Les CGA : simple check list lors de la négociation?

"Attentes générales d'achats", "expression de besoins juridiques", ... et si on trouvait un terme plus neutre pour renommer les conditions générales d'achats (CGA)? C'est ce que propose notamment le Conseil national des achats ou Cdaf qui travaille sur un document clarifiant l'écriture des CGA.

Savez-vous qu'il existe une encre spéciale pour les conditions générales d'achats? Elle est grise pas trop foncée. Et il existe même une taille de police spéciale. Cette plaisanterie d'acheteur donne le ton sur les tensions entre donneurs d'ordre et fournisseurs qui peuvent exister dans la discussion entre conditions générales d'achat (CGA) et conditions générales de vente (CGV) lors de la négociation.

Ainsi, le conseil national des achats ou Cdaf travaille sur un document clarifiant l'écriture des CGA dans le contexte de la loi Hamon. Un travail de taille pour dresser des pistes et des recommandations sur le sujet et qui sera "présenté aux différentes organismes représentatifs des fournisseurs (métallurgie, mécanique, etc...) afin d'avoir leur retour", précise François Girard, délégué général du Cdaf. Car les CGA sont le 2e point irritant des relations donneurs d'ordre et fournisseurs pointé du doigt par la Médiation, après les délais de paiement.

"Comment donner confiance aux fournisseurs si on blinde trop les contrats?"

En général, la rédaction des conditions générales d'achat (CGA) est réalisée par le service juridique ou en collaboration avec les achats. "Le service juridique peut aider certes mais ce n'est pas lui qui assure la relation avec les fournisseurs. D'autant plus que si ce dernier effectue un blindage des contrats, on peut se poser la question : comment donner confiance aux fournisseurs?"

Par ailleurs, toutes les directions achats ne possèdent pas de CGA. "Ainsi, dans ce cas, quelle est la valeur ajoutée pour les achats?", s'interroge François Girard. "Sans compter que les acheteurs sont mal formés sur le sujet". Avant tout, il s'agit de démêler le vrai du faux. Tout d'abord, si la loi Hamon stipule que les CGV sont le socle de la négociation, cela ne mentionne en rien la prévalence des conditions générales de vente (CGV) sur les CGA et cela n'interdit pas non plus les CGA. Enfin, les CGA doivent porter sur des petits achats, car pour les "gros achats, on contractualise", rappelle Didier Sallée, directeur achats du groupe Atalian, spécialisé dans le facility management et président du Cdaf Ile-de-France.

"Les CGA doivent permettre de simplifier la négociation en étant une simple check-list des points à discuter"

Autre cas de figure, "Certains fournisseurs ne possèdent pas de CGV. Les CGA peuvent donc être vues comme une sorte de cahier des charges en terme d'attentes et de fonctionnement des donneurs d'ordre", explique le délégué général du Cdaf. En résumé, poursuit-il "Les CGA doivent permettre de simplifier la négociation en étant une simple check list des points à discuter".

Parmi les difficultés rencontrées et remontées par les acheteurs, dans la pratique, certains bons de commande portent sur les CGA mais reviennent signés sur les CGA.

Les CGA : un cahier des charges?

Les CGV doivent être envoyées en amont au fournisseur pour l'informer. Elles peuvent être déclinées par grands domaines d'achats comme par exemple : produits, services, travaux, ... Elles peuvent être accompagnées d'un guide ou d'une notice à destination autant des acheteurs que des fournisseurs.

"On peut attirer une entreprise et/ou un fournisseur parce que nos conditions générales d'achats sont sympas", estime un directeur achats présent dans la salle. "Des CGA qu'il faudrait d'ailleurs mettre en avant sur son site internet afin que chaque fournisseur puisse en prendre connaissance" avant d'entamer une négociation, explique un autre.

Le Cdaf recommande de catégoriser les CGA comme par exemple le délai d'acceptation ou de révision, la propriété industrielle et intellectuelles, la résiliation, la corruption/déontologie, RSE, etc... Soit près d'une vingtaine au total.

Beaucoup de CGV sont réalisées par les syndicats. En sera-t-il de même du côté des acheteurs? Un mouvement a été lancé par le Syntec numérique sur le sujet.