteurs de l'achat public ont d'ores et déjà bien en tête. Mais que le chemin à parcourir est encore long... Selon Dimitri Mouton, directeur R&D de CertEurope, opérateur de services de certification électronique, «le taux de réponses électroniques avoisinerait actuellement les 3 %», ce qui, après deux ans d'existence, est décevant. En effet, depuis le 1^er janvier 2005, les acheteurs publics sont tenus, pour les procédures formalisées, d'accepter les réponses envoyées sous forme électronique par les entreprises. Fin 2004, cette obligation a créé de nombreux remous. Pour se doter d'une plateforme de dématérialisation, la plupart des acheteurs publics ont, en effet, agi dans la précipitation, sans prendre la peine d'en informer les entreprises. Aussi rien d'étonnant à ce que ces dernières n'adhèrent pas à cette évolution.

Depuis, les campagnes d'information et de communication se sont multipliées, ainsi que les guides explicatifs. La Fédération nationale des tiers de confiance (FNTC), qui regroupe les principaux prestataires concernés par la dématérialisation, y est allée du sien fin 2006, à l'instar du Minefi. Malgré tous ces efforts, la mayonnaise ne prend toujours pas. Le manque d'information des débuts fait désormais place à une véritable crise de confiance liée à des problématiques plus complexes et plus profondes. Les acheteurs publics et les éditeurs intervenant sur ce marché sont bien décidés à les résoudre dans les plus brefs délais.

Edysis, Villefranche-sur-Saône, Bouhey TP, le trio gagnant

La société Bouhey TP est une denrée rare pour les acheteurs publics. Cette filiale du groupe Spie Batignolles (quatrième groupe français de construction) répond à des appels d'offres en ligne.
Son directeur d'exploitation, Jean-Marc Ostler, estime que «le souci, lorsque l'on répond à un marché public, c'est de monter un dossier justifiant de nos capacités techniques et financières, ce qui représente un volume de papier important. Pour éviter de les emmener un peu partout et d'arriver in extremis pour les déposer en collectivité, et vu que nous sommes une petite structure, la dématérialisation s'avère être la solution idéale». Bouhey TP a répondu à une dizaine d'appels d'offres en ligne depuis le 1^er janvier 2005, sans qu'il y ait le moindre bug, virus ou détournement. «Et puis, nous pouvons réutiliser les dossiers pour d'autres appels d'offres sur d'autres plateformes. Pour nous, c'est une excellente formule», ajoute Jean-Marc Ostler. Jean-Yves Nénert, le responsable des marchés publics de la Communauté d'agglomération de Vïllefranche-sur-Saône, le confirme, Bouhey TP est un bon «client». «Depuis le 1^er janvier 2005, nous avons dû recevoir deux ou trois offres dématérialisées, portant uniquement sur des marchés de travaux. Elles ont toutes été envoyées par Bouhey TP. Cette entreprise a complètement intégré les avantages procurés parla dématérialisation», explique-t-il.
La Communauté d'agglomération de Villefranche-sur-Saône a opté pour la plateforme développée par Edysis. Choisie «au feeling», selon les propres termes de Jean-Yves Nénert, elle apporte entière satisfaction à ses utilisateurs. Trois communes de l'agglomération s'y sont jointes, un bel exemple de mutualisation. Au total, les quatre collectivités ont réceptionné une dizaine de candidatures dématérialisées. Un bilan un peu mince... Jean-Yves Nénert le sait bien: «Il faut maintenant montrer la voie aux entreprises, leur faire voir que tout cela fonctionne.» La collectivité a fourni d'importants efforts en matière de communication et d'information aux côtés de la CCI de Lyon, notamment sur le thème de la confidentialité. Pour Jean-Yves Nénert, «il n'y a pas de problème de confidentialité. Les entreprises ont les moyens de répondre, mais elles ne le font pas». C'est le syndrome dont souffre la dématérialisation...
Fidèle à son habitude, Bouhey TP ne se pose pas de questions sur le devenir de ses documents transitant par Internet. L'entreprise a opté pour le certificat électronique de Cham- berSign, qui garantit l'intégrité et la confidentialité des documents. Jean-Yves Nénert reste, en revanche, sceptique quant à l'utilité de la roue de secours autorisée par le nouveau Code des marchés publics, censée renforcer la confiance des entreprises. «Cela ne va pas dans le sens de la simplification. . .», pense-t-il. Cet acheteur public semble plutôt se focaliser sur le 1 ^er janvier 201 0, date à laquelle il pourra exiger des entreprises une réponse dématérialisée. D'ici là, les campagnes d'information vont se poursuivre, dans l'espoir que les sociétés saisissent tous les enjeux de la dématérialisation, et surtout qu'elles aient enfin confiance.

