Optimiser ses frais d'hôtellerie grâce aux HBT : l'exemple de Aigle International

Pour les travel managers, le recours au HBT, Hotel Booking Tool, s'impose souvent comme un passage obligé. Ne serait-ce que pour bénéficier d'un paiement centralisé et, surtout, de reportings analytiques complets d'un tel centre complexe de coûts.

Contenir la hausse de son budget hôtel en bénéficiant d'une visibilité complète sur ses réservations hôtelières partout dans le monde : c'est le challenge relevé par la société Aigle International, enseigne française de prêt à porter, en s'appuyant, depuis 2011, sur la plateforme de réservation hôtelière HCorpo. "Les tarifs proposés par HCorpo sont, la plupart du temps, moins élevés que ceux dont nous disposions jusqu'alors, voire plus attractifs que nos propres tarifs négociés avec certains hôtels. Dès la première année, nous avons réalisé 30 % d'économies sur ce poste !", explique Brigitte Deslogis, travel manager au sein de la société.

Mais l'outil a une autre valeur ajoutée : "Nous profitons désormais d'une entière centralisation de la réservation, souligne la travel manager, sans oublier la fourniture, par le prestataire, d'un reporting analytique sur mesure avec un niveau de données détaillé pour l'ensemble de nos déplacements." Cette expérience montre l'intérêt croissant des acheteurs voyages pour les HBT, Hotel Booking Tools. Et pour cause: "Le volet aérien a, depuis longtemps, été rationalisé dans les grands comptes, rappelle Moncef Khanfir, CEO de iAlbatros, un des acteurs du marché, mais l'hôtellerie, qui constitue le deuxième poids lourd des achats travel, est encore, lui, hors contrôle. D'où l'intérêt de recourir à un HBT, pour s'atteler à un tel chantier d'optimisation."

Priorité aux hôtels indépendants !

D'autant que le marché de l'hôtellerie, atomisé, s'avère complexe à appréhender pour les travel managers. "Les entreprises doivent composer avec une offre plus large et hétérogène que dans l'aérien, analyse Stéphane de Laforcade, président de HCorpo. Or, la plupart des Self Booking Tool classiques sur lesquels s'appuient les travel managers ne sont pas exhaustifs. Notamment parce que ces outils s'adossent sur des GDS, Global Distribution Systems, qui ne référencent pas nombre d'hôtels indépendants."

Cet écueil affecte beaucoup les entreprises dont les collaborateurs sillonnent la France, un marché regorgeant davantage d'hôtels indépendants (60 %) que de chaînes (40 %). Et c'est justement pour profiter d'une offre hôtelière complète qu'Aigle International a décidé de s'appuyer sur HCorpo. "Nous accédons désormais à 250 000 hôtels négociés disponibles en temps réel dans un seul outil."

Last but not least, ces plateformes hôtelières intuitives - fonctionnant de manière autonome ou en interface avec un SBT - se distinguent par leur aptitude à prendre en charge la réservation, du paiement à la facturation. "C'est notre axe de différenciation, confirme Moncef Khanfir. Nous proposons de dédouaner nos clients d'un tel processus comptable ­chronophage, puisqu'une fois les réservations effectuées par les voyageurs, nous assumons le paiement de chaque prestation. À la fin du mois, nous envoyons la facture globale au client."

Les travel managers, qui n'ont plus qu'un seul fournisseur à piloter, s'évitent aussi la gestion de factures multiples ou des cartes corporate. "Nos collaborateurs n'ont plus d'avance à faire sur les frais d'hébergement, confirme la travel manager d'Aigle International. Ils ont simplement besoin de se présenter à l'hôtel munis de leurs confirmations de réservation sans se préoccuper ni du règlement, sauf extras, ni de récupérer la facture, la prestation étant prise en charge par l'éditeur."