Formation continue, une nécessité pour les acheteurs publics

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Peu d'agents territoriaux, ou de l'Etat, ont été formés à la fonction d'acheteur, les recruteurs du secteur public ayant de la peine à dénicher la perle rare capable de professionnaliser leurs achats. Ces difficultés sont d'autant plus vraies que les multiples évolutions du code des marchés publics et les exigences nouvelles de résultats nécessitent un acheteur rompu non seulement aux méandres d'une législation complexe, mais aussi à des techniques d'achat encore peu répandues dans le secteur public. De ce fait, un acheteur présentant un tel profil est un élément précieux que les grandes collectivités, ministères et hôpitaux s'arrachent aujourd'hui. Certes, les profils juridiques ne manquent pas et sont généralement des éléments bien formés, mais le souci d'optimisation de la commande publique n'entre pas dans leur champ de compétences. A l'inverse, les acheteurs formés aux techniques de l'achat économique exercent quasi exclusivement dans le privé et ignorent tout des règles propres à l'achat public. Malgré cela, nombreux sont ceux qui ont tenté l'aventure du public ces dernières années, et, par la même occasion, abandonne des carrières financierement plus intéressantes dans le privé. Face à ce constat, le seul recours à disposition des organismes publics, pour mettre à niveau les profils trop juridiques ou trop économiques, reste la formation continue. Corinne Labbouz, directrice associée et formatrice chez Axes Management, cabinet de formation spécialisé dans l'achat public, confirme la montée en puissance des demandes de formation, aussi bien sur les aspects juridiques qu'économiques: «La demande en formation, toujours très soutenue, s est particulièrement intensifiée fin 2006 avec rentrée en vigueur du nouveau code des marchés publics. Cependant, outre les formations traditionnelles sur les aspects juridiques de la commande publique, celles touchant à l'efficacité et à la performance des achats prennent de l'importance.» Ces thèmes représenteraient aujourd'hui près de la moitié des demandes de formation, contre 20 % il y a seulement quelques années.

Corinne Labbouz, Axes Management

«Les formations touchant à l'efficacité et à la performance des achats prennent de l'importance.»

Le top: la formation action

Deux grands types de formations sont a disposition des acheteurs publics: les théoriques, dispensées sous forme de cours et par thèmes, et les formations actions, traitant une problématique réelle et concrète de l'organisme public. Par exemple, au lieu de passer par un cabinet de conseil en réduction des coûts, les acheteurs d'un conseil général peuvent suivre une formation sur l'optimisation des coûts télécoms en s'appuyant sur les budgets réels de la collectivité.

Pierre Ravenel, consultant au sein du cabinet Factea Sourcing et par ailleurs coauteur de l'ouvrage L'offre la plus avantageuse économiquement, pèse le pour et le contre de ces deux formules: «La première est plus simple à déployer et moins coûteuse. En revanche, la mise en pratique des notions est souvent délicate, les acheteurs ne faisant pas toujours le lien entre la théorie et la pratique. Quant à la seconde méthode, elle permet une forte transmission du savoir-faire et donne une vraie autonomie aux personnes formées. Le taux d'adhésion est très élevé. Par contre, elle est plus coûteuse et peut prendre jusqu'à deux ou trois mois, voire plus s'il s'agit du renouvellement complet d'un marché.»

Les organismes de formation préconisent volontiers ces formations actions, ce que confirme Eric Leaper, responsable de l'activité achat public au niveau du pôle achats de la uegos: «Le but est d'aller rapidement vers des cas pratiques. L'idéal est une formation action où les participants arrivent avec un dossier opérationnel à traiter.» Si ce n'est pas le cas, des formations théoriques agrémentées de cas pratiques feront bien l'affaire.

