[Avis d'expert] La signature électronique, cette solution plus que jamais indispensable à toute entreprise

Pour ceux qui ne l'auraient pas encore mise en place et qui, poussés par le contexte, en ont besoin en urgence pour signer ou faire signer bons de commande, devis, appels d'offres, accords de sous-traitance, ordres de paiement ou assurances.

Dans le cadre de la lutte contre la pandémie du coronavirus, le confinement imposé par l'Etat est une mesure inédite, et qui a surpris de nombreuses entreprises. Dans un contexte de télétravail imposé et subi, il est pourtant nécessaire d'adopter quelques bons réflexes... pour ne pas exposer son entreprise à des risques que les nouvelles technologies nous permettent aujourd'hui d'éviter facilement. Parmi celles-ci, la signature électronique à distance apparaît comme plus que jamais indispensable.

Assurer aux documents une réelle valeur juridique

En effet, rappelons tout d'abord que tout document imprimé, signé et scanné n'a pas de réelle valeur légale. Et pourtant c'est bien la réalité de nombreuses entreprises... Qui n'aurait pas déjà signé un bon de commande ou un devis de cette façon, s'exposant sans le savoir à des difficultés juridiques en cas du moindre problème ?

La signature électronique s'impose, et ce aussi bien dans les départements achats que partout dans l'entreprise. Autorisée par la loi française depuis tout juste 20 ans (Loi n° 2000-230 du 13 mars 2000), et encadrée au niveau européen par le règlement iDAS de juillet 2014, elle permet de signer tout type de documents d'entreprise.

Pour tout acheteur, elle permet en effet de signer des documents tels que bons de commande, devis, appels d'offres, accords de sous-traitance, ordres de paiement ou assurances. Dans d'autres services, elle permettra de valider les contrats de travail, avenants ou chartes du télétravail par les RH, ou de conclure des ventes côté commercial.

Faire un bon choix

Mais dans l'urgence, comment la mettre en place ? Aucune autorisation ou démarche légale n'est nécessaire. Pour signer à distance, il suffit simplement de choisir un prestataire certifié eIDAS (de préférence un éditeur de logiciel spécialisé, tiers de confiance et autorité de certification), en veillant à ce que les solutions qu'il propose soient :

-Faciles à déployer et à utiliser (une application SaaS est à privilégier)

-Accessibles depuis n'importe quel appareil (ordinateur, tablette, smartphone...)

-Adaptées aux différents besoins de l'entreprise (authentification simple ou forte des signataires)

Côté achats, après un déploiement immédiat, dans le cadre d'un abonnement à une application SaaS, il n'y aura ensuite qu'à ajouter des documents, choisir des validateurs et signataires et envoyer le document pour signature. Le signataire recevra à son tour la demande de signature par courriel, sera amené à prendre connaissance du document, aura à valider son identité via un code OTP (un code SMS comme dans le cadre de l'achat par carte bancaire) puis signer.

Ces outils incluent des tableaux de bord de suivi des validations et signatures, des rappels automatisés : autant de fonctionnalités bien pratiques non seulement pendant cette période de crise, mais aussi en période normale d'activité.

Les modules de signature électronique peuvent également s'intégrer directement dans les outils d'une société (ERP, CRM, SIRH) pour automatiser tous les processus de génération et de validation des documents.

La signature électronique a été créée pour apporter une plus grande sécurité aux entreprises et à leurs clients, leur permettre d'automatiser certaines tâches à faible valeur ajoutée et ainsi gagner en productivité tout en réduisant les coûts de traitement. Dans le contexte actuel, elle permet aux entreprises de poursuivre leur activité en réduisant les interactions physiques.

Par Luc Pallavidino, CEO de Yousign - éditeur de logiciel et tiers de confiance français spécialisé dans la signature électronique simple et sécurisée