Pierre Fabre met en place un module d'e-procurement

Couvrir 60% des achats hors production France avec un système d'e-procurement, tel était l'objectif poursuivi par la direction des achats des laboratoires Pierre Fabre avec le projet Diapason déployé avec l'aide de la société Merlane, société de conseil en management et ressources humaines.

Pierre Fabre, deuxième laboratoire français indépendant, a réalisé un projet de mise en place d’un module d’e-procurement avec l'aide de la société Merlane, intervenue pour la phase de déploiement de ce projet. Côté achats, les laboratoires Pierre Fabre sont composés de deux branches principales: d’une part, la branche médicale et dermo-cosmétique et, d’autre part, la société holding. Chacune de ces entités utilisait un logiciel d’achat différent, complexifiant et allongeant le processus d’achat. De plus, cette séparation d’outils ne permettait pas d’obtenir une vision globale des achats hors production.

Pour ces raisons, le projet Diapason a vu le jour. L’objectif principal était de couvrir 60% des achats hors production France avec un système d’e-procurement, le reste des achats hors production étant couverts par des systèmes spécifiques (honoraires de
recherche, voyages, intérim principalement). L’enjeu majeur était de baisser les coûts d’achat du périmètre, d’éviter ainsi des dépenses inutiles et des situations de sur-tarification de la part des fournisseurs.

“Les laboratoires Pierre Fabre ont choisi un module d’e-procurement pour garantir un process d'engagement conforme sur tout le groupe, dans un contexte de gestion décentralisée des commandes (plus de 1 000 rédacteurs) et le respect des conditions d'achat négociées. Le choix a été fait de mettre en place un écran unique d’accès à la gestion des commandes d’achat via un intranet afin d’offrir la solution la plus conviviale possible aux rédacteurs, en leur évitant de passer par des écrans d'ERP de base”, témoigne Yves Labourdique, responsable contrôle et méthodes achats groupe Pierre Fabre. Ce projet a nécessité une remise à plat générale et une harmonisation des pratiques, avec une mise en perspective et une correction des dysfonctionnements. “Les points clés pour la réussite de ce type de projet sont l’appui de la direction, permettant d’imposer plus facilement ce changement ; la disponibilité d’une équipe dédiée et suffisamment dimensionnée, compte tenu de l’ampleur de la durée du projet (trois ans) ; une solution informatique mature et conviviale, intégrant éventuellement des contreparties comme du reporting automatique et les bons relais utilisateurs”, précise Yves Labourdique.

Après trois ans de projet, Yves Labourdique et Sandie Magnoac, consultante Merlane, dressent un bilan positif du projet. Il aura fallu 200 journées de formation, échelonnées sur 9 mois et une équipe de 9 personnes pour mener à bien ce grand projet qui a contribué à renforcer le positionnement de la fonction achat au sein du groupe, à structurer et à homogénéiser des données de références achat et finances. Des évolutions sont prévues, telles que la mise en place d’un référentiel fournisseur groupe et l’enrichissement du contenu, en termes de catalogues tarifaires.