La dématérialisation a le vent en poupe

Le salon Documation qui vient de fermer ses portes à Paris est largement revenu sur les enjeux de la dématérialisation. A la faveur des évolutions réglementaires, le nombre de projets initiés dans ce domaine est en forte croissance.

2017 représente une nouvelle étape dans l'histoire de la dématérialisation. Par l'intermédiaire de son portail en ligne Chorus Pro, l'Etat demande désormais à tous ses fournisseurs de faire parvenir leurs factures sous format électronique. Les entreprises concernées auront jusqu'en 2020 pour se plier à la règle. Au-delà de la contrainte, bon nombre d'experts voient dans cette évolution un tremplin pour inciter les entreprises à négocier le virage de la transformation numérique. " Il est clair que c'est un accélérateur du changement ", constate Pascale Duclos, Directrice Marketing, Product Management Europe chez Pitney Bowes, spécialiste des processus de gestion et d'expédition du courrier physique ou numérique. " En Italie, le taux de pénétration sur le marché de la facture électronique est trois fois plus élevé qu'en France. Les pays nordiques sont également avant-gardistes sur ce plan, à l'inverse de la France. Ce coup de fouet apporté par la sphère publique arrive à un point nommé ", estime Frédéric Durand, Product Manager au sein de la société Canon, également très présente sur le marché de la dématérialisation.

Qui dit dématérialisation dit gains d'efficacité. " Concrètement, on évite les circulations physiques entre bureaux, on recourt davantage à des centres de services partagés, une des clés du traitement intelligent des données. Il en ressort des délais de traitements réduits, ce qui est particulièrement intéressant pour les plus petits fournisseurs ", mentionne Eric Brétéché, chef de produits chez Itesoft/W4, éditeur de solutions pour la dématérialisation et l'automatisation des processus. La relation fournisseurs est directement concernée par la multiplicité des projets de ce type qui se mettent en place. Elle représente 50 % du chiffre d'affaires actuel de Itesoft/W4. Bon nombre d'initiatives n'impliquent pas pour autant un passage au tout numérique, mais plutôt des transitions vers des modèles hybrides. L'omnicanal est une tendance forte, avec pour objectif une gestion optimisée incluant des formats papier, des emails, mais aussi des portails fournisseurs permettant de suivre l'état d'avancement des échanges et contrats, évitant ainsi les multiples communications pour s'assurer du suivi.

Plus généralement, les projets de dématérialisation se concentrent actuellement autour de 3 notions : l'expérience clients, l'expérience fournisseurs, l'expérience collaborateurs. Dans le premier cas, l'idée est d'accélérer le cycle de relations avec le client, sur un plan contractuel, avec notamment la signature électronique certifiante, mais aussi en terme de communication ou d'archivage. Dans l'expérience Fournisseurs, il existe une législation très détaillée sur la structure dans le cadre de laquelle les échanges doivent fonctionner. Quant à l'expérience Collaborateurs, " elle est plus que jamais d'actualité avec l'entrée en vigueur au 1er janvier dernier de la loi El Khomri qui fait que les demandes en matière de bulletins de paie dématérialisés explosent littéralement, en raison de l'incitation à de telles initiatives via le Compte Personnel d'Activité. Au cours des 3 derniers mois, de multiples projets ont vu le jour en matière de démarche de dématérialisation du bulletin de salaire, allant parfois bien au-delà ", remarque Frédéric Durand.

Un levier pour les organisations

Arcys Software, spécialiste des solutions de gestion du cycle de vie l'information, avance des chiffres qui ne laissent guère de doutes quant à l'intérêt de la dématérialisation pour les plus grandes organisations. L'entreprise indique qu'avec 100 000 factures externalisées auprès de ses services, le coût TCO est de 11 centimes d'euro par document. Avec un volume de 300 000 factures, on passe à 5,2 centimes d'euro. Pour certains de ses plus gros clients, le coût unitaire atteint même 2 dix millièmes d'euro. Mais l'avantage de cette transition numérique existe également dans les structures bien plus petites. " Tout est une question de réponse adaptée ", estime Frédéric Durand. " Nous proposons une approche personnalisée, par exemple via des ateliers découverte au cours desquels nous invitons les clients à nous exposer un processus, de manière à pouvoir traiter ensemble les points d'amélioration de ce processus. Il en découle ensuite l'aspect technique d'installation et un accompagnement au changement dans la transformation des métiers si le client le souhaite. "

Dans le cas des bulletins de salaire, Pascale Duclos estime que le coût moyen est " d'environ 3 euros, si on tient compte de l'ensemble des paramètres (affranchissement, main d'oeuvre, matériels nécessaires...). Avec le numérique, ce prix unitaire est nettement compressé. " Autre bénéfice notable : " nous remarquons qu'il découle des projets de dématérialisation une image de modernité bénéfique pour l'entreprise, en plus du gain écologique et économique ", poursuit-elle.