Offres e-achats : la mobilité est source d'agilité

Si le virage technologique a longtemps tardé à être négocié au sein des organisations, les mutations numériques changent désormais les méthodes de travail. Au sein des services achats, les applications mobiles dédiées se démocratisent grâce aux gains de productivité qu'elles apportent.

Une entreprise sur deux se dit convaincue du caractère "impératif de sa propre transformation digitale pour faire face aux bouleversements à venir", selon le baromètre 2015 "Digital & Social" réalisé par l'agence de conseil Idaos, spécialisée dans les stratégies numériques et le marketing de l'influence sur le Web. Elles sont mêmes 91 % à considérer le digital comme une notion stratégique, alors que dans le même temps, un tiers d'entre elles n'est pas en mesure d'identifier la direction en charge de la question. Un paradoxe qui démontre le fossé existant entre la conscience des mutations qui se trament, au coeur desquelles se trouvent les nouvelles technologies mobiles, et les moyens déployés pour se montrer à la hauteur des enjeux.

À la différence des années passées, la culture digitale semble néanmoins faire tache d'huile au niveau des comités de direction. Mais elle se diffuse mal au sein des équipes, compromettant ainsi les chances de réussite des projets sur un plan opérationnel, indiquent les conclusions de l'étude. Entraîner l'ensemble des collaborateurs dans la transformation numérique reste un chantier à part entière, même si du chemin a déjà été parcouru, comme en atteste l'expansion des offres mobiles à destination des acheteurs.

"Lorsqu'on a commercialisé notre première application en 2012, les clients étaient d'abord circonspects. Ils trouvaient la solution amusante mais ne percevaient pas vraiment son utilité. Aujourd'hui, à peine quatre ans plus tard, c'est presque une autre époque", constate Franck Let Tendre, directeur général de l'éditeur de solutions e-achats Synertrade.

La mobilité pour trouver des gains de productivité

La société Coupa Software a quant à elle développé sa première solution mobile dès 2008, deux ans après sa création. "La facilité d'utilisation est un axe majeur de notre offre. Nous avons rapidement orienté le développement dans ce sens", souligne Alexis Hartmann, vice-président des ventes Europe du Sud de l'éditeur. Si les clients au sein des services achats recherchaient de l'agilité, le succès n'a pas été immédiat. Mais la démocratisation des smartphones et tablettes tactiles y a rapidement remédié. "En 2012, la demande était encore devancée par l'offre, mais la mutation qui a suivi a été foudroyante", poursuit Franck Le Tendre. Les innovations se sont faites en se calquant sur l'expression des besoins.

"Nous proposions d'abord une version light, permettant la validation, l'approbation des achats, la vérification des notes de frais. Ce n'est que dans un deuxième temps que l'obtention de reporting a été rendue possible en situation de mobilité, avec la vérification de budgets, des contrats", explique Gérard Dahan, directeur général de l'éditeur de solutions Ivalua.

Le point commun de toutes les offres est de permettre une amélioration de la productivité des utilisateurs via ces nouveaux outils. L'ensemble des applications semble évoluer conformément aux attentes. Alexis Hartmann remarque que certains clients "souhaitent désormais pouvoir traiter la quasi-totalité de leurs activités sur des appareils mobiles. À l'exception du traitement de la facture qui reste un exercice très comptable, toutes les facettes relatives à l'expression du besoin, l'étude de l'offre, ou la validation se font par mobile".

En conséquence, l'exécution de tâches dans un contexte de mobilité croît à un rythme de 5 à 10 % par an. Chez Coupa Software, 70 % des approbations sont aujourd'hui faites en mobilité. Il en résulte aussi une forte tendance à déléguer à d'autres employés les approbations et tâches en rapport avec les dépenses. Pour autant, tous les avantages apportés par la technologie ne sont pas entrés dans le quotidien. "60 à 70 % du temps de travail sont toujours accordés aux tâches administratives à l'heure actuelle. Il faut continuer à oeuvrer dans le sens de la mobilité. L'idée est de dégager toujours plus de temps utile, pour permettre au collaborateur de sortir de son bureau, pour se rendre sur les salons par exemple", indique Franck Le Tendre.