Robotisation et IA : le meilleur des deux mondes pour gagner en performance
Publié par Marie-Amélie Fenoll le - mis à jour à
De la robotisation simple pour automatiser des tâches à faible valeur ajoutée à l'IA capable de fournir des analyses prédictives, il existe tout un champ des possibles pour faire gagner en performance les fonctions achats et finance au sein des entreprises.
Robotisation, IA, ... les nouvelles technologies explosent au sein des entreprises et n'ont qu'un but : faire gagner du temps homme en automatisant les tâches à faible valeur ajoutée et ainsi augmenter la productivité. Ainsi, selon un sondage du cabinet Forrester, 58% des organisations indiquent que l'automatisation va créer de la valeur ajoutée pour la transformation des achats et de la finance.
Chez Axys Consultants, on parle "d'IPA (ou intelligent process automation), technologie qui s'appuie à la fois sur les technologies RPA (robotic process automation) et l'IA (intelligence artificielle) pour développer la performance achats et finance", explique Jeroon Pedurupillai, directeur BU Achats et Innovation chez Axys Consultants*.
De la détection de fraudes aux chatbots
Si la RPA (ou robotisation simple) peut être utilisée pour la détection des fraudes, des factures erronées ou falsifiées, de nombreux autres cas d'usage existent. "Il existe des robots conversationnels capables de prendre la main sur le système pour valider une demande ou intervenir dans le workflow", s'enthousiasme Jeroon Pedurupillai d'Axys Consultants. Et de citer, toutes les possibilités qu'offre l'IPA (couplant la RPA et l'IA) : "l'affectation de valideurs à des factures, la mise à jour des données fournisseurs avec notamment le contrôle des Siren,...Là encore, on ne remplace pas l'humain mais l'action humaine sans valeur ajoutée. C'est une sorte d'hybridation du travail entre l'homme et le robot".
Imaginons le cas des RFA (remises de fin d'année faites aux fournisseurs). "Utilisé tout au long de l'année, le robot dit intelligent permet de délester l'acheteur de la partie analyse des dépenses et d'identifier les fournisseurs soumis à RFA aux prescripteurs afin de maximiser les gains associés", détaille Jeroon Pedurupillai, de Axys Consultant, qui estime un gain de temps de 3 heures par fournisseur pour l'analyse des dépenses, la réclamation et le suivi des RFA.
De l'automatisation des tâches à l'analyse prédictive
Selon Jeroon Pedurupillai, on peut distinguer trois niveaux de robotisation : la robotisation simple, la robotisation cognitive et enfin la robotisation intelligente. Si la robotisation dite cognitive est une robotisation plus poussée avec un peu d'IA, la robotisation intelligente est, elle, entièrement pilotée par l'IA.
-La robotisation simple : L'automatisation des processus de base avec des solutions de type RPA (robotic process automation). Il s'agit de robots logiciels codés qui fonctionnent avec des données structurées et des règles standardisées et contiennent peu d'exceptions. Dans ce cas, les robots logiciels imitent l'action humaine avec les applications. Ces solutions sont faciles à mettre en oeuvre avec un investissement relativement faible.
-La robotisation cognitive : Au niveau supérieur, l'automatisation des processus plus complexes existe avec des solutions dites de RPA cognitive. Dans ce cas, l'apport de l'IA avec par exemple le machine learning couplé à la RPA permet d'automatiser des processus plus complexes avec des données semi-structurées (factures, contrats, bons de commande, etc) et /ou non structurées (messages vocaux, emails, etc). Ces robots logiciels analysent l'action humaine afin de capturer la connaissance du processus et de comprendre son mode de fonctionnement.
- La robotisation dite intelligente : Enfin, au dernier stade, celui de l'automatisation pilotée par l'IA avec des solutions de type robot intelligent, l'automatisation est pilotée par l'auto-apprentissage et permet de faire des analyses prédictives avancées. Si ces solutions permettent de "faire baisser l'erreur humaine, elles n'écartent pas pour autant le facteur humain dans la prise de décision", précise le directeur BU Achats et Innovation de chez Axys Consultants. "On peut imaginer une utilisation de cette technologie avec des robots négociateurs qui soulagent l'acheteur dans certaines phases de la négociation ou dans le cadre de l'appel d'offres sans valeur ajoutée". C'est une technologie coûteuse et longue à mettre en oeuvre.
"Il s'agit de bien définir des KPI's lors du cadrage du projet: avec la performance recherchée, l'estimation des volumes traités, le taux de productivité attendu, le taux d'erreurs à éliminer, ou le taux de réaffectation des tâches aux collaborateurs", conclut Fabien Richard, directeur associé en charge des practices achats et finances chez Axys Consultants.
*"Les apports de la RPA/IP pour les fonctions Achats et Finance", webinar organisé dans le cadre de l'événement Rethink 20 de Proactis France.