Les acheteurs publics, pour se former, peuvent faire appel à une multitude d'acteurs: éditeurs, organisateurs de salons, cabinets de conseil, organismes de formation, CNFPT (Centre national de la fonction publique territoriale) et autres éditeurs de logiciels. Tous proposent des formations en achats publics. Le plus gros de l'offre se situe bien évidemment au niveau des organismes de formations (Demos, Cegos, Comundi, Axes Management, AP2A, CFPA, IDMP Formation, AACT-FE, CDAF Formation...). Certains étant d'ailleurs spécialisés en achat public. Le CNFPT reste malgré tout l'organisme privilégié par les décideurs publics, puisqu'ils cotisent 1 % de leur masse salariale pour que leurs agents puissent y suivre des formations.

«L'essentiel des formations porte sur la réglementation, à savoir le code des marchés publics», affirme Eric Leaper de la Cegos. Elles constituent le fonds de commerce des formateurs. «Les formations qui touchent au code, comme les critères de pondération, les différents types de marchés, l'organisation de la commission d'appel d'offres, etc. figurent systématiquement au catalogue», ajoute Pierre Ravenel (Factea Sourcing). Les différentes réformes du code des marchés publics (2001, 2004, 2006) n'ont fait que renforcer cette demande. En 2006, certains acheteurs ont fait le choix de se former assez tôt aux nouveautés qui se profilaient (accords-cadres, systèmes d'acquisition dynamiques...) alors que d'autres ont attendu la parution du texte, le 1^er septembre. Par conséquent, les formations juridiques ont été fortement demandées tout au long de l'année 2006. Toutefois, l'effervescence serait en train de retomber en ce milieu d'année, poussant certains organismes de formation trop optimistes à annuler certains stages ou à baisser les prix.

Expérience
Une formation sur les Mapa pour le CH de Trouville-sur-Mer

Le centre hospitalier de Trouville-sur-Mer est une petite structure. Ce qui ne veut pas dire que les deux acheteurs de rétablissement ne sont pas formés aux bonnes pratiques et ne se tiennent pas informés de l'actualité des marchés publics. En effet, «le service achats a récemment suivi une formation de deux jours sur les Mapa, indique Dominique Debruxelles, responsable achats du centre hospitalier. Voulue par la direction, cette session nous a permis d'y voir plus clair, d'apprendre comment concevoir un Mapa de A jusqu'à Z. Nous avions besoin de cette formation. On sait désormais où l'on va et ce que l'on doit faire.» L'accent a notamment été mis sur les techniques de négociation. «Nous évitons désormais de privilégier certaines entreprises par rapport a d'autres, l'objectif étant de dépenser au mieux l'argent public, assure le responsable achats. La négociation permet de connaître d'autres fournisseurs.» Cette formation a également été l'occasion d'échanger sur le nouveau Code des marchés publics. Outre ces échanges avec le formateur, le service a tout particulièrement apprécié les documents, notamment des cas de jurisprudence délivrés par l'organisme de formation Comundi. Cette veille juridique dispense ce petit service achats d'une tâche qui se voudrait fastidieuse si elle était effectuée en interne.


Centre hospitalier de Trouville-sur-Mer


Activité: Centre spécialisé dans la réadaptation cardiaque.


Budget: 8 millions d'euros.


Effectif: 200 personnes.

Les grandes thématiques du moment

L'objectif des dernières reformes du code est de progressivement convaincre les acheteurs publics que l'achat est également un acte économique. Le message est, semble-t-il, passé auprès du plus grand nombre, vu l'envolée de certaines thématiques. «Les nouvelles possibilités offertes par la législation ont créé une demande importante sur quatre points: la négociation, l'analyse des offres, les accords-cadres et le développement durable», confirme Corinne Labbouz d'Axes Management. Ainsi, les acheteurs publics se forment de plus en plus aux techniques d'achats. Par exemple, la négociation. Autorisée dans le cadre des marchés à procédure adaptée (Mapa) apparus en 2004, elle a dans un premier temps été ignorée par les acheteurs. En 2007, ils n'hésitent plus, ce qu'affirme Eric Leaper (Cegos): «Cela reste nouveau pour eux. Mais ils se rendent compte que négocier est un métier à part entière. Et veulent renforcer leurs compétences afin de savoir jusqu'où aller, quels pièges sont à éviter, comment ne pas être mis en porte-à-faux et bien respecter la réglementation.»

