[Gestion des risques] Des outils pour une bonne gestion des documents contractuels
Publié par Eve Mennesson le - mis à jour à
Si la gestion des documents contractuels est un vrai casse-tête pour les entreprises, il existe heureusement des outils qui offrent une véritable assistance. L'occasion d'être en conformité à moindre coût. Et de débuter une gestion méthodique des fournisseurs.
Ils sont pour l'instant au nombre de six. Six prestataires sur le marché qui proposent aux donneurs d'ordre et aux fournisseurs des plateformes pour collecter l'ensemble des documents contractuels. "Ces nouveaux acteurs collectent les documents à la place des entreprises et se chargent de leur validité", précise Hicham Abbad Andaloussi, directeur commercial et associé de KLB Group, société spécialisée dans l'implémentation de projets. Les différences entre ces six prestataires ont trait à leur business model (certains font payer le service aux fournisseurs, comme Attestation Légale, d'autres aux donneurs d'ordre, comme e-Attestations) ou aux différents services proposés. e-Attestations, par exemple, propose une traçabilité des moyens de paiement pour lutter contre la fraude ou encore le calcul de la dépendance d'un fournisseur. Tandis que Attestation légale fait partie du GIE Opéra avec Actradis.fr, ce qui offre l'avantage de regrouper les documents collectés auprès des fournisseurs par les deux sociétés.
Quelles que soient les différences de ces plateformes, toutes offrent l'avantage d'externaliser cette gestion des documents contractuels. Les fournisseurs sont invités par e-mail à déposer leurs documents que les donneurs d'ordre n'ont plus qu'à aller récupérer. Les prestataires sont relancés par téléphone, alertés lorsque les documents arrivent à expiration, etc. "Nous proposons aux entreprises prestataires de nous signer un mandat de collecte qui nous permet d'appeler nous-mêmes les organismes pour les mises à jour", ajoute Saena Guillon, directrice grands comptes chez Attestation Légale. Une vérification de la validité et de l'authenticité des documents est également généralement faite. Le Kbis est souvent acheté directement auprès du tribunal de commerce. Quant à l'attestation Urssaf, un code sur le document permet de s'assurer de son authenticité sur le site de l'Urssaf, vérification que réalisent généralement les prestataires. Cette validation de l'authenticité des documents est plus difficile à réaliser du côté des polices d'assurance ou des organismes certificateurs. "En plus de l'attestation, nous faisons remplir au fournisseur un document précis pour s'assurer de la bonne conformité entre les deux", indique Emmanuel Poidevin, fondateur et dirigeant d'e-attestations. Ce qui fait regretter à Sébastien Baron Daf/Drh de KLB Group que les assureurs ne soient pas intégrés à ces plateformes : "Il faudrait permettre aux assureurs ou au tribunal de commerce de poster directement les documents d'assurance ou les extraits de Kbis sur la plateforme", imagine-t-il.
Suivre la collecte des documents légaux
Ces prestataires spécialisés dans la collecte des documents contractuels offrent l'avantage de mutualiser ce travail avec d'autres entreprises et donc de gérer cette problématique à moindre coût. En effet, chez Attestation Légale, les fournisseurs payent un abonnement de 24,50 euros HT par mois tandis que les donneurs d'ordre qui ont recours à la plateforme e-attestations s'en sortent pour environ 4.000 euros par mois (pour la partie réglementaire pure). Cependant, si la gestion de ces documents légaux est simplifiée, il faut continuer à la suivre d'un oeil. Car que se passe-t-il si, malgré les relances du prestataire, le fournisseur ne transmet pas ses documents légaux? C'est à l'entreprise donneuse d'ordre d'exiger de son fournisseur de remplir cette obligation. "Ces plateformes sont d'une aide précieuse mais peuvent démobiliser les gens en interne, estime Bruno Frel, responsable développement sur la thématique achats responsables au sein du groupe Afnor. L'acheteur, en collaboration avec la maîtrise d'ouvrage, doit continuer à tracer les réponses des fournisseurs." La direction des achats et les opérationnels doivent régulièrement consulter la plateforme pour s'assurer que l'obligation de vigilance est bien remplie pour l'ensemble des fournisseurs et les relancer le cas échéant.