Réussir son appel d'offre transport international en 5 étapes

A l'occasion du salon E-Logistics Convention, la société ColisConsult a délivré des conseils pour bien mener son appel d'offre de transports à l'international. Voici donc 5 étapes pour choisir le ou les transporteurs qui conviennent exactement aux besoins de son entreprise !

1 - Bien préparer l'appel d'offre

"Comme pour une compétition de football, la préparation est déterminante", souligne Matthieu Erly, président-fondateur de ColisConsult, société de conseil spécialisée dans les achats de transport de colis. Mais ici point d'exercices de musculation, de cardio ou de jongles. Préparer un appel d'offre consiste à collecter le maximum de données à disposition sur ses transports et sur les transporteurs afin d'ensuite les analyser et les synthétiser. "Il s'agit tout d'abord de comprendre comment ses expéditions se répartissent, pays par pays, poids par poids...", énumère Matthieu Erly. Mélanie Penaud, e-commerce oprations manager de Lacoste salue le bienfait de cette étape d'analyse : "Avant même de lancer notre appel d'offre, cela nous a permis de relever des anomalies chez notre transporteur et de les régulariser", raconte-t-elle.

Côté transporteur, Matthieu Erly conseille de s'attarder sur les suppléments, qui peuvent être très importants et qu'il s'agit donc d'anticiper. "Il faut bien tout décomposer pour bien comparer les transporteurs entre eux", explique-t-il. Les tranches de poids appliquées par les transporteurs, également, doivent être étudiées ainsi que les principes de facturation concernant le poids volumétrique, c'est-à-dire la transformation des dimensions des colis en un équivalent en poids.

2- Créer des matrices

Une fois l'ensemble de ces données recueillies et analysées, il s'agit de lancer un appel d'offres auprès des différents transporteurs identifiés. Pour bien les rédiger mais aussi pour bien les dépouiller ensuite, Matthieu Erly conseille de créer des matrices, c'est-à-dire des tableaux qui résument la consommation pays par pays et/ou métiers par métiers : nombre d'envois par catégorie de poids (réel et volumétrique), tarifs actuels pour chacun de ces envois, etc... Une dernière colonne est à remplir par les transporteurs interrogés et concerne leurs tarifs pour chacune des catégories listées. "Les données transmises sont claires et faciles digérer, il n'y a pas de questions dans tous les sens... De telles matrices sont simples à comprendre et à remplir pour les transporteurs", indique Matthieu Erly. Et de tels tableaux permettent aussi de mieux comparer les réponses reçues afin de mieux choisir les transporteurs avec lesquels travailler.

3- Couvrir l'ensemble des thèmes

Lorsque l'on choisit ses transporteurs, si les tarifs sont importants, d'autres paramètres doivent être pris en compte : modalités de l'offre (début et durée du contrat), critères opérationnels (où et à quelle heure déposer ses colis), suppléments (carburant notamment), les différentes possibilités de livraison (en point relais, chez le particulier, retours possibles, etc...), le service client, les modalités de facturation, la question des douanes, la gestion des litiges, etc... Là encore, Matthieu Erly conseille d'établir des tableaux Excel que les transporteurs n'auront plus qu'à remplir.

4- Comparer ce qui est comparable

Une fois les offres des transporteurs reçues, il s'agit de bien les comparer en prenant en compte les tarifs, les aspects qualitatifs, les suppléments, etc... "Attention à comparer ce qui est comparable", prévient Matthieu Erly. Il invite à constituer des tableaux comparatifs afin de construire des cartographies. Il ne s'agit en effet pas de remettre en question les process des transporteurs mais de réussir à comparer les particularités de chacun pour prendre sa décision. En toute connaissance de cause !

Matthieu Erly exhorte aussi à se poser la question du nombre de transporteurs : "Il faut parfois accepter de payer plus cher et d'avoir un nombre réduit de transporteurs : travailler avec un trop grand nombre de transporteurs peut créer de la complexité pour son entreprise mais aussi pour ses cleints. Sans parler du fait que cela ne simplifie pas les négociations puisqu'il n'y a pas d'effet de massification".

5 - Rester attentif

Une fois les transporteurs choisis et les relations entamées, il s'agit de rester vigilant et de continuer à suivre, à analyser ses transports. Matthieu Erly constate par exemple de fréquentes erreurs de facturation. "Il faut surveiller ses factures, bien les décomposer, faire une répartition pays par pays, lister les suppléments, etc... Cela permet de suivre des indicateurs, de constater les erreurs mais aussi les éventuels dérapages", préconise Matthieu Erly. Pour ce suivi, des outils spécifiques peuvent être utilisés.