[Tribune] Comment réaliser un benchmark interne de vos achats?

Cette méthode trouve toute son importance dans les organisations multisites et / ou multinationales. Car elle va permettre de comparer la performance achat de chacun des sites / pays, c'est là tout l'intérêt de la démarche.

Le benchmark est souvent vu comme un outil visant à comparer son positionnement vis-à-vis de la concurrence. Mais ne serait-il pas intéressant d'utiliser cet outil pour comparer ses performances achats en interne ? Un benchmark interne dans le cadre des achats va consister à étalonner des produits, des prestations afin d'en mesurer la performance achat. Cette méthode trouve toute son importance dans les organisations multisites et / ou multinationales. Car elle va permettre de comparer la performance achat de chacun des sites / pays, c'est là tout l'intérêt de la démarche.

Analyse et cartographie

Pour commencer et avant d'analyser, l'accès à l'information est la première étape qui va permettre la réalisation d'un benchmark. Sans une source d'information fiable, complète et dans la mesure du possible unique, la phase suivante d'analyse et de cartographie sera plus longue et complexe.

Mais que faire de l'information ? Il va falloir la traiter et la segmenter afin de la cartographier et de structurer la ou les commodités achats. Il est important ici de ne pas sauter les étapes. En effet, bâcler cette phase conduit avec quasi-certitude à des résultats erronés. Cette phase devra permettre d'identifier et positionner l'ensemble des segments de dépenses composant la commodité achat concernée.

Étalonnage et conclusion

La hantise d'un acheteur repose sur le fait de comparer des "choux et des carottes". Le benchmark, pour être viable, doit être réalisé sur des bases communes. Il est donc fondamental de trouver les clés pour étalonner les produits, les prestations et les sites sur un socle commun.

Dans le cas d'achats de prestations de nettoyage de sites, la manière dont vous allez étalonner les prestations va varier en fonction du contexte. En effet, le ratio prix/m² ne pourra être utilisé dans le cas d'une entreprise multisite répartie dans plusieurs pays. Dans ce type de cas, il est beaucoup plus pertinent d'utiliser le ratio heures prestées/m². Prenons l'exemple d'un benchmark achat des prestations de nettoyage. On peut le résumer en quatre étapes successives. La première va consister à collecter des données (liste des sites, dépenses par site, les cahiers des charges, les contrats...). Par la suite il va falloir trouver les points de comparaisons les plus valables entre les sites (ratio prix/m², heures prestées/m², fréquence de passage par zone...). L'étalonnage effectué, il faudra comparer les sites et mesurer leurs performances.

Et enfin, en dernière phase, il est question ici de capitaliser sur les données mises en avant par le benchmark pour en identifier les bonnes et les mauvaises pratiques. Il en débouchera une communication et une mise en avant des bonnes pratiques identifiées par le benchmark. Les mauvaises pratiques devront également avoir l'attention des acheteurs afin d'en connaître les raisons et travailler sur leurs résolutions.