Certaines organisations publiques souhaitent même aller encore plus loin dans la professionnalisation de leurs achats, comme l'Etat ou la mairie de Paris. «Des organisations s'engagent résolument dans la professionnalisation de leurs acheteurs en demandant des formations portant sur la performance économique de l'achat», assure Corinne Labbouz. Cela va du pilotage achats à la maîtrise des coûts et la gestion de la relation fournisseur, en passant par la définition d'une stratégie achats et les systèmes d'information achats. «Il était difficile d'imaginer ce type de demandes il y a quatre ans!», ajoute-t-elle. Les conseils généraux, les villes et les hôpitaux se formeraient eux aussi de plus en plus à ces pratiques. «Mais, dans l'ensemble, les acheteurs en sont encore au stade du mieux acheter, nuance Fabrice Rivière de chez Demos. Les demandes ne sont pas encore très importantes sur les techniques d'achats poussées.»

ANTOINE COULONDRE, directeur achats et moyens généraux, Etablissement français du sang

Témoignage
«Former les acheteurs pour qu'ils connaissent les évolutions du code»

L'Etablissement français du sang (EFS) est né en 2000 de la volonté du législateur de regrouper en un seul établissement public national toutes les structures régionales de transfusion sanguine françaises.
Le service des achats nationaux, composé de trois acheteurs et d'un directeur, Antoine Coulondre, gère 58% des 265 millions d'euros d'achats de l'EFS, avec une centaine de marchés nationaux. Les 42% restants sont gérés dans les 17 régions EFS par un bon millier de procédures d'achat locales. Côté formation, la priorité a été donnée aux formations juridiques. «En 2004 puis en 2007, des formations ont été dispensées par Axes Management autour du code des marchés publics, explique Antoine Coulondre. La qualité de ces formations a conduit plusieurs régions à solliciter le même organisme.» Ces formations suivies par les acheteurs et les juristes de l'EFS se sont déroulées en intra.
«En 2007, le siège a choisi d'inviter deux autres directions, l'informatique et la communication, qui avaient des besoins particuliers», ajoute Antoine Coulondre.
L'objectif était que les acheteurs ressortent avec une connaissance des évolutions du code et partagent leurs expériences. L'ensemble du service achats a suivi ces formations de 2 et 3 jours. Un troisième jour a même été rajouté en 2007 devant l'intérêt suscité par la démarche. «Il est certain que la formation 2007 nous a amenés à mieux poser les termes des marchés passés sous l'égide du nouveau code, confie Antoine Coulondre. Nous verrons si le besoin d'une action suivie en 2008 se fait sentir.» En revanche, les cursus de formation achats, c'est-à-dire non-juridiques, sont personnalisés, ponctuels et fonction de l'évaluation individuelle.


Etablissement français du sang


Activité: Opérateur unique de la transfusion sanguine.


Chiffre d'affaires: 671,4 millions d'euros (2005).


Effectif: 8 670 personnes.

JEAN-PIERRE DENET, chargé de mission, direction générale de la modernisation de l'Etat

Témoignage
«Acquérir la culture de la performance économique»

