Externaliser sa flotte auto : les clés de la réussite
Publié par Jean-Philippe Arrouet le - mis à jour à
Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à externaliser tout ou partie de la gestion de leurs véhicules. Une étape presque incontournable pour pallier les coûts croissants associés à la mobilité des collaborateurs.
"Beaucoup d'entreprises sont des primo-accédantes à la gestion de flotte, qui géraient leur parc en interne mais qui ont engagé une réflexion avec la crise sanitaire pour se recentrer sur leur coeur de métier face aux nouvelles lois qui complexifient la gestion. Nous sommes passés d'une gestion de flotte à une gestion de la transition énergétique", observe Laurent Hauducoeur, responsable commercial chez Traxall, spécialisé dans la gestion de flottes automobiles. Ce changement d'environnement pousse les entreprises à remettre à plat leur mobilité. "Aujourd'hui, je discute avec de nouvelles directions, qui ne sont plus uniquement les achats mais les RH ou la RSE car le sujet est structurant pour leurs objectifs RSE", évoque ce gestionnaire. La crise sanitaire a ainsi eu un impact déclenchant pour des entreprises qui ont repensé leur organisation en recourant à l'externalisation.
Priorité à la gestion courante
Un contexte porteur pour ce marché sur lequel apparaissent de nouveaux acteurs, à l'instar de ASK, une jeune TPE aixoise. "Même s'ils ont conscience de ce qu'ils pourraient mettre en place dans leur entreprise, les responsables des achats indirects manquent de temps pour gérer la "bobologie" quotidienne. Dans d'autres cas, il peut aussi y avoir un manque d'expertise car le marché de la gestion de flotte évolue très vite qu'il s'agisse des véhicules, des usages, ou de la fiscalité", reconnaît Fabien Dieu, PDG de l'entreprise. Une tendance qu'observe également, Fatec Group, un autre acteur majeur de ce marché. "La tendance de fond se confirme à l'externalisation de tâches non stratégiques, explique son président,Théophane Courau. Nous accompagnons beaucoup de grands clients sur des tâches de gestion opérationnelle et sur des prestations techniques, notamment pour les véhicules industriels car les entreprises ne peuvent pas recruter et elles se recentrent sur ce qui est au coeur de leur stratégie et créateur de valeur."
La data vient en renfort
Pour faire face à une gestion courante de plus en plus complexe les fleeters s'appuient sur le traitement automatisé des données. "Nous avons la capacité avec nos outils, de digitaliser des actes de gestion pour permettre à nos collaborateurs de se recentrer sur des tâches à valeur ajoutée. Nous avons par exemple automatisé la mise en concurrence des loueurs et les commandes de véhicules qui peuvent être chronophages", évoque Laurent Hauducoeur. Pour sa part, Fatec Groupe à créé, il y a deux ans, son département data pour piloter les flux d'information de ses clients. "Même lorsqu'une entreprise possède un bon outil de gestion de parc, il faut l'alimenter en data, contrôler qu'elles soient correctement affectées aux véhicules et savoir les faire parler pour les exploiter, souligne Théophane Courau. Nombre de nos prospects ne savent pas si un loueur A est plus compétitif que le B ni si l'achat, la location, ou le crédit-bail est le meilleur mode de gestion pour telle filiale." Cette valeur de la data est devenue une composante essentielle de la compétitivité du fleet management. "Le coût d'un fleeter et d'environ 3% du TCO d'un parc donc nous devons avoir la capacité d'apporter à un client au moins 3 % d'économie", résume Théophane Courau. Mais l'apport d'un prestataire ne se limite plus aux économies qu'il obtient. La data leur permet aujourd'hui de proposer des pistes d'optimisation. "Notre module de reporting, Mobipilot, fournit aux gestionnaires un tableau de bord qui permet de comparer leurs données par régions, par métiers, par véhicules, par financements, ou encore par mois pour suivre les variations de leur activité", souligne le président de Fatec Group.
Freiner la hausse des coûts
Depuis la crise ukrainienne, l'explosion des prix à la pompe aide les entreprises à accepter une réalité : l'époque où le coût des flottes diminuait chaque année est bel et bien révolue. Un constat qui place les fleeters dans une position délicate puisque la quête d'économies est un motif d'externalisation. "Auparavant, nous nous rémunérions au résultat, comme les cabinets d'achat. Aujourd'hui, avec le verdissement des flottes, c'est devenu compliqué. reconnaît Fabien Dieu. Nous vendons une prestation par véhicule pour accompagner nos clients dans le maintien de leur budget." Un pari d'autant moins évident qu'au prix des carburants s'ajoute la pénurie de semi-conducteurs et bientôt de composants automobiles en provenance d'Ukraine. Fin 2021, les constructeurs automobiles ont raboté leur taux de remise aux entreprises et aux loueurs, ce qui a augmenté de cinq à six points le coût des véhicules. Les fleeters se font fort d'en atténuer les impacts. "En moyenne, sur une flotte qui serait mal gérée, nous pouvons obtenir 8 % d'économie par véhicule sur le TCO complet, intégrant le conducteur", affirme le PDG de ASK.
Forfaits mobilité et services collaborateurs
Ce contexte a également poussé les fleeters à accroître leurs compétences. "Nous travaillons plutôt sur la mobilité des salariés que sur le véhicule lui-même, reconnaît Fabien Dieu. Nous élaborons pour nos clients des mobility policies avec des véhicules autopartagés ou encore des forfaits mobilité. Une partie de notre travail consiste désormais à réduire le nombre de véhicules en flotte." Ces avancées suivent une logique de services rendus aux collaborateurs. "Au-delà de l'approche économique, notre objectif est d'organiser et de fluidifier le parcours des conducteurs", souligne ce fleeter qui vient de travailler avec un de ses clients à la création d'une "dotation mobilité" pour ses salariés. Les collaborateurs ont été invités à choisir une voiture de fonction d'une catégorie inférieure dans la car policy, le différentiel financier étant couvert par un budget qui comprend des équipements technologiques personnels tel que des téléphones ou des ordinateurs portables. Cette capacité à innover implique toutefois d'installer la relation contractuelle dans un cadre solide. "Quand on externalise du bout des lèvres, la greffe ne prend pas : il faut déléguer réellement à son prestataire", insiste Laurent Hauducoeur. Quitte à ce que le fleeter mette d'emblée les choses au clair. "Il existe trois priorités pour la gestion d'un parc : la réduction du budget, la RSE et le confort des conducteurs. C'est au client de les hiérarchiser, donc de nous dire ce qu'on privilégie et ce à quoi on renonce", résume Théophane Courau.
Quand le fleeter avance la trésorerie
Régler les différents fournisseurs puis établir une seule facture pour le client. C'est ce qu'a proposé Fatec Group à Quiétalis pour ses 330 véhicules et 23 agences en France. "Au lieu d'avoir quinze comptes ouverts, Fatec Group nous adresse trois à quatre factures par mois incluant la maintenance de nos véhicules, la gestion des amendes et ses honoraires", explique Vivien Dubois, responsable des achats de ce spécialiste des cuisines professionnelles. De même, les deux parties ont annexé au contrat un « manuel opérationnel » qui définit des règles de gestion. "Une seule personne, responsable des services généraux au siège, est l'interlocutrice entre Fatec Group et nos agences, ce qui évite la facturation de prestations non prévues." Le bénéfice du contrat se chiffre en performance achat (jusqu'à 30% d'économie sur les pneumatiques) et en temps gagné. "Par rapport à l'internalisation, le coût est équivalent mais sans les contraintes de management et avec un back-up même en période de congés", conclut le responsable des achats.
"Le contrat n'est pas un chèque en blanc"
Pour sa centaine de véhicules, qui roulent partout en France, Vétiquinol a délégué la gestion courante à ASK. « Nous avons gagné 75 % de notre temps en interne en déléguant », se félicite Nicolas Thouvenin, directeur des achats groupe de ce spécialiste de la santé animale. Mais le contrat n'est pas un "chèque en blanc", comme l'explique Mirjam Bosserdet, coordinatrice achats indirects : "Sur un tableau d'une dizaine de pages, nous avons listé qui fait quoi. Par exemple, ASK gère les commandes de voitures mais c'est nous qui gérons les réattributions de véhicules." De même Vétoquinol a désigné les partenaires avec lesquels il souhaite travailler et il a fixé à ASK des exigences : obtenir une réponse en huit heures et une cotation en sept jours, des interlocuteurs dédiés et stables, un suivi hebdomadaire, un bilan annuel ainsi que des statistiques par semestre et par mois et des propositions d'optimisations. ASK joue le jeu d'autant que Vétoquinol l'y incite financièrement. Selon la performance du fleeter (basée sur des KPI et capée), sa rémunération varie à la hausse ou à la baisse.