[Tribune] La transformation digitale : implications et bouleversements au sein des départements achats
Publié par Myriam Hétier, Qualiac le - mis à jour à
Une transition digitale réussie au sein des départements achats repose sur la mise en place d'outils intégrés facilitant la collaboration du service achats avec son écosystème, associée à la conduite du changement en interne de la totalité des équipes, y compris de la direction.
Les services achats continuent de se professionnaliser, de se moderniser et de se digitaliser au sein des entreprises. Les capacités de collaboration se renforcent pour répondre à ce challenge, autant en établissant des relations "inter-entreprises" qu'en ayant recours à des outils de facturation électronique. Cependant, les enjeux de la transformation digitale au sein des entreprises ne sont pas toujours bien compris par certaines directions, et si certains ont déjà atteint une vraie maturité dans leur réflexion sur la façon dont les nouvelles technologies peuvent influencer sur leur business et sur leurs salariés, d'autres restent encore à convaincre.
Cette tendance est confirmée par une étude réalisée par IPSOS, le CESI et le Figaro en mai 2016, selon laquelle 21% des salariés et 38% des chefs d'entreprise pensent que la transformation digitale est secondaire voire même un effet de mode pour 47% d'entre eux. En revanche, 21% des salariés et 13% des chefs d'entreprise la considèrent comme stratégique et 31% comme une opportunité, avec de fortes disparités selon la taille de l'entreprise.
L'un des principaux freins à l'adhésion de certains dirigeants à cette transformation digitale reste le ROI. En effet, ils ne voient pas de retour sur investissement à court terme car cela reste très difficile à estimer, sauf sur des sujets quantifiables tels que le Procure-to-pay. Pour autant, les services achats, du fait de leur position stratégique au sein de l'entreprise, n'ont pas le choix et doivent s'adapter à cette transformation inéluctable.
La nécessité de s'équiper pour fluidifier la collaboration interne et externe
Les services achats sont au coeur des interactions entre l'extérieur (les fournisseurs, partenaires...) et l'intérieur de l'entreprise (DAF, service commercial, service juridique, R&D, supply chain, DSI, filiales...). Ils n'ont donc pas d'autres choix que de collaborer et d'interagir avec cet écosystème en perpétuelle évolution, en ayant recours à de nouveaux outils numériques.
Parmi les opérations extérieures courantes impliquant les achats, on peut citer, à titre d'exemple, les échanges avec les fournisseurs répondant aux appels d'offres, ou encore les partenaires sous-traitants qui souhaitent s'assurer de la qualité de leurs produits auprès de leurs clients, ou encore le respect des règles d'achats conformément à la politique achats responsables/RSE de l'entreprise.
Au sein de l'entreprise, le service achats doit également collaborer avec de nombreux autres services (commercial, juridique, R&D...). Afin de faciliter ces échanges, il doit s'assurer de bénéficier du soutien du DAF et de la direction générale. La qualité de ces échanges permet de favoriser la prévention des risques, d'assurer un meilleur suivi et d'évaluer les performances du service achats et sa capacité à répondre aux diverses attentes.
Menée à terme, cette optimisation de la collaboration devrait combler certains retards tels que l'équipement en logiciels métiers. En effet, si désormais la plupart des entreprises sont bien informées quant aux solutions e-Achats disponibles sur le marché, leur taux d'équipement doit encore très largement progresser.
Ainsi, concernant par exemple les outils ERP en place, il manque souvent la brique e-Achats intégrés permettant de partager réellement un référentiel unique, des TCO pertinents et des indicateurs de performance indispensables pour le service achats. L'acquisition d'un logiciel e-Achats devient donc une priorité pour l'automatisation des processus achats et financiers. En simplifiant et en automatisant les processus achats, ces solutions réduisent le temps et les coûts liés aux processus manuels.
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