Former les acheteurs à la performance économique de l'achat figure parmi les objectifs du plan interministériel de rationalisation de l'achat public dévoilé le 17 octobre 2006 par Jean-François Copé, ex-ministre du Budget et de la Réforme de l'Etat. Partant du constat que les acheteurs avaient un profil exclusivement juridique, il a été décidé de les sensibiliser aux bonnes pratiques achats, telles que la négociation, l'analyse du marché fournisseur, le marketing achats, la gestion de la relation fournisseur, l'analyse des prix, la maîtrise des coûts associés à l'achat, les tableaux de bord achats... C'est pourquoi un marché, remporté par Axes Management, a été passé pour former un total de 500 acheteurs. Les objectifs et le contenu avaient été définis au préalable en groupe de travail interministériel. «La formation a pour but de mieux distinguer les aspects économiques, juridiques, budgétaires et logistiques de la fonction achats, de donner aux acheteurs une connaissance globale de l'ensemble des outils à leur disposition, et d'en faire de véritables forces de proposition pour les décideurs en matière d'achats, explique Jean-Pierre Denet, chargé de mission à la direction générale de la modernisation de l'Etat. Ainsi, une culture commune de la performance économique pourra se développer».
Le public visé par cette formation est constitué des acheteurs permanents des administrations centrales et des services déconcentrés de l'Etat, en relation directe et constante avec les fournisseurs. «Ces agents sont aussi bien des responsables de la passation des marchés publics, des rédacteurs juridiques spécialisés, des prescripteurs pour l'achat de biens et services ou encore des responsables logistiques», ajoute Jean-Pierre Denet, qui se félicite de la «forte demande des acheteurs des administrations centrales et déconcentrées, comme les préfectures et les rectorats, malgré un démarrage poussif.»
Dix sessions de trois jours réunissant 50 acheteurs ont été programmées sur 2007 et 2008. Deux jours sont consacrés exclusivement à la formation. Un troisième est prévu afin de recueillir les impressions et les premiers retours d'expériences. L'étape formation était un préalable nécessaire pour atteindre l'objectif fixé par le gouvernement: 1,3 milliard d'euros d'économies en trois ans.


Direction générale de la modernisation de l'Etat


Activité: Coordonne les actions de modernisation de l'Etat.


Statut: Dépend du ministère du Budget, des Comptes publics et de la Fonction publique.


Effectif: 160 agents.

Acheter durable, cela s'apprend

Une autre thématique est en voie de se généraliser: le développement durable. «Aujourd'hui, les thèmes de l'environnement et de l'achat éco-responsable, qui étaient encore marginaux il y a peu, ne sont plus anecdotiques et figurent parmi les critères de sélection des offres. La demande d'expertise est logiquement en forte progression», témoigne Corinne Labbouz. Assurément très à la mode, le développement durable devient le dada des formateurs. «Il y a une prise de conscience très forte de l'ensemble des acteurs publics, confirme Pierre Ravenel. L'attention des politiques, par exemple, n'y est pas étrangère.» Le cabinet Factea Sourcing a eu l'occasion de s'en rendre compte en dispensant une formation aux achats durables. C'était à l'occasion d'une rencontre d'information organisée par la chambre de commerce et d'industrie de la Réunion (CCIR) destinée aux donneurs d'ordres publics et entreprises de l'île. D'après Pierre Ravenel, il existe trois types de formations aux achats durables : «Il y a celles destinées aux acteurs de la commande publique, qui ont vocation à leur donner une bonne compréhension des outils inclus dans le code. Ensuite, viennent celles s'adressant à l'ensemble des agents de la collectivité. Plus généralistes, elles sont axées sur la maîtrise des consommations et sur les achats au sens large. Enfin, il y a les formations animées par un conseil général ou une CCI, l'objectif étant de sensibiliser l'ensemble de leurs partenaires locaux.» Quoi qu'il en soit, les formateurs lancent progressivement des ateliers sur la thématique. Le boom devrait avoir lieu l'année prochaine.

Aussi nécessaires soient-elles, les formations n'en sont pas moins des prestations onéreuses. Un tour d'horizon des catalogues permet d'être rapidement fixé. En intra, lorsque le formateur se déplace au sein de I'organisme public, une formation peut coûter entre 1 000 et 2000 euros HT par jour, pour une moyenne qui se situe à 1 500 euros HT. Il faut en effet payer le déplacement, la restauration, et parfois l'hébergement du formateur. En inter, les prix sont plus raisonnables: entre 400 et 800 euros HT par jour. Mais comment faire son choix entre inter et intra? Corinne Labbouz d'Axes Management apporte un élément de réponse: «L'intra présente l'avantage de fédérer les pratiques en interne alors que l'inter permet aux acheteurs publics d'échanger entre eux leurs retours d'expériences. Les petites collectivités privilégient l'inter, pour des questions de moyens.» Les formations durent généralement entre deux et trois jours. Naturellement le responsable doit faire attention à ne pas bloquer le fonctionnement de son service en autorisant trop de formations. Pour les plus ambitieux, et sans doute les plus fortunes, il ne faut pas oublier la formation action. «Elle oscille entre 30 000 et 60000 euros lors qu'elle concerne l'ensemble d'une famille achats, précise Pierre Ravenel de Factea Sourcing. Cependant, les économies réalisées la première année par la collectivité sont supérieures à ce montant.» Un investissement non négligeable, qui nécessite la présence à long terme de formateurs.

