Travel management - Le end-to-end, un challenge pour les acheteurs
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Une étude menée par ACTE avec American Express Global Business Travel présente les avantages et les obstacles à la mise en place de programmes end-to-end, permettant de gérer de bout en bout les voyages.
Le end-to-end, soit la gestion des voyages d'affaires de bout en bout, où chaque étape - de la réservation aux paiements, en passant par la gestion des dépenses au reporting - est intégrée dans un seul et même outil ; a longtemps été un objectif recherché par les acheteurs. Cependant, un nouveau rapport* révèle qu'une large majorité d'acheteurs (72%) affirme que ces programmes ne sont aujourd'hui que très peu intégrés dans les entreprises. Publié par ACTE (Association of Corporate Travel Executives) en collaboration avec American Express Global Business Travel (GBT), "The Journey to Integrated Travel Management" analyse comment l'évolution des technologies mais aussi des besoins des parties-prenantes des organisations impactent l'intégration des programmes de voyages.
Priorités et objectifs
Sans surprise, les outils de réservation en ligne (OBT) constituent l'élément le plus souvent intégré aux programmes des répondants (92%), suivis par les cartes d'entreprise (74%) et les plateformes de gestion des dépenses (60%).
Le top trois des priorités des travel managers est occupé par :
- La visibilité et le contrôle des dépenses pour 70% des travel managers
- L'amélioration de l'expérience utilisateur (65%)
- Le duty of care (58%)
Contraintes et obstacles
Près du quart (22%) des travel managers n'ont plus de projet d'intégration à date.
Les répondants ont identifié un certain nombre d'obstacles aux progrès, notamment un manque de ressources (25%) et un manque apparent de soutien en interne et de la part des parties prenantes (30%). Cependant, ce sont les voyageurs d'affaires qui représentent le plus gros challenge : 37% des répondants ont déclaré que l'adoption des outils par les voyageurs d'affaires et leur réticence au changement étaient leur principal obstacle.
À l'inverse, les voyageurs d'affaires sont également l'un des principaux moteurs du développement, pour plus d'un tiers (34%) des répondants.
"La mission principale du travel manager est de créer un environnement favorable au succès pour le voyageur d'affaires ; et ce travail d'intégration de bout en bout est essentiel pour y parvenir", commente Leigh Bochicchio, directrice générale d'ACTE. "Le fait de devoir utiliser une multitude d'outils et de technologies différents pour prévoir un voyage peut nuire à la productivité des voyageurs. Les programmes de voyage end-to-end résolvent ce problème et au final, tout le monde est gagnant : le voyageur, le travel managers et l'entreprise".
Soutenir le changement
Les parties prenantes internes dans les marchés publics (53%) et les finances (45%) sont les principaux moteurs du changement, les voyageurs d'affaires se situant à la troisième place. Sachant que les économies d'échelles et la conformité sont des objectifs clés de l'intégration, il est important que les acheteurs s'assurent de l'adhésion des parties prenantes.
L'intégration d'un programme end-to-end est complexe et demande, non seulement, de sensibiliser les employés en interne, mais aussi d'être soutenu par toutes les parties-prenantes du processus. Les travel managers déclarent que les fournisseurs de plateformes technologiques (62%), les sociétés de gestion de voyages d'affaires (59%), les fournisseurs de solutions de paiement (39%) et les fournisseurs (33%) jouent également un rôle déterminant dans son intégration.
"Grâce aux progrès de la technologie et des services, disposer d'une solution intégrée de gestion des déplacements et des dépenses, offrant une meilleure expérience utilisateur, permettant aux acheteurs d'être plus efficaces et de mieux contrôler les coûts, est totalement possible", indique Bruno Murray, Vice-Président d'American Express Global Business Travel. "Les bonnes technologies et un management du changement bien mené permettent de surmonter les obstacles à l'intégration - et j'encourage tous les acheteurs à challenger les TMC sur ce point."
A noter: le rapport propose des conseils sur le management du changement et donne des clés pour stimuler l'adhésion des parties-prenantes et des partenaires nécessaires à la mise en oeuvre de programmes de voyage plus intégrés. Pour télécharger l'étude complète, cliquer ici
*ACTE a interrogé 207 acheteurs de voyages d'affaires dans le monde entier, entre le 4 et le 28 juin 2019, au sujet des priorités, objectifs et contraintes au déploiement d'un programme end-to-end.Cette étude a été réalisée avec American Express Global Business Travel. Pour plus d'informations, contacter info@acte.org