Un outil vaut mieux que plusieurs

Après le déploiement d'une direction des achats, le Conseil régional Auvergne-Rhône-Alpes a choisi de se doter d'un progiciel e-achat pour homogénéiser ses pratiques et améliorer le pilotage de la fonction. Toutes les parties prenantes semblent lui trouver des avantages.

Au 1er janvier 2016, la fusion fut actée entre l'Auvergne et la région Rhône-Alpes. C'est le moment que le Conseil régional jugea opportun pour homogénéiser les pratiques, tout en satisfaisant à la dématérialisation totale de la commande publique attendue pour le 1er octobre 2018. Début avril 2017, la direction des achats vit le jour afin de professionnaliser l'existant. "Auparavant, il existait dans chacune des deux régions des fonctions plus classiques de commande publique", relate Aurélia Degnifo Lucot, responsable du service pilotage méthodes outils à la direction des achats du Conseil régional Auvergne-Rhône-Alpes.

Fin 2017, une procédure concurrentielle avec négociation a été lancée afin d'acquérir un progiciel e-achat sans rupture de chaîne ; c'est-à-dire qui soit en capacité de recenser les besoins des prescripteurs régionaux et de mener à bien les procédures d'achat associées, en tenant compte de la dématérialisation via l'interface avec le profil acheteur. "Nous voulions interfacer les fonctionnalités pour gagner en efficacité opérationnelle et raccourcir les délais de procédure. Cela permet d'éviter la double saisie des datas et les erreurs inhérentes, d'optimiser les pratiques achats en retraçant le suivi de la relation fournisseur, mais aussi d'offrir de l'autonomie et de la visibilité aux prescripteurs concernant le suivi de leurs demandes", souligne Aurélia Degnifo Lucot.

Une recrue parmi les dix candidats

Après cinq tours de négociation, c'est le progiciel e-achat de la société Oalia qui a été retenu, utilisable par l'ensemble des parties prenantes à l'achat, depuis les prescripteurs régionaux aux acheteurs ; soit près de 200 utilisateurs. Connecté au profil acheteur d'achat public. com, il facilite l'accès des entreprises extérieures aux consultations initiées par le Conseil régional. Ces dernières peuvent également rejoindre le portail fournisseur, disponible depuis l'agrégateur de consultation. "Cela nous permet d'abonder notre base fournisseurs et donc d'améliorer notre capacité à identifier les entreprises pertinentes dans le cadre d'un sourcing par exemple", précise Aurélia Degnifo Lucot.

Nécessitant un investissement de 600 K€, l'outil a été mis en production dès le 1er janvier 2019, après le bon déroulé des ateliers de spécification. "Ils nous ont permis de balayer les fonctionnalités standards de l'outil choisi et de prévoir les personnalisations nécessaires pour répondre précisément aux besoins de la Région". Rebaptisé Si@m en interne, il a rapidement remporté l'adhésion des équipes. Y compris celle des prescripteurs. "Ils ont demandé à être acteurs de la solution alors que nous les avions d'abord imaginés plus "spectateurs"". Cela s'est rapidement soldé par l'organisation de sessions de formation et par un accompagnement quotidien sur le terrain auprès des utilisateurs. "Certains collaborateurs rencontrent encore quelques difficultés pour s'approprier l'outil, d'autant que les marchés publics regorgent de procédures et de scénarii différents".

À l'avenir, les erreurs devraient se raréfier avec l'acquisition d'automatismes. D'ores et déjà, le pilotage de la fonction s'en trouve amélioré et fluidifié. Des gains sont à noter concernant l'avancement des procédures. "Un certain nombre de documents se génèrent désormais automatiquement, et notamment les courriers, les documents de consultation, les actes de procédures." À présent, la direction des achats se heurte à une toute autre problématique liée à la récupération des plis électroniques. "Nous aimerions que la réglementation autorise le profil acheteur à imposer la structuration des off res remises par les entreprises afin de pallier aux plis trop volumineux". Dans l'attente, elle alerte les répondants quant à la nécessité de diminuer le poids des réponses dans un souci d'efficacité... et de réception.