Au final, Eric Leaper estime que «les acheteurs publics ont peu de temps pour se former et encore moins pour mettre en oeuvre les techniques apprises lors des formations. Ils n'ont pas l'occasion de se replonger sur ce qu'ils ont vu.» C'est pourquoi certaines formations proposent un jour supplémentaire, quelques semaines après le stage, pour faire le point, et ce malgré les réticences de cer- tains supérieurs hiérarchiques. «Toutefois, la volonté de progresser est bel et bien réelle, les acheteurs sont plutôt partie prenante pour suivre ces formations», conclut-il.

Ainsi, un mouvement de fond commence à se dessiner depuis quelque temps: nouvelles compétences, mise en place de structures achats dédiées, gains, économies, leviers de progrès... La professionnalisation des achats publics est sur la bonne voie.

EMMANUEL ALCON, responsable du service marchés publics, conseil général du Cher

Témoignage
«L'objectif des formations est de coller à l'actualité et de lever les zones d'ombre»

La majorité des formations suivies par les huit membres du service marchés publics du conseil général du Cher le sont auprès du CNFPT, le Centre national de la fonction publique territoriale. «La hiérarchie privilégie les formations au sein de cet organisme puisque la collectivité cotise pour cela à hauteur de 1% de sa masse salariale, explique Emmanuel Alcon, responsable du service marchés publics. Avant de faire appel à un organisme spécialisé, nous regardons d'abord ce qui est proposé par le CNFPT. Si cela ne nous convient pas, il y a une mise en concurrence entre les organismes de formation.» Les stages durent en moyenne trois jours, la plupart du temps en inter. Une des rares formations en intra a été dispensée par un éditeur client du conseil général, en l'occurrence Agysoft, sur le thème de la dématérialisation des marchés publics. Pour sa part, Emmanuel Alcon assiste régulièrement à des formations dispensées par des organismes spécialisés (AP2A, Comundi...).
Toutefois, il ne compte pas en suivre cette année, question de planning. En 2004, le choix du responsable du service marchés publics s'était porté sur les Mapa. En 2006, Emmanuel Alcon a plutôt opté pour un atelier sur les accords-cadres et un second sur le développement durable organisé par Comundi. «L'objectif est de coller à l'actualité, de lever les zones d'ombre, d'échanger sur les bonnes pratiques avec d'autres stagiaires», confie-t-il. Ces formations devraient être suivies d'effets puisque des accords- cadres pourraient être lancés d'ici la fin de l'année. Emmanuel Alcon avoue toutefois avoir été quelque peu déçu par sa formation sur ce thème. De son côté, étant devenu lui-même formateur au sein du CNFPT, Emmanuel Alcon avoue suivre moins de formations auprès de cet organisme.
Trop de formation peut parfois nuire au bon fonctionnement d'un service. A l'inverse, un personnel bien formé est l'assurance de procédures sécurisées. Sur 144 jours travaillés au mois de mai, les huit agents composant le service marchés publics du conseil général du Cher ont suivi douze jours de formation. Au mois de juin, sur 168 jours travaillés, ils en ont suivi 37, soit 22 % du temps total de présence. «Il arrive que cela soit pénalisant, confirme Emmanuel Alcon, Mais le mois de juin a été exceptionnel, la norme se situe généralement aux alentours de 8% du temps de présence.»


Conseil général du Cher


- Budget: 365 millions d'euros en 2007.


- Effectif: 1 350 agents.