Interopérabilité et réversibilité

La première TaiDiesse, immédiatement identifiable, est le nombre élevé de plateformes sur le marché. Jean Madar, directeur associé du groupe Belink, éditeur de solutions de dématérialisation, en est arrivé à la conclusion suivante, à l'occasion de la convention Dématérialiser 2006: «Les plateformes de dématérialisation des appels d'offres ont vu le jour dans les années 1999-2000. Depuis, elles se sont multipliées et sont aujourd'hui une cinquantaine, note-t-il. Elles présentent des niveaux de sécurité plus ou moins élevés et leur couverture métier est plus ou moins large. En fait, l'offre devrait se réduire à une dizaine de plateformes sérieuses. Cette harmonisation doit faire son chemin dès cette année.» Pour les entreprises, ce foisonnement de solutions n'incite pas à se lancer dans le grand bain. Jérôme Mendiela, président du cabinet conseil Imaterialis, confirme que «le problème pour les sociétés est qu'elles vont répondre à «n» collectivités locales et faire face à «n» processus.» Un manque d'harmonisation qui s'avère, pour elles, un frein majeur. Pour les acheteurs publics, cette multiplicité des acteurs leur pose une seconde difficulté: comment choisir le meilleur? En raison d'un choix précipité, beaucoup se sont retrouvés à utiliser des plateformes empêchant toute réversibilité et interopérabilité. L'Adap, l'Association pour la dématérialisation des achats publics, a pour cela défini un schéma XML (standard d'échange ouvert) destiné à favoriser l'ouverture et l'interopérabilité des plateformes de dématérialisation des marchés publics. «Ce schéma rassemble, dans un format pivot, les événements traités pendant la procédure de passation des marchés publics et les éléments de preuve produits par la plateforme de dématérialisation. Il inclut les différentes phases de la procédure: mise en ligne du dossier de consultation des entreprises (DCE), retrait du DCE, questions de l'entreprise, dépôt d'un pli, ouverture de pli, envoi au contrôle de légalité...», énumère Jérôme Mendiela, également délégué général de l'Adap.

Dimitri Mouton, CertEurope

«Le taux de réponses électroniques avoisinerait actuellement les 3 %»

Une autre association, regroupant des acteurs du secteur, s'est vue confier une mission d'observation de la dématérialisation. EdiBuild, avec le soutien du Minefi et le concours de la FNTP, a élaboré un label, «dem@PE». Son rôle? Attester que les dispositifs techniques et organisationnels des plateformes présentent un degré de sécurité, d'ergonomie et de performance suffisant au regard des exigences du Code des marchés publics et des bonnes pratiques en la matière. Bernard Longhi, délégué général de l'association, estime que «l'attribution du label à une plateforme doit rassurer les entreprises soumissionnaires et les inciter à pratiquer la dématérialisation avec celle-ci.» Le premier label a été attribué à l'éditeur Edisys fin janvier. Il s'agit assurément d'une belle victoire pour Thierry Soula, président du directoire d'Edysis, qui rappelle «que l'éditeur avait déjà été la première entreprise à être accréditée par la direction des Journaux Officiels fin 2004». Figurent au rang des recalés de la première session Adesium et surtout Achatpublic.com. Les entreprises, comme les acheteurs publics, disposeront dorénavant d'informations fiables et indépendantes quant au sérieux et à la qualité de telle ou telle plateforme.

Dématérialisation: les offres des principaux éditeurs du marché

ACHATPRO

AchatPro est une filiale du groupe Bred Banque Populaire, au même titre que Click & Trust (certification électronique), Vialink (dématérialisation de documents) et b-Process (facturation électronique). Toute la chaîne est ainsi couverte.
www.achatpro.com

ACHATPUBLIC.COM

C'est l'entreprise leader de la dématérialisation des marchés publics en France. Fondée parl'UGAP, France Télécom, Dexia, la Caisse des Dépôts et le groupe Moniteur, elle détient près de 30% du marché.
www.achatpublic.com

ACTIV BROWSER TECHNOLOGY

Activ Browser Technology est anciennement Logicip, une place de marché créée en 1996 avec le soutien de la CDAF. Activ Deal est la solution dédiée à la gestion des appels d'offres en ligne et des enchères inversées.
www.activbrowser.com

AGYSOFT

Spécialistes de l'achat public depuis 1989, Agysoft développe des progiciels de gestion des marchés publics et de dématérialisation. Marco, sa solution de dématérialisation, a été choisie par près de 400 collectivités locales.
www.agysoft.fr

AOSYS

Aosys donne accès à l'ensemble des marchés gérés par les reprographes du groupement France Repro, le premier réseau français de gestion et d'impression de documents. La plateforme de webgestion des marchés publics d'Ao- sys dispose de plus de 130 références.
www.aosys.fr

ATEXO

Il s'agit une société de conseil et d'ingénierie spécialisée dans la confiance électronique. Détenue exclusivement par des investisseurs privés, Atexo est complètement indépendante de tout groupe industriel ou de toute solution technologique.
www.atexo.com

BRAVOSOLUTION

Bravogov est la solution pour le secteur public de BravoSolution, société détenue majoritairement par le groupe Italce- menti. BravoSolution est spécialiste de la mise en oeuvre de solutions d'e-achat.
www.bravogov.fr

COMETRIS

Filiale de la société Adesium, Cometris est spécialisé dans le domaine des collectivités locales. Adema Marchés Publics est sa solution de dématérialisation des procédures de marchés publics.
www.cometris.com

DEMATAO

Dematao est une solution complète de dématérialisation des marchés publics, de la publication des avis de consultation jusqu'à l'ouverture des plis. A noter: le site Internet est clair et ludique.
www.dematao.com

DEMATIS

Avec plus de 130 références, Dema- tis fait bonne figure en tant qu'éditeur indépendant. Une démonstration animée en ligne permet de découvrir et de se familiariser avec les différentes étapes d'un appel d'offres électronique.
www.e-marchespublics.com

DEMAT-PUBLIQUE.COM

Ce site Internet est la propriété de Infor- sud FM et de Trace. La société Inforsud FM est une SSII spécialisée dans l'infogérance, alors que Trace est une SSII spécialisée dans l'édition de logiciels et le conseil à destination des collectivités publiques.
www.demat-publique.com

DOUBLETRADE

DoubleTrade propose aux organismes publics la solution DTP leur permettant de gérer l'ensemble du processus d'appel d'offres. Les partenaires sont prestigieux: ING Barings, CDC Entrepri ses et UFG Private Equity.
www.doubletrade.com

EDISYS SA

Edisys se présente comme la première entreprise française à s'être positionnée sur le traitement informatisé des dossiers d'appels d'offres, dès 1997. Cette société compte plus de 800 références publiques et privées.
www.edisys.info

ELECTROGELOZ

Le spécialiste de la reproduction et de l'impression de dossiers d'appels d'offres sous format papier a lancé en début d'année 2006 sa plateforme de dématérialisation Adao. Electrogeloz intervient depuis près de soixante ans dans le traitement de documents, notamment de plans pour les appels d'offres.
www.electrogeloz.com

FORMI-SA

C'est une SSII spécialisée dans la gestion et le partage des informations d'entreprise par Internet. E-AOP est son système de dématérialisation des procédures des marchés publics.
www.formi.fr

FORSUP

Les associes et collaborateurs de Forsup sont tous issus du monde des achats. Cette société dispose d'une activité conseil et propose des formations pour les acheteurs publics. AdminX est sa solution pour la gestion dématérialisée des appels d'offres. Forsup est l'un des gros du marché.
www.forsup.com

FORUMECO

Cette plateforme de dématérialisation des marchés publics a été développée par un GIE composé de 16 journaux appartenant au Syndicat national de la presse judiciaire (SNPJ).
www.mpforumeco.com

HOSPI-MARCHES

La plateforme de dématérialisation Hospi-Marchés est développée par Hospitalis SAS du groupe Cegedim, spé cialiste des technologies et des services liés à l'information médicale à destination des professionnels de santé.
www.hospi-marches.com

KLEKOON

La plateforme de dématérialisation des marchés publics de Klekoon, DematerNet, permet la publication des avis, la mise en ligne et le téléchargement des DCE, l'identifi cation des candidats, l'envoi des offres et candidatures, l'ouverture des plus, la notification aux entreprises ainsi que l'élaboration de statistiques.
www.klekoon.com

LEGADEMAT

LegaDemat est le fruit de la collaboration d'Umanis et de CertEurope, un tiers de confiance. Cette plateforme permet de préparer et de gérer la passation de marchés publics de leur publication jusqu'à leur attribution, à l'identique d'une procédure non dématérialisée.
www.legademat.fr

MAGNUS

Magnus conçoit, développe et commercialise des solutions informatiques dédiées aux collectivités locales et aux établissements publics. Sa solution est baptisée Solon Dématérialisation.
www.magnus.fr

MARCHES-PUBLICS.INFO

La solution de dématérialisation, TW Demat, complémentaire àTW Publicité, permet aux soumissionnaires de déposer une offre par Internet, avec une procédure sécurisée sur la base des exigences du CMP et des textes légaux en vigueur.
marches-publics.info

MTPI

Il s'agit d'une SSII créée en 2000 spécialisée dans la gestion et la mise en oeuvre des nouvelles technologies de l'information au sein de l'entreprise. Avec EasyDao, sa solution locative de dématérialisation des marchés publics, MTPI s'est lancé dans la gestion en ligne des échanges de documents associés aux procédures de passation de marchés publics.
www.mtpi.fr

OMNIKLES

Fondée en 2000 par des juristes et des ingénieurs, Omnikles développe, commercialise et exploite des solutions dématérialisées de gestion documentaire à valeur légale pour les personnes publiques, les entreprises et les professions réglementées.
www.omnikles.com

ROLLING COST

Créée en 1999, la société Rolling Cost traite un grand nombre d'appels d'offres et dispose d'un véritable savoir- faire dans le domaine des achats. Pour le secteur public, sa solution Roll Public permet la gestion dématérialisée de l'ensemble des procédures de passation des marchés publics
www.rollingcost.com

SIS

SIS, éditeur de progiciels dédiés, intervient dans la dématérialisation des marchés publics avec SIS Marchés, solution de pilotage de la commande publique. Celle-ci permet la prise en compte des processus internes de décision, la gestion documentaire des pièces du marché, la mise en place d'un système d'alertes et le pilotage de l'achat public.
www.sis-france.com

SYNAPSE ENTREPRISES

Synapse est une société spécialisée dans la dématérialisation des appels d'offres. Ses consultants réalisent les analyses des besoins spécifiques des clients, le paramétrage du mode de dématérialisation à mettre en oeuvre, l'accompagnement au déploiement de la plateforme et les formations spécifiques requises.
www.synapse-entreprises.com

TEAM PROJET

Team Projet est une équipe d'ingénieurs et de techniciens supérieurs qui travaillent de puis plusieurs années tant sur des projets publics que privés. Dans ce cadre, une plateforme de dématérialisation des marchés publics a été développée.
www.teamprojet.com

TELMEDIA

Filiale du groupe Voix du Nord, Telmedia a conçu une solution de dématérialisation développée en technologies Open Source. Cette plateforme met à disposition un environnement sécurisé à toutes les étapes.
www.telmedia.fr

Etendre le champ de la dématérialisation

Reste maintenant à convaincre les entreprises que la sécurité des échanges ne doit faire aucun doute. C'est ici qu'entrent en jeu les tiers de confiance. Olivier Demilly est le délégué général adjoint de ChamberSign, autorité de certification des Chambres de commerce et d'industrie, dont le métier consiste à délivrer des certificats électroniques. «Les échanges en ligne sont aujourd'hui plus sûrs que les échanges papiers, souligne-t-il. Les mentalités doivent évoluer! Il faut continuer les actions de sensibilisation pour qu'en 2010, l'objectif des 50 % de marchés dématérialisés soit atteint. Lorsque le bâtiment s'y mettra, tout le monde devrait suivre.» Le BTP rattrape progressivement son retard sur cette thématique et devrait effectivement jouer un rôle moteur en 2007.»

«Mais la dématérialisation n'a d'intérêt que si elle est complète, ce qui n'est pas le cas actuellement. Pierre-Alain Perny, directeur commercial de SIS, le confirme: «Il faut étendre son champ d'application à l'archivage légal, au contrôle de légalité, à la comptabilité publique... La dématérialisation doit être beaucoup plus large que les marchés publics.» Cette réflexion est actuellement menée à tous les échelons de l'administration. Mais certaines étapes imposent encore une rematérialisation, rendant nul l'intérêt du processus. Le contrôle de légalité, grâce au programme Actes (Aide au contrôle de légalité dématérialisé), est sur la bonne voie. En matière d'archivage, le guide édité par la FNTC recommande à la personne publique d'être attentive à la fiabilité, à la disponibilité et à la pérennité des documents lors du choix d'une solution. Certaines plateformes ont conclu des accords avec des tiers-archiveurs, comme Achatpublic.com avec CDC Arkhinéo, garantissant ainsi un archivage conforme et dématérialisé. L'échéance de 2010 ne paraît finalement pas trop lointaine. «Elle fixe l'attention des acteurs», note Jérôme Mendiela. Trois années pour convaincre de tous les bienfaits de la dématérialisation. «Car finalement, sur le fond, il n'y a pas de différence fondamentale entre le papier et l'électronique», concède Dimitri Mouton. Au contraire, elle permet aux entreprises de réduire leurs coûts d'impression et de gagner du temps. La logique gagnant-gagnant revient sur toutes les lèvres. D'un côté, l'administration française, qui se veut moderne et efficace, dispose ici d'outils censés contribuer à l'optimisation et à la professionnalisation des achats publics. De l'autre, cette efficacité nouvelle devrait inciter les entreprises, notamment les PME, à s'intéresser de plus près aux achats publics. Rendez-vous en 2010!