Une gestion collaborative achats/SI finances du risque fournisseurs au sein du groupe Canal+

Nous vous annoncions en juillet dernier les mesures prises par le groupe Canal+ pour optimise la gestion de son référentiel fournisseur. Découvrez ci-dessous le témoignage du directeur des achats et de son collègue des SI finances sur cette initiative.

L'année passée, la direction financière du Groupe Canal+ a décidé de prendre des mesures de rationalisation de sa base fournisseurs. Avec plus de 40 000 références actives et 200 nouvelles entités créées chaque mois par les opérationnels, celle-ci était devenue un enjeu de simplification dans les process d'achats et financiers. La direction a donc pris la décision de rationaliser la base fournisseurs, de mettre en place un process de création de nouveaux fournisseurs et de pérenniser et assurer la fiabilité de la base de données.

Pour mieux piloter la relation avec les fournisseurs, Ludovic Mahoudeaux, directeur des achats du Groupe Canal+ : " La base trop importante engendrait des erreurs telles que passer une commande sur un établissement fermé ou une entité juridique qui n'existait plus, ce qui était bien sûr générateur de coûts de non qualité et complexifiait nos processus administratifs. Le temps passé en ressaisies, corrections manuelles ou contrôles, ne garantissait pas le niveau de fiabilité des informations nécessaire à une bonne prise de décision. Lorsque l'on souhaite par exemple établir des statistiques pour identifier nos partenaires stratégiques, savoir quels sont les volumes d'affaires que l'on réalise avec chaque fournisseur, il est essentiel de disposer de données consolidées pour négocier au mieux avec chacun d'entre eux. Or, jusque-là, les données pouvaient être dispatchées sur 5 ou 6 entités différentes et étaient donc difficilement exploitables. "

Une solution taillée pour SAP

Canal+ a préféré une alternative à un MDM (Master Data Management). Canal+ s'est ainsi tourné vers Business Add-On, une solution unique de gestion du risque clients/fournisseurs dans SAP. Celle-ci a été développée en partenariat avec Altares, spécialiste de l'information sur les entreprises françaises et internationales, et StepBIstep, éditeur de solutions de Data Intelligence et Conseil en BI dans le monde SAP. La solution s'adresse essentiellement aux Directions Achat, Vente, Finance et Systèmes d'Information des entreprises qui utilisent SAP au quotidien. Business Add-On permet d'anticiper les risques financiers des clients/fournisseurs en identifiant les comportements de paiement des clients et les risques de défaillance des fournisseurs. La solution permet d'optimiser et de fiabiliser la gestion des clients/fournisseurs en maintenant en temps réel le référentiel clients/fournisseurs directement dans SAP. Business Add-On ne demande aucun développement spécifique et est intégrée au système d'information Métier SAP. " Dans un premier temps, nous avions imaginé la mise en place d'un Master Data Management. Le problème, c'est que nous ne disposions pas de l'infrastructure pour maintenir à jour une base alimentée par des informations de différentes provenances. Business Add-On compile l'ensemble des données nécessaires en provenance d'Altares, source unique d'information, et nous en assure la propreté et l'authenticité. Avec un MDM, la charge de la mise à jour de la base nous aurait incombé, or ce n'est pas notre coeur de métier, et nous n'avons de toute façon pas les équipes disponibles pour le faire " explique Franck Pompigne, Directeur Process et Systèmes d'Information Financiers du Groupe Canal+ (photo).

Implémentation de la solution

Dans un premier temps, les équipes se sont donc consacrées au nettoyage de la base SAP. Mise en place en 2001, celle-ci comportait de nombreuses occurrences, doublons, entreprises fermées, informations incomplètes (siren/siret non renseignés par exemple) et fournisseurs non sollicités depuis plusieurs années. De plus, en croisant les données avec celles d'Altares, via Business Add-On, la base a été enrichie par des informations du type siren/siret, code naf, dernier chiffre d'affaires, état d'activité de l'établissement et de la société, existence d'une procédure collective, nombre d'employés...

Des défaillances de fournisseurs connues en temps réel

" Avec Business Add-On, Canal+ est informé en quasi temps réel de la mise en redressement judiciaire des entreprises. Ces données sont directement envoyées à la comptabilité. Cela nous permet de mieux anticiper les problèmes vis-à-vis des fournisseurs comme des clients." ajoute Franck Pompigne. " Business Add-On nous permet d'enrichir la couche décisionnelle d'un certain nombre d'axes d'analyse grâce notamment aux informations identitaires présentes dorénavant directement dans SAP. Nous pouvons aussi intégrer dans notre ERP et nos outils analytiques les aspects risque du scoring financier, à la fois pour la partie fournisseur et la partie client. On peut ainsi envisager de mettre en place des alertes en mode push pour que nous soyons informés en temps réel du lancement d'une procédure collective par exemple." commente Ludovic Mahoudeaux.

Un outil collaboratif pour les Directions Achats et Finance

La volonté du Groupe Canal+ était de rationaliser la base fournisseurs grâce à la création d'un process d'approbation de la création de fournisseurs. Pour cela, un workflow de validation a été mis en place. Il permet à la direction des achats de donner son feu vert, ou non, et ce directement dans la base SAP. Le process interdit donc désormais la création non autorisée de nouvelles entités.

Auparavant, les opérationnels remplissaient un formulaire pour demander une création transmise aux équipes MOA, rattachées au département financier. Aujourd'hui, ce formulaire est totalement supprimé et l'opérationnel saisit le nom du fournisseur directement dans SAP. Business Add-On lui indique alors s'il existe déjà ou pas dans la base Canal+. Une fois la demande de création effectuée, le workflow se déclenche et transmet par email la demande à la Direction des Achats qui valide ou non. Gabriel Denoix, directeur de la MOA Finance-Achat du Groupe Canal+ : " Jusqu'à présent, l'équipe des achats n'était pas sollicitée pour l'approbation des demandes de création fournisseurs. Grâce à Business Add-On qui automatise les processus et qui rassemble les informations nécessaires en un seul endroit, la direction des achats peut se replacer dans le circuit de création des fournisseurs. D'un simple clic, elle accède aux informations identitaires ou de risque du fournisseur, et peut également, grâce au code NAF renvoyé par Altares, savoir combien de fournisseurs sont déjà utilisés par Canal+ sur ce secteur et donc décider s'il est vraiment nécessaire d'élargir le panel. Le travail d'investigation est facilité.".

Une intégration simple et rapide

L'intégration du module Fournisseurs de Business Add-On a été effectuée par StepBIstep en 16 semaines. Le workflow a été développé en interne car Canal+ souhaitait confier à ses équipes la personnalisation de l'outil pour en avoir la maîtrise ultérieure. Quant à l'intégration du module clients, dédié à la gestion du risque financier client, il permettra au groupe de suivre leur santé financière et d'apprécier les risques de recouvrement. Celle-ci est prévue pour le dernier trimestre 2013.