Les enjeux de la dématérialisation des documents

L'optimisation de la consommation de papier, d'une part, et les processus de dématérialisation des documents, d'autre part, représentent des chantiers importants pour des directions des achats, à la fois en termes de coûts mais aussi de démarche RSE.

L'étude réalisée en mars 2013 par Ipsos, auprès de 200 entreprises, pour le compte d'Electrogeloz, révèle qu'en matière d'impression, les coûts constituent leur première préoccupation (94 %), loin devant les problèmes d'organisation (52 %) et la gestion du temps (49 %). Dès lors, pourquoi n'externalisent-elles pas cette fonction, qui mobilise du temps et dont l'enveloppe budgétaire peut représenter jusqu'à 3 % du chiffre d'affaires dans certains grands groupes ? " Tout simplement, parce qu'elles n'en connaissent pas les avantages ", répond Sébastien Moreau, directeur général d'Electrogeloz.

Confier la gestion de l'impression à un prestataire unique permet non seulement d'optimiser ses frais mais aussi de gagner en productivité. " Avec notre solution Ozalid, la réduction des coûts d'impression peut atteindre jusqu'à 50 % la première année, puis 10 % à 30 % les années suivantes ", argumente Sébastien Moreau. Autre avantage : l'acheteur bénéficie des solutions d'e-procurement qui facilitent la prise de commandes et la livraison des documents imprimés dans les agences, les bureaux ou les points de vente de l'entreprise, si celle-ci gère plusieurs sites.

Les directions des achats sont également déchargées du sourcing et de la sélection des fournisseurs, puisque le prestataire connaît les acteurs du marché et ceux dont la démarche environnementale est irréprochable. Le prestataire fournit aux acheteurs les outils de pilotage de l'impression, les reporting de consommation et des informations sur d'éventuels dysfonctionnements, afin qu'ils puissent disposer de tous les éléments pour prendre leurs décisions. " Nous nous engageons à sécuriser le partenariat fournisseur et nous développons d'ailleurs, en collaboration avec les acheteurs, des dispositifs permettant de mesurer l'amélioration de la relation ou le niveau des performances ", souligne Hugo Weber, directeur du développement du groupe Print co, agence spécialisée dans le print management et l'e-procurement.

Quels impacts sur la sécurité des données ?

L'externalisation de l'impression pose naturellement la question de la sécurité des données. De nombreuses entreprises protègent leurs informations confidentielles en sécurisant leur système informatique contre les menaces externes, tels que les virus ou les piratages informatiques. Mais comment gèrent-elles la sécurité des documents physiques imprimés ? La perte d'informations peut résulter de l'oubli de documents dans les systèmes d'impression, de reproductions, de vols ou de numérisations non autorisées. Selon une étude CSA pour Fellowes, réalisée en 2013, près de huit millions de Français laissent leurs informations confidentielles à la vue de tous, au bureau ou chez eux. L'une des solutions préconisées par Fellowes est l'utilisation systématique d'un destructeur, par exemple en coupe croisée.

Par ailleurs, les copieurs font partie intégrante de l'infrastructure IT, sur lesquels transitent et sont stockées des données qui doivent être protégées de tout détournement illicite. Spécialiste de la gestion de documents, Kyocera propose des solutions qui permettent de déceler les failles des dispositifs de sécurité et de les corriger grâce à des fonctionnalités spécifiques, telles que l'authentification des utilisateurs, la restriction (ou le verrouillage) de certaines fonctions, la pose de filigranes ou de protections sur des documents imprimés ou encore l'encryptage des données stockées sur les disques durs et des documents scannés. Autant d'outils qui permettent à la direction des achats de mieux contrôler la production et la consultation des documents.