Gestion des notes de frais : les habitudes ont la vie dure!

Publié par La rédaction le 23 oct. 2017 | Mis à jour le 26 oct. 2017 à 09:18

Un récent sondage Opinion Way réalisé pour Concur révèle une appétence marquée des salariés et des entreprises pour une gestion dématérialisée mais des réflexes papier bien ancrés dans le quotidien.

Particulièrement chronophage et sans valeur ajoutée, la gestion d'une seule note de frais dans sa version papier occupe en moyenne un salarié pendant 27 minutes selon une étude Concur menée par Opinionway. Jusqu'à l'arrêté du 22 mars 2017, après le décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016 (Code civil) sur la fiabilité des copies, c'était un mal nécessaire imposé par la réglementation. "En cas de contrôle de l'administration fiscale, la non présentation de ces documents papiers constituaient une irrégularité et pouvait donner lieu à un redressement", souligne Pierre-Emmanuel Tetaz, managing director EMEA south chez Concur. Fixant les modalités de numérisation des factures papier, cet arrêté donne aux justificatifs numérisés une valeur équivalente au papier devant l'administration fiscale ouvrant la voie à de nouvelles perspectives pour les entreprises qui peuvent désormais s'affranchir des coûts de stockage et d'archivage des documents papiers.

A noter que les modalités de numérisation doivent répondre à des règles strictes en termes de formats, de signature électronique ou encore de conditions de conservation. Elles sont précisée dans l'arrêté du 22 mars.

Les salariés français semblent en grande majorité prêts à passer au zéro papier: 83% des répondants accueilleraient favorablement une solution de gestion numérique des notes de frais, y voyant plusieurs avantages. Gain de temps, plus grande rapidité de remboursement et l'assurance d'être rembourser même en cas de perte du reçu arrive en tête de liste. Mais... sur les 510 salariés interrogés, 59% déclarent ne pas disposer d'un logiciel de gestion permettant de numériser eux-mêmes les justificatifs de leurs dépenses. Et sur les 41% qui disposent de ce type de logiciel, 27% n'utilisent pas cette fonctionnalité avançant un manque de temps ou un double emploi puisque les originaux sont toujours demandés par l'entreprise. Que ce soit côté entreprise ou côté salarié, les habitudes concernant le papier doivent donc encore évoluer.

Sont déductibles du chiffres d'affaires et éligibles à l'exonération de charges sociales les dépenses de nourritures, de logement et de véhicule. Mais "seulement si et seulement si ces dépenses ont été engagées dans l'intérêt de l'entreprise", précise Me Pascal Seguin, avocat associé au cabinet Taj société d'avocats. "Et il faut en justifier. En cas de vérification, et si l'entreprise ne peut en justifier, la dépense pourra être considérée comme un avantage en nature ou un complément de rémunération par l'administration fiscale. Se pose donc la question de l'archivage des justificatifs de notes de frais. S'ils ont été digitalisés, pas de souci. S'il sont restés à l'état de papier et qu'ils n'ont pas été conservés... il y a un hic. Selon l'enquête Concur, actuellement, 95% des salariés les conservent et 5% les jettent. Su les 95% qui les conservent, 27% le font personnellement et 73% les transmettent à l'entreprise. "Si l'entreprise décide de rembourser les notes de frais sans avoir les justificatifs, c'est elle qui assume le risque de non déductibilité de la charge", ajoute Me Pascal